Officier d'état civil (h/f)

Au sein du service de l'état civil, l'Officier d'état civil recruté sera en poste au sein de la cellule qui s'occupe notamment des actes suivants : mariage, naissance, décès, PACS, livret de famille, changements de prénoms / noms, mentions
L'agent expérimenté sera également amené à effectuer ponctuellement des remplacements à l'accueil de la Mairie et son annexe, traiter des demandes d'actes dématérialisés et former les nouveaux arrivants. Une forte technicité est requise.

L'officier d'état civil sera amené.e a effectuer les missions suivantes :
Activités principales :
* Remplacer la responsable du secteur état civil en cas d'absence dans ses missions relatives à la gestion et l'encadrement des équipes état civil et titres d'identité

Naissances - Reconnaissances :
* Audition en cas de suspicion de reconnaissance frauduleuse
* Rédaction des convocations aux auditions et des comptes-rendus d'entretiens ainsi que les actes
* Inscription dans les livrets de famille et traitement des demandes de livrets de famille
* Envoi des avis de naissance aux communes concernées


Décès :
* Rédaction des actes après vérification des pièces indispensables
* Délivrance des actes et documents nécessaires aux obsèques, inscription dans les livrets de famille
* Envoi des transcriptions et mentions de décès, avis DDASS
* Enregistrement des déclarations de dispersion de cendres en pleine nature


Mariages :
* Réception des dossiers de mariage et enregistrement des dossiers & publication des bans
* Enregistrement des publications des bans extérieures et affichage
* Préparation des dossiers en cas d'audition
* Rédaction des convocations aux auditions et audition des futurs époux - rédaction des comptes-rendus d'entretiens Préparation des mariages (pour la célébration : actes, extraits, livrets de famille, mentions)
* Gestion du stock et préparation des cadeaux de mariage (pour la célébration)


Livrets de famille :
* Etablissement des livrets de famille et remplissage des livrets de famille à compléter (autres communes)
* Suivi des demandes de livrets de famille et traitement des demandes de duplicata (gestion du stock)


Mentions :
* Apposition, vérification et rectification de mentions d'état civil
* Reprise d'antériorité : création des extraits des actes numérisés
* Expédition des avis et des accusés de réception de mentions
* Renseignement des services publics (Police, Gendarmerie, Tribunaux, avocats, notaires etc.)


Activités complémentaires :
PACS :
* Renseignement des usagers, remise du dossier et vérification des pièces
* Enregistrement et signature du PACS - modifications et dissolutions

* Edition des avis de mentions et suivi des retours

* Tenue et mise à jour des dossiers archivés


Changements de prénoms et noms de famille :
* Renseignement des usagers et remise du dossier et vérification des pièces
* Audition des demandeurs et rédaction des rapports d'entretiens et des courriers correspondants Edition des actes et des mentions et suivi des retours - tenue et mise à jour des dossiers archivés Autres
* Traitement des demandes et délivrance d'actes d'état-civil dématérialisées (COMEDEC et particuliers) Interventions ponctuelles à l'accueil et au secrétariat de l'Antenne Ouest

Liste des activités non exhaustives, au vu des besoins du service

Les savoirs nécessaires :
* Diplômes, concours, formations ou techniques particulières :

- Diplômes administratifs ou juridiques appréciés
- Recrutement sur le grade de rédacteur territorial
* Outils bureautiques et logiciels informatiques :

- Maîtrise des logiciels Word, Excel, Siècle, gestion des files d'attente, fichier domiciliaire
* Connaissances ou notions nécessaires :

- Connaissances en droit civil et droit de la famille

Les savoir-faire :
* Travailler en équipe, planifier (mariages) et Prioriser
* Mettre en oeuvre les procédures administratives et appliquer une réglementation
* Maîtriser les applications informatiques en rapport au service
* Conseiller et coordonner, faire preuve d'écoute et d'empathie dans les échanges
* Gérer une situation de stress / Gérer une situation difficile (famille en deuil)
* Savoir rendre compte par écrit ou oralement

* Rédiger des courriers et écrire lisiblement


Les qualités personnelles requises :
* Serviabilité envers le public, rigueur et méticulosité
* Polyvalence, disponibilité, autonomie, discrétion

* Qualités relationnelles


Conditions de travail :
Temps de travail hebdomadaire en centième : 38h50 Avec 18 RTT par an
Nombre de jours de travail par semaine : 5
Horaires : de 8h15 à 12h00 et de 13h45 à 17h42

Sujétions particulières :
Permanences par roulement les vendredis soirs jusqu'à 19h - Impossibilité de télétravailler.
Permanences état civil en cas de jours fériés ou durant les fêtes de fin d'année ou le 1er samedi du mois pour les mariages - Respect des heures d'ouverture au public - Titulaire de la délégation de signature pour tous les actes de l'état civil à l'exception de la célébration des mariages. Célébration des mariages in extremis y compris le week-end.
Spécificités géographiques, matérielles ou organisationnelles : Mairie Centre / Antenne Ouest

Eléments de rémunération :
* Rémunération statutaire + IFSE et CIA

* Prime de fin d'année, tickets restaurant, participation mutuelle et prévoyance
* Possibilité d'adhérer au GAS.

Les candidatures accompagnées d'un curriculum vitae sont à adresser, au plus tard le 23/05/2024, sur la plateforme Colmar&moi : https://eservices.portail.colmar.fr