Assistant(e) de Direction
Offre n° O067250402000017
Publiée le 02/04/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
7 rue du Château - B.P. 41023, Lingolsheim (Bas-Rhin)
Poste à pourvoir le
05/05/2025
Date limite de candidature
02/05/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Être l’interface entre le Maire et les interlocuteurs internes et externes.
Assurer la coordination et la gestion des agendas des élus et de la direction générale.
Réalisations de tâches administratives et rédactionnelles.
Assurer la coordination et la gestion des agendas des élus et de la direction générale.
Réalisations de tâches administratives et rédactionnelles.
Missions / conditions d'exercice
Activités principales
• Accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d’importance, d’urgence), filtrer, rediriger, transmettre
• Organiser, assurer le suivi de l’agenda du Maire et du DGS en gérant les priorités,
• Organisation des déplacements, des réunions et des rendez-vous
• Gérer et suivre le courrier, courriel de la direction et du Maire dans la GED : Traitement et référencement du courrier
• Organisation et mise à jour des dossiers, du classement de manière adéquate (électroniquement ou papier) et de l’archivage
• Préparer et suivre les séances du Conseil Municipal avec la Directrice Générale des Services
• Participation aux commissions, municipalité et rédaction des comptes rendus
• Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers,
• Transmettre les délibérations et arrêtés du Conseil Municipal au contrôle de légalité
• Contrôler les discours et courriers du maire et du DGS (style, orthographe, grammaire)
• Remise en forme de documents sous une forme appropriée (tableau, graphique…)
• Préparer et rédiger des documents administratifs et techniques, (arrêté, …)
• Réceptionner, transmettre et suivre les demandes adressées au Maire
• Maintenir à jour le carnet d'adresses du maire
• Organiser le traitement et la diffusion des informations, suivi des demandes des habitants
• Mettre à jour et suivre les licences de taxi de Lingolsheim (changement de véhicule, de locataire, de propriétaire)
• Vente au déballage et suivi du marché : enregistrer et vérifier la conformité de la réglementation
• Renseigner, enregistrer les déclarations, transmettre au service EMS pour la taxe de séjour.
• En lien avec le service animation, organiser les cérémonies protocolaires et les inaugurations
Activités complémentaires
• Assurer la fonction de régisseur d’avances
• Accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d’importance, d’urgence), filtrer, rediriger, transmettre
• Organiser, assurer le suivi de l’agenda du Maire et du DGS en gérant les priorités,
• Organisation des déplacements, des réunions et des rendez-vous
• Gérer et suivre le courrier, courriel de la direction et du Maire dans la GED : Traitement et référencement du courrier
• Organisation et mise à jour des dossiers, du classement de manière adéquate (électroniquement ou papier) et de l’archivage
• Préparer et suivre les séances du Conseil Municipal avec la Directrice Générale des Services
• Participation aux commissions, municipalité et rédaction des comptes rendus
• Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers,
• Transmettre les délibérations et arrêtés du Conseil Municipal au contrôle de légalité
• Contrôler les discours et courriers du maire et du DGS (style, orthographe, grammaire)
• Remise en forme de documents sous une forme appropriée (tableau, graphique…)
• Préparer et rédiger des documents administratifs et techniques, (arrêté, …)
• Réceptionner, transmettre et suivre les demandes adressées au Maire
• Maintenir à jour le carnet d'adresses du maire
• Organiser le traitement et la diffusion des informations, suivi des demandes des habitants
• Mettre à jour et suivre les licences de taxi de Lingolsheim (changement de véhicule, de locataire, de propriétaire)
• Vente au déballage et suivi du marché : enregistrer et vérifier la conformité de la réglementation
• Renseigner, enregistrer les déclarations, transmettre au service EMS pour la taxe de séjour.
• En lien avec le service animation, organiser les cérémonies protocolaires et les inaugurations
Activités complémentaires
• Assurer la fonction de régisseur d’avances
Profils recherchés
Vous disposez d'une expérience confirmée sur des fonctions d'assistance de direction, maîtrisez les techniques d'accueil et de secrétariat ainsi que l'environnement des collectivités territoriales.
Vous êtes reconnu·e pour votre rigueur, votre organisation et votre capacité à gérer les priorités et urgences.
Vous détenez des aptitudes rédactionnelles et relationnelles et appréciez le travail en équipe et en transversalité.
Vous savez faire preuve d'initiatives, d'autonomie et de discrétion dans l'exercice de
vos fonctions.
Vous êtes reconnu·e pour votre rigueur, votre organisation et votre capacité à gérer les priorités et urgences.
Vous détenez des aptitudes rédactionnelles et relationnelles et appréciez le travail en équipe et en transversalité.
Vous savez faire preuve d'initiatives, d'autonomie et de discrétion dans l'exercice de
vos fonctions.
Contact et modalités de candidature
Contact
0388788888
Informations complémentaires
Avantages liés à la collectivité : Aménagement du Temps de Travail selon les modalités : 35h, 36h ou 39h (jusqu'à 23 jours de RTT), télétravail selon conditions, régime indemnitaire RIFSEEP, bénéficiaire du CNAS (nombreuses réductions sur des billetteries, chèques vacances, CESU ... ), participation de l'employeur à la protection sociale (risques Santé et Prévoyance), tarifs réduits (réseau médiathèques et piscines de l'Eurométropole, Maison des arts de LINGOLSHEIM), prime de fin d'année (pour les contractuels après 1 an d'ancienneté), accès au repas de restauration scolaire sur réservation, salle de restauration.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.