Assistant de Direction H/F
Offre n° O067250327000616
Publiée le 27/03/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieux de travail
- Boulevard de Trèves, Metz (Moselle)
- Place Adrien Zeller, Strasbourg (Bas-Rhin)
Poste à pourvoir le
01/07/2025
Date limite de candidature
27/04/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Missions de la Direction / du service / du pôle :
L’Autorité Technique « numérique » de la Région Grand Est est portée par la Direction du Numérique qui structure, dès lors, la démarche projet relatif au numérique et assure la maîtrise d’ouvrage dans les choix des composants technologiques.
La Direction pilote la gouvernance opérationnelle du numérique avec les métiers pour positionner le SI comme source de création de valeur, priorise les chantiers en concertation avec la Direction Générale (ou selon un mandat fixé) et propose/élabore des stratégies informatiques/numériques pour prise de décision.
La transformation digitale est au cœur de la mission de la Direction du Numérique tout en étant le garant d’un système d’information adapté et sécurisé.
La Direction du Numérique est engagée dans une évolution interne dans une logique d’alignement avec une forte ambition numérique portée par l’Exécutif régional.
L'assistant de direction assiste et seconde les membres / cadres de la Direction (de manière plus spécifique pour le Directeur et ses Adjoints). Grâce à ses compétences, l'assistant de direction a pour but d'aider à gagner du temps et donc de concentrer la Direction sur ses propres missions. C'est donc à l'assistant de de direction que revient la tâche de la gestion administrative interne, mais aussi la gestion de toutes les relations externes.
Missions du poste :
Assiste les membres de la Direction DN en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers.
L'organisation des événements et réunions et le suivre de tous les dossiers nécessaire sont dans les missions du poste.
Professionnel confirmé dans une expérience similaire réussie, préférentiellement dans le secteur numérique / digital.
L’Autorité Technique « numérique » de la Région Grand Est est portée par la Direction du Numérique qui structure, dès lors, la démarche projet relatif au numérique et assure la maîtrise d’ouvrage dans les choix des composants technologiques.
La Direction pilote la gouvernance opérationnelle du numérique avec les métiers pour positionner le SI comme source de création de valeur, priorise les chantiers en concertation avec la Direction Générale (ou selon un mandat fixé) et propose/élabore des stratégies informatiques/numériques pour prise de décision.
La transformation digitale est au cœur de la mission de la Direction du Numérique tout en étant le garant d’un système d’information adapté et sécurisé.
La Direction du Numérique est engagée dans une évolution interne dans une logique d’alignement avec une forte ambition numérique portée par l’Exécutif régional.
L'assistant de direction assiste et seconde les membres / cadres de la Direction (de manière plus spécifique pour le Directeur et ses Adjoints). Grâce à ses compétences, l'assistant de direction a pour but d'aider à gagner du temps et donc de concentrer la Direction sur ses propres missions. C'est donc à l'assistant de de direction que revient la tâche de la gestion administrative interne, mais aussi la gestion de toutes les relations externes.
Missions du poste :
Assiste les membres de la Direction DN en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers.
L'organisation des événements et réunions et le suivre de tous les dossiers nécessaire sont dans les missions du poste.
Professionnel confirmé dans une expérience similaire réussie, préférentiellement dans le secteur numérique / digital.
Missions / conditions d'exercice
Activités :
- Organiser les activités professionnelles des membres de la Direction : agenda, déplacements, cohérence / représentation Direction et délégations etc.
- Assurer l’accueil physique et téléphonique : renseigner, prendre des messages, orienter et filtrer
- Enregistrer, trier et répartir les saisines entrantes/sortantes, suivre les réponses apportées, entretien un tableau de bord à cet effet et remonte les priorités
- Préparer, mettre en forme et diffuser des notes, des comptes rendus, des dossiers, etc.
- Assurer leur suivi dans le processus décisionnel
- Gérer les relations et les réunions en prenant en charge leur organisation matérielle/logistique
- Constituer des dossiers, assister aux réunions et rédiger des comptes rendus ou relevés de décisions
- Suivre les projets et activités de la direction
- Gérer et actualiser une base d’information,
- Classer et archiver les documents administratifs
- Renseigner des tableaux de suivi des activités de la direction
- Gérer le matériel / les fournitures pour la direction
- Point d’entrée de la direction, peut être amené à renseigner les nouveaux agents dans la prise en main des outils bureautiques et collaboratifs de la collectivité
- Diffuser en interne/externe les documents administratifs
- Transmettre les informations et communiquer sur les réalisations
- Repérer les dysfonctionnements et les faire remonter à sa hiérarchie
- Participer à la gestion financière et/ou comptable de la DN
- Préparer à la communication interne et externe.
- Assure la cohérence et l'animation de l’environnement numérique de travail DN
- Classe et tri de dossiers administratifs
- Participe au suivi et au respect des processus internes / externe, et participe à la préparation et au suivi des revues de processus (ou les comités)
- Organise l'environnement numérique de travail de la Direction
- Organiser les activités professionnelles des membres de la Direction : agenda, déplacements, cohérence / représentation Direction et délégations etc.
- Assurer l’accueil physique et téléphonique : renseigner, prendre des messages, orienter et filtrer
- Enregistrer, trier et répartir les saisines entrantes/sortantes, suivre les réponses apportées, entretien un tableau de bord à cet effet et remonte les priorités
- Préparer, mettre en forme et diffuser des notes, des comptes rendus, des dossiers, etc.
- Assurer leur suivi dans le processus décisionnel
- Gérer les relations et les réunions en prenant en charge leur organisation matérielle/logistique
- Constituer des dossiers, assister aux réunions et rédiger des comptes rendus ou relevés de décisions
- Suivre les projets et activités de la direction
- Gérer et actualiser une base d’information,
- Classer et archiver les documents administratifs
- Renseigner des tableaux de suivi des activités de la direction
- Gérer le matériel / les fournitures pour la direction
- Point d’entrée de la direction, peut être amené à renseigner les nouveaux agents dans la prise en main des outils bureautiques et collaboratifs de la collectivité
- Diffuser en interne/externe les documents administratifs
- Transmettre les informations et communiquer sur les réalisations
- Repérer les dysfonctionnements et les faire remonter à sa hiérarchie
- Participer à la gestion financière et/ou comptable de la DN
- Préparer à la communication interne et externe.
- Assure la cohérence et l'animation de l’environnement numérique de travail DN
- Classe et tri de dossiers administratifs
- Participe au suivi et au respect des processus internes / externe, et participe à la préparation et au suivi des revues de processus (ou les comités)
- Organise l'environnement numérique de travail de la Direction
Profils recherchés
Savoir :
Connaissances du cadre juridique et réglementaire dans le domaine concerné
Connaissances liées au domaine d’intervention (numérique et infrastructures)
Modes de fonctionnement des administrations publiques
Méthodes et usages de la collectivité : charte, procédure, formulaire, organigramme
Procédures administratives
Techniques de secrétariat
Technique de communication
Avoir des compétences en informatique
Avoir des connaissances sur le secteur digital / les enjeux du numérique
Procédures et techniques de classement et d'archivage
Savoir-faire :
Organisation méthodique du travail et gestion du temps
Savoir rendre compte à sa hiérarchie
Aptitudes relationnelles
Capacités d’adaptation
Capacités rédactionnelles, et savoir mettre en forme tout type de document
Apporter une réponse personnalisée
Réaliser des synthèses et utiliser des outils éventuellement à ces effets (IA)
Animer fonctionnellement l'administration interne DN
Structurer son travail
Savoir planifier et respecter les délias
utiliser les outils bureautiques et les logiciels spécifiques de l’activité (le Système d'Information de la DN)
Savoir gérer les aléas
S'adapter aux différents interlocuteurs
Filtrer et orienter les informations
Savoir-être :
Présentation soignée, sens de la représentation
Sens de l'initiative
Capacité d'adaptation
Sens de l'organisation
Réactivité
Rigueur
Capacité à travailler en équipe
Attitudes de service et sens relationnel
Sens de la confidentialité
Savoir accueillir
Savoir s'exprimer oralement
Savoir gérer l’accroissement du rôle d’interface avec es services internes / externes
Être rigoureux
Être autonome
Esprit de synthèse
Connaissances du cadre juridique et réglementaire dans le domaine concerné
Connaissances liées au domaine d’intervention (numérique et infrastructures)
Modes de fonctionnement des administrations publiques
Méthodes et usages de la collectivité : charte, procédure, formulaire, organigramme
Procédures administratives
Techniques de secrétariat
Technique de communication
Avoir des compétences en informatique
Avoir des connaissances sur le secteur digital / les enjeux du numérique
Procédures et techniques de classement et d'archivage
Savoir-faire :
Organisation méthodique du travail et gestion du temps
Savoir rendre compte à sa hiérarchie
Aptitudes relationnelles
Capacités d’adaptation
Capacités rédactionnelles, et savoir mettre en forme tout type de document
Apporter une réponse personnalisée
Réaliser des synthèses et utiliser des outils éventuellement à ces effets (IA)
Animer fonctionnellement l'administration interne DN
Structurer son travail
Savoir planifier et respecter les délias
utiliser les outils bureautiques et les logiciels spécifiques de l’activité (le Système d'Information de la DN)
Savoir gérer les aléas
S'adapter aux différents interlocuteurs
Filtrer et orienter les informations
Savoir-être :
Présentation soignée, sens de la représentation
Sens de l'initiative
Capacité d'adaptation
Sens de l'organisation
Réactivité
Rigueur
Capacité à travailler en équipe
Attitudes de service et sens relationnel
Sens de la confidentialité
Savoir accueillir
Savoir s'exprimer oralement
Savoir gérer l’accroissement du rôle d’interface avec es services internes / externes
Être rigoureux
Être autonome
Esprit de synthèse
Contact et modalités de candidature
Contact
0388156867
Informations complémentaires
Relations hiérarchiques/fonctionnelles et Conditions particulières du poste (horaires, déplacements, astreintes)
Relation hiérarchique avec le Directeur, avec délégation auprès des 2 Adjoints.
Temps de travail (23 RTT, horaires variables, 82 télétravail après 3 mois de présence)
Participation employeur (complémentaire santé et prévoyance, frais de transport et de restauration)
Rémunération (Régime indemnitaire, prime de présentéisme, complément indemnitaire annuel, supplément familial de traitement)
Prestations d'action sociale (CNAS et Amicale du personnel)
Véhicule de service intégré dans la flotte automobile du site
Relation hiérarchique avec le Directeur, avec délégation auprès des 2 Adjoints.
Temps de travail (23 RTT, horaires variables, 82 télétravail après 3 mois de présence)
Participation employeur (complémentaire santé et prévoyance, frais de transport et de restauration)
Rémunération (Régime indemnitaire, prime de présentéisme, complément indemnitaire annuel, supplément familial de traitement)
Prestations d'action sociale (CNAS et Amicale du personnel)
Véhicule de service intégré dans la flotte automobile du site
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.