Assitant(e) Formation
Offre n° O067241213001578
Publiée le 13/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
1 Rue de Rome - Espace Europ. de l Entreprise - SCHILTIGHEIM B.P. 10020, Strasbourg (Bas-Rhin)
Poste à pourvoir le
15/01/2025
Date limite de candidature
12/01/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Gestion des ressources humaines >
Ressources humaines, statut et rémunération
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Expert
Descriptif de l'emploi
Et si vous intégriez un service RH innovant, de proximité et solidaire ?
Au sein du pôle compétence, vous accompagnerez nos deux chargés de développement RH dans leurs activités de formation et de recrutement.
Vous serez attendu.e comme le/la facilitateur.trice du pôle, permettant de fluidifier l’activité administrative et l’ensemble des interactions internes/externes.
Pour vous épanouir sur ce poste, des missions principalement administratives ne vous font pas peur et vous avez une vision RH du « service client interne ».
Au sein du pôle compétence, vous accompagnerez nos deux chargés de développement RH dans leurs activités de formation et de recrutement.
Vous serez attendu.e comme le/la facilitateur.trice du pôle, permettant de fluidifier l’activité administrative et l’ensemble des interactions internes/externes.
Pour vous épanouir sur ce poste, des missions principalement administratives ne vous font pas peur et vous avez une vision RH du « service client interne ».
Missions / conditions d'exercice
A ce titre, vos missions principales se déclinent autour des axes suivants :
Gestion administrative de la formation :
- Garantir le suivi des échéances des habilitations santé/sécurité (CATEC, travail en hauteur, habilitations électriques…)
- Assurer le déploiement de notre plan de formation : mise en place des sessions de formation (prise du besoin, contact organisme, proposer les dates en interne, réalisation et suivi des inscriptions…)
- Assurer l’envoi des convocations et des rappels associés
- Assurer la saisie et mise à jour des formations (à venir/réalisées) dans notre logiciel et les différents tableaux de bord
- Assurer la gestion des demandes de bon de commande
- Assurer la mise en signature des conventions de formation et leur renvoi aux organismes
- Assurer le suivi et le classement des documents de fin de formation
- Assurer le suivi des envois des questionnaires de satisfaction / d’évaluation à chaud et à froid
Gestion logistique de la formation :
- Assurer, lors des formations se réalisant dans nos locaux : la préparation de la salle, l’accueil du formateur, la diffusion de l’information…
- Assurer la réservation des salles, interne ou externe
Gestion administrative du recrutement :
- Assurer quotidiennement le suivi des parapheurs du pôle (mise en signature, retour, scan)
- Assurer la réception des appels téléphoniques
- Assurer la gestion administrative RH des nouveaux agents : édition des contrats de travail, DPAE, mise à jour des tableaux de bord, commande des EPI et des badges d’accès, suivre les retours des contrats de travail signés et procéder à leurs envois/classement
- Assurer la mise en place logistique des matinées d’accueil des nouveaux agents (invitation, préparation de la salle…)
Gestion de la communauté des apprentis :
- Vous serez référent.e de l’apprentissage : conduire la campagne de recrutement des futurs apprentis (entre 20 et 30 postes) en lien avec les managers : collecte des besoins, analyse et suivi de l’arbitrage, rédaction et diffusion des annonces, participer aux entretiens, accompagnement des managers à la prise de décision
- Assurer la réalisation des contrats d’apprentissage et des déclarations administratives
- Vous serez l’interlocuteur privilégié de nos apprentis et maitre d’apprentissage
Projet RH : communauté d’apprentis :
- Dans ce cadre, vous aurez « carte blanche » pour tout (re)construire, en partenariat avec nos chargés de développement RH et nos collaborateurs internes, en y impulsant innovation et modernité grâce à vos capacités de veille RH et de benchmark :
- Créer le processus de suivi de nos apprentis et les outils associés : en assurer sa mise en place en interne et son suivi : relations écoles, relations avec les managers, suivi de l’évaluation de nos apprentis
- Assurer la création de nos livrets d’accueil : apprentis et maitre d’apprentissage
- Assurer la mise en place d’un partenariat renforcé avec nos écoles
- Assurer la création d’un vivier de talents et le suivi des parcours post SDEA
Gestion administrative de la formation :
- Garantir le suivi des échéances des habilitations santé/sécurité (CATEC, travail en hauteur, habilitations électriques…)
- Assurer le déploiement de notre plan de formation : mise en place des sessions de formation (prise du besoin, contact organisme, proposer les dates en interne, réalisation et suivi des inscriptions…)
- Assurer l’envoi des convocations et des rappels associés
- Assurer la saisie et mise à jour des formations (à venir/réalisées) dans notre logiciel et les différents tableaux de bord
- Assurer la gestion des demandes de bon de commande
- Assurer la mise en signature des conventions de formation et leur renvoi aux organismes
- Assurer le suivi et le classement des documents de fin de formation
- Assurer le suivi des envois des questionnaires de satisfaction / d’évaluation à chaud et à froid
Gestion logistique de la formation :
- Assurer, lors des formations se réalisant dans nos locaux : la préparation de la salle, l’accueil du formateur, la diffusion de l’information…
- Assurer la réservation des salles, interne ou externe
Gestion administrative du recrutement :
- Assurer quotidiennement le suivi des parapheurs du pôle (mise en signature, retour, scan)
- Assurer la réception des appels téléphoniques
- Assurer la gestion administrative RH des nouveaux agents : édition des contrats de travail, DPAE, mise à jour des tableaux de bord, commande des EPI et des badges d’accès, suivre les retours des contrats de travail signés et procéder à leurs envois/classement
- Assurer la mise en place logistique des matinées d’accueil des nouveaux agents (invitation, préparation de la salle…)
Gestion de la communauté des apprentis :
- Vous serez référent.e de l’apprentissage : conduire la campagne de recrutement des futurs apprentis (entre 20 et 30 postes) en lien avec les managers : collecte des besoins, analyse et suivi de l’arbitrage, rédaction et diffusion des annonces, participer aux entretiens, accompagnement des managers à la prise de décision
- Assurer la réalisation des contrats d’apprentissage et des déclarations administratives
- Vous serez l’interlocuteur privilégié de nos apprentis et maitre d’apprentissage
Projet RH : communauté d’apprentis :
- Dans ce cadre, vous aurez « carte blanche » pour tout (re)construire, en partenariat avec nos chargés de développement RH et nos collaborateurs internes, en y impulsant innovation et modernité grâce à vos capacités de veille RH et de benchmark :
- Créer le processus de suivi de nos apprentis et les outils associés : en assurer sa mise en place en interne et son suivi : relations écoles, relations avec les managers, suivi de l’évaluation de nos apprentis
- Assurer la création de nos livrets d’accueil : apprentis et maitre d’apprentissage
- Assurer la mise en place d’un partenariat renforcé avec nos écoles
- Assurer la création d’un vivier de talents et le suivi des parcours post SDEA
Profils recherchés
Vous êtes de formation Bac+2/Bac+3 dans le domaine des ressources humaines.
Idéalement, vous avez déjà géré le déploiement d’un plan de formation et le suivi d’habilitation.
Après une première expérience professionnelle au sein d’un service RH, vous souhaitez poursuivre votre parcours professionnel dans l’assistanat RH mais vous souhaitez également prendre part aux activités d’un pôle formation/recrutement en assurant notamment certains projets RH !
Une bonne maitrise des outils informatiques, notamment d’Excel, vous sera utile pour l’utilisation et la mise à jour de nos tableaux de bord. Une connaissance du logiciel « INSER » et de l’outil « Taleez » sont un plus.
Vous savez gérer vos dossiers avec rigueur ; votre curiosité, votre sens de l’organisation, du relationnel ainsi que votre capacité à vous investir, vous permettront de réussir à ce poste.
Pro-actif, pragmatique, et n’ayant pas peur de prendre les choses en main, vous savez faire preuve de prise d’initiative.
Vous êtes dans l’optique d’une amélioration continue de vos tâches et activités, vous savez prendre du recul en vous interrogeant sur les processus que vous appliquez.
Si comme nous, vous souhaitez construire une équipe pro-active, soudée, investie et proposant un service support RH de qualité ; le tout dans le respect, le sourire et la bonne humeur, n’hésitez plus et jetez-vous à l’eau !
Idéalement, vous avez déjà géré le déploiement d’un plan de formation et le suivi d’habilitation.
Après une première expérience professionnelle au sein d’un service RH, vous souhaitez poursuivre votre parcours professionnel dans l’assistanat RH mais vous souhaitez également prendre part aux activités d’un pôle formation/recrutement en assurant notamment certains projets RH !
Une bonne maitrise des outils informatiques, notamment d’Excel, vous sera utile pour l’utilisation et la mise à jour de nos tableaux de bord. Une connaissance du logiciel « INSER » et de l’outil « Taleez » sont un plus.
Vous savez gérer vos dossiers avec rigueur ; votre curiosité, votre sens de l’organisation, du relationnel ainsi que votre capacité à vous investir, vous permettront de réussir à ce poste.
Pro-actif, pragmatique, et n’ayant pas peur de prendre les choses en main, vous savez faire preuve de prise d’initiative.
Vous êtes dans l’optique d’une amélioration continue de vos tâches et activités, vous savez prendre du recul en vous interrogeant sur les processus que vous appliquez.
Si comme nous, vous souhaitez construire une équipe pro-active, soudée, investie et proposant un service support RH de qualité ; le tout dans le respect, le sourire et la bonne humeur, n’hésitez plus et jetez-vous à l’eau !
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
CV et lettre de motivation obligatoire
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.