ASSISTANT DE DIRECTION
Offre n° O067240827000157
Publiée le 27/08/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieux de travail
- 1 Place Adrien Zeller, Strasbourg (Bas-Rhin)
- 1 Place Gabriel Hocquard, Metz (Moselle)
Poste à pourvoir le
01/12/2024
Date limite de candidature
29/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La Direction de la Communication œuvre à faire connaître et à valoriser les actions
initiées par la Région Grand Est, afin de les promouvoir auprès des habitants du
Grand Est et de leur permettre d’en bénéficier.
Elle a également pour objectif de soutenir le territoire régional en mettant en valeur
ses atouts économiques, culturels, touristiques et environnementaux, et en en
valorisant ses réussites.
Par son action, elle contribue à mobiliser et fédérer les différents acteurs (habitants,
associations, entreprises, collectivités, etc.) autour de projets régionaux.
Pour répondre à ces objectifs majeurs, elle définit une stratégie de communication en
cohérence avec les priorités et orientations fixées par l’exécutif et répondant aux
enjeux de visibilité et lisibilité de son action.
Elle est également amenée à communiquer pour accroître la notoriété de la collectivité
au-delà du Grand Est, au niveau national, voire européen.
Missions du poste :
Assiste le directeur en termes d’organisation, de gestion, de communication,
d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers.
initiées par la Région Grand Est, afin de les promouvoir auprès des habitants du
Grand Est et de leur permettre d’en bénéficier.
Elle a également pour objectif de soutenir le territoire régional en mettant en valeur
ses atouts économiques, culturels, touristiques et environnementaux, et en en
valorisant ses réussites.
Par son action, elle contribue à mobiliser et fédérer les différents acteurs (habitants,
associations, entreprises, collectivités, etc.) autour de projets régionaux.
Pour répondre à ces objectifs majeurs, elle définit une stratégie de communication en
cohérence avec les priorités et orientations fixées par l’exécutif et répondant aux
enjeux de visibilité et lisibilité de son action.
Elle est également amenée à communiquer pour accroître la notoriété de la collectivité
au-delà du Grand Est, au niveau national, voire européen.
Missions du poste :
Assiste le directeur en termes d’organisation, de gestion, de communication,
d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers.
Missions / conditions d'exercice
- Organiser les activités professionnelles du collectif de direction : agenda,
déplacements, etc.
- Assurer l’accueil physique et téléphonique : renseigner, prendre des messages,
orienter et filtrer
- Enregistrer, trier et répartir les courriers entrants/sortants, suivre les réponses
apportées
- Préparer, mettre en forme et diffuser des notes, des comptes rendus, des dossiers,
etc.
- Assurer leur suivi dans le processus décisionnel
- Gérer les relations et les réunions en prenant en charge leur organisation
matérielle/logistique
- Constituer des dossiers, assister aux réunions et rédiger des comptes rendus ou
relevés de décisions
- Suivre les projets et activités de la direction
- Gérer et actualiser une base d’information,
- Classer et archiver les documents administratifs
- Renseigner des tableaux de suivi des activités de la direction et de sa bonne marche
- Gérer le matériel / les fournitures pour la direction
- Point d’entrée de la direction, peut être amené à renseigner les nouveaux agents
dans la prise en main des outils bureautiques et collaboratifs de la collectivité
- Diffuser en interne/externe les documents administratifs
- Transmettre les informations et communiquer sur les réalisations
- Repérer les dysfonctionnements et les faire remonter à sa hiérarchie
- Organiser et piloter la démarche de bien-être au travail : séminaires, démarches
participatives des agents, rendez-vous de l'équipe...
Relations hiérarchiques/fonctionnelles :
L'agent recruté sera sous la responsabilité hiérarchique de la directrice.
Conditions particulières du poste :
Aucune
Avantages :
Temps de travail (RTT, horaires variables, télétravail après 3 mois de présence)
Participation employeur (complémentaire santé et prévoyance, frais de transport et de
restauration)
Rémunération (Régime indemnitaire, prime de présentéisme, complément indemnitaire
annuel, supplément familial de traitement)
Prestations d'action sociale (CNAS et Amicale du personnel)
Véhicule de service intégré dans la flotte automobile du site
déplacements, etc.
- Assurer l’accueil physique et téléphonique : renseigner, prendre des messages,
orienter et filtrer
- Enregistrer, trier et répartir les courriers entrants/sortants, suivre les réponses
apportées
- Préparer, mettre en forme et diffuser des notes, des comptes rendus, des dossiers,
etc.
- Assurer leur suivi dans le processus décisionnel
- Gérer les relations et les réunions en prenant en charge leur organisation
matérielle/logistique
- Constituer des dossiers, assister aux réunions et rédiger des comptes rendus ou
relevés de décisions
- Suivre les projets et activités de la direction
- Gérer et actualiser une base d’information,
- Classer et archiver les documents administratifs
- Renseigner des tableaux de suivi des activités de la direction et de sa bonne marche
- Gérer le matériel / les fournitures pour la direction
- Point d’entrée de la direction, peut être amené à renseigner les nouveaux agents
dans la prise en main des outils bureautiques et collaboratifs de la collectivité
- Diffuser en interne/externe les documents administratifs
- Transmettre les informations et communiquer sur les réalisations
- Repérer les dysfonctionnements et les faire remonter à sa hiérarchie
- Organiser et piloter la démarche de bien-être au travail : séminaires, démarches
participatives des agents, rendez-vous de l'équipe...
Relations hiérarchiques/fonctionnelles :
L'agent recruté sera sous la responsabilité hiérarchique de la directrice.
Conditions particulières du poste :
Aucune
Avantages :
Temps de travail (RTT, horaires variables, télétravail après 3 mois de présence)
Participation employeur (complémentaire santé et prévoyance, frais de transport et de
restauration)
Rémunération (Régime indemnitaire, prime de présentéisme, complément indemnitaire
annuel, supplément familial de traitement)
Prestations d'action sociale (CNAS et Amicale du personnel)
Véhicule de service intégré dans la flotte automobile du site
Profils recherchés
Savoir :
Connaissances du cadre juridique et réglementaire dans le domaine concerné
Connaissances liées au domaine d’intervention
Méthodes et usages de la collectivité : charte, procédure, formulaire, organigramme
Procédures administratives
Techniques de secrétariat
Savoir-faire :
Organisation méthodique du travail et gestion du temps
Savoir rendre compte à sa hiérarchie Aptitudes relationnelles
Capacités d’adaptation
Capacités rédactionnelles
Savoir-être :
Rigueur
Capacité à travailler en équipe
Attitudes de service
Connaissances du cadre juridique et réglementaire dans le domaine concerné
Connaissances liées au domaine d’intervention
Méthodes et usages de la collectivité : charte, procédure, formulaire, organigramme
Procédures administratives
Techniques de secrétariat
Savoir-faire :
Organisation méthodique du travail et gestion du temps
Savoir rendre compte à sa hiérarchie Aptitudes relationnelles
Capacités d’adaptation
Capacités rédactionnelles
Savoir-être :
Rigueur
Capacité à travailler en équipe
Attitudes de service
Contact et modalités de candidature
Contact
0673971911
Informations complémentaires
Merci de bien vouloir postuler à cette offre (CV et lettre de motivation obligatoires) directement sur notre site internet en indiquant les références de l’annonce.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.