Secrétaire - assistant-e d'élu-e
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O067240821000363
Publiée le 21/08/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Administration mutualisée de plus de 7000 agent·es et 250 métiers, l'Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d'un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitant·es.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Service emploi et développement des compétences - 1 parc de l'etoile, Strasbourg (Bas-Rhin)
Poste à pourvoir le
15/01/2025
Date limite de candidature
29/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
MISSION GÉNÉRALE
Sous la responsabilité des élu·es, vous avez en charge la gestion de leurs contacts internes et externes. Vous assurez leurs secrétariats en coordination avec d’une part les secrétariats particuliers de la Maire, de la Présidente, de la Direction de Cabinet, le secrétariat du DGS et des DGA, et d’autre part les services et les assistant·es des élu·es dans les quartiers. Vous êtes en charge du suivi des dossiers transversaux, du courrier et des interventions des élu·es.
Sous la responsabilité des élu·es, vous avez en charge la gestion de leurs contacts internes et externes. Vous assurez leurs secrétariats en coordination avec d’une part les secrétariats particuliers de la Maire, de la Présidente, de la Direction de Cabinet, le secrétariat du DGS et des DGA, et d’autre part les services et les assistant·es des élu·es dans les quartiers. Vous êtes en charge du suivi des dossiers transversaux, du courrier et des interventions des élu·es.
Missions / conditions d'exercice
Activités principales
Organiser les réunions (convocations, réservations de salles, intendance), préparer les dossiers et réaliser les comptes rendus.
Effectuer les activités et travaux de secrétariat (saisie et mise en forme de documents…) de l’élu·e.
Effectuer l’accueil téléphonique et physique des visiteurs internes et externes pour l’élu·e.
Suivre et diffuser le courrier de l’élu·e (tri, enregistrement, distribution, suivi des délais de réponse, recueil des visas et des signatures, expédition, classement et archivage des documents).
Instruire les courriers d’intérêt général pour l’élu·e.
Coordonner les activités avec les secrétariats particuliers de la Maire, de la Présidente, de la Direction de Cabinet, avec les autres secrétariats des adjoints et Vice-présidents, les secrétariats du DGS, les secrétariats d’organismes auprès desquels l’élu·e assure la fonction de président·e.
Tenir l’agenda de l’élu·e.
Correspondant moyens généraux.
Activités secondaires
Gérer les déplacements de l’élu·e.
Organiser le classement et l’archivage des documents de l’élu·e.
Gestion des fournitures de bureau, intendance.
Assurer une veille des informations publiées dans la presse.
Organiser les réunions (convocations, réservations de salles, intendance), préparer les dossiers et réaliser les comptes rendus.
Effectuer les activités et travaux de secrétariat (saisie et mise en forme de documents…) de l’élu·e.
Effectuer l’accueil téléphonique et physique des visiteurs internes et externes pour l’élu·e.
Suivre et diffuser le courrier de l’élu·e (tri, enregistrement, distribution, suivi des délais de réponse, recueil des visas et des signatures, expédition, classement et archivage des documents).
Instruire les courriers d’intérêt général pour l’élu·e.
Coordonner les activités avec les secrétariats particuliers de la Maire, de la Présidente, de la Direction de Cabinet, avec les autres secrétariats des adjoints et Vice-présidents, les secrétariats du DGS, les secrétariats d’organismes auprès desquels l’élu·e assure la fonction de président·e.
Tenir l’agenda de l’élu·e.
Correspondant moyens généraux.
Activités secondaires
Gérer les déplacements de l’élu·e.
Organiser le classement et l’archivage des documents de l’élu·e.
Gestion des fournitures de bureau, intendance.
Assurer une veille des informations publiées dans la presse.
Profils recherchés
CAP/BEP à BAC dans le domaine du secrétariat/assistanat.
Expérience souhaitée en assistanat et/ou secrétariat.
Maîtrise de la culture administrative et connaissance des procédures de l'Eurométropole de Strasbourg.
Maîtrise de l’organigramme de la collectivité.
Maîtrise des techniques de secrétariat.
Maîtrise des outils bureautique (Word, Excel, Outlook, Elise, Airdélib).
Capacité d’analyse et de synthèse.
Capacité à prendre et rédiger des notes et des comptes rendus.
Capacité à mettre en forme divers documents écrits.
Capacité à rendre compte.
Capacité à identifier et hiérarchiser les priorités.
Capacité à organiser et planifier.
Capacité à accueillir et orienter.
Capacité d’adaptation.
Capacité à prendre des initiatives.
Capacité à gérer l'urgence.
Qualités relationnelles.
Savoir faire preuve de diplomatie.
Autonomie, rigueur et réactivité.
Sens de la confidentialité et discrétion.
Expérience souhaitée en assistanat et/ou secrétariat.
Maîtrise de la culture administrative et connaissance des procédures de l'Eurométropole de Strasbourg.
Maîtrise de l’organigramme de la collectivité.
Maîtrise des techniques de secrétariat.
Maîtrise des outils bureautique (Word, Excel, Outlook, Elise, Airdélib).
Capacité d’analyse et de synthèse.
Capacité à prendre et rédiger des notes et des comptes rendus.
Capacité à mettre en forme divers documents écrits.
Capacité à rendre compte.
Capacité à identifier et hiérarchiser les priorités.
Capacité à organiser et planifier.
Capacité à accueillir et orienter.
Capacité d’adaptation.
Capacité à prendre des initiatives.
Capacité à gérer l'urgence.
Qualités relationnelles.
Savoir faire preuve de diplomatie.
Autonomie, rigueur et réactivité.
Sens de la confidentialité et discrétion.
Contact et modalités de candidature
Contact
0368985000
Informations complémentaires
Merci de postuler à cette offre (avec lettre de motivation et CV) directement sur notre site à l’adresse suivante : https://www.strasbourg.eu/travailler-eurometropole
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.