Assistant au Cabinet du Président chargé des représentations H/F
Offre n° O067240820000712
Publiée le 12/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
1 place adrien zeller, Strasbourg (Bas-Rhin)
Poste à pourvoir le
02/12/2024
Date limite de candidature
12/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Missions de la Direction / du service / du pôle :
Assurer le bon fonctionnement et la coordination efficace de l'agenda du Président de la
Région en faisant le lien avec les élus régionaux, les collaborateurs de Cabinet, le secrétariat du Président et la Direction de la Communication.
Prévenir les élus régionaux des séquences qui les concernent, alerter sur les dates.
Gestion de la billetterie.
Assurer le bon fonctionnement et la coordination efficace de l'agenda du Président de la
Région en faisant le lien avec les élus régionaux, les collaborateurs de Cabinet, le secrétariat du Président et la Direction de la Communication.
Prévenir les élus régionaux des séquences qui les concernent, alerter sur les dates.
Gestion de la billetterie.
Missions / conditions d'exercice
Missions du poste :
Assurer la gestion des invitations adressées au Président et les représentations du
Président par les élus régionaux dans les manifestations extérieures.
Activités :
• Gérer les invitations entrantes : inscription, enregistrement agenda, propositions élus
• En lien avec le Chef de Cabinet, solliciter les élus pour leur confier les représentations extérieures du Président
• Assurer le lien permanent avec les élus et leur secrétariat pour connaître leur disponibilité pour les représentations
• En lien avec les organisateurs des événements extérieurs, annoncer les élus représentant le Président, si prise de parole, déroulé, etc. et excuser le Conseil régional le cas échéant
• En lien avec les différents services, le Cabinet et le Groupe de la Majorité, solliciter des éléments de langage et la préparation des dossiers ou documents nécessaires aux rendez-vous et déplacements pour les fournir aux élus
• Établir mensuellement les ordres de mission des élus qui représentent le Président
• Rédaction, saisie de courriers et documents divers (pouvoirs)
• Mise à jour des fichiers (contacts, élus, ...)
• Assurer le lien permanent, les échanges d’informations et le remplacement éventuel des assistantes secrétariat du Président du Président, du Directeur de Cabinet et du Chef de Cabinet (permanence téléphonique)
• Rédaction et envoi du tableau des Représentations qui répertorie les manifestations de manière hebdomadaire
• Classement
Assurer la gestion des invitations adressées au Président et les représentations du
Président par les élus régionaux dans les manifestations extérieures.
Activités :
• Gérer les invitations entrantes : inscription, enregistrement agenda, propositions élus
• En lien avec le Chef de Cabinet, solliciter les élus pour leur confier les représentations extérieures du Président
• Assurer le lien permanent avec les élus et leur secrétariat pour connaître leur disponibilité pour les représentations
• En lien avec les organisateurs des événements extérieurs, annoncer les élus représentant le Président, si prise de parole, déroulé, etc. et excuser le Conseil régional le cas échéant
• En lien avec les différents services, le Cabinet et le Groupe de la Majorité, solliciter des éléments de langage et la préparation des dossiers ou documents nécessaires aux rendez-vous et déplacements pour les fournir aux élus
• Établir mensuellement les ordres de mission des élus qui représentent le Président
• Rédaction, saisie de courriers et documents divers (pouvoirs)
• Mise à jour des fichiers (contacts, élus, ...)
• Assurer le lien permanent, les échanges d’informations et le remplacement éventuel des assistantes secrétariat du Président du Président, du Directeur de Cabinet et du Chef de Cabinet (permanence téléphonique)
• Rédaction et envoi du tableau des Représentations qui répertorie les manifestations de manière hebdomadaire
• Classement
Profils recherchés
Savoir :
- BTS Assistant de direction
- Expérience professionnelle de 2 ans minimum dans le secrétariat de direction
- Bonne connaissance des collectivités territoriale
Savoir-faire :
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie
- Capacités d’adaptation
- Capacités rédactionnelles
- Pratique de la langue allemande serait un plus
Savoir-être:
- Intérêt pour l’actualité régionale
- Aptitudes relationnelles
- Esprit d’équipe
- Capacité de prise d’initiatives
- Réactivité
- Discrétion totale
- Rigueur et sens de l'organisation
- BTS Assistant de direction
- Expérience professionnelle de 2 ans minimum dans le secrétariat de direction
- Bonne connaissance des collectivités territoriale
Savoir-faire :
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie
- Capacités d’adaptation
- Capacités rédactionnelles
- Pratique de la langue allemande serait un plus
Savoir-être:
- Intérêt pour l’actualité régionale
- Aptitudes relationnelles
- Esprit d’équipe
- Capacité de prise d’initiatives
- Réactivité
- Discrétion totale
- Rigueur et sens de l'organisation
Contact et modalités de candidature
Contact
0326707469
Informations complémentaires
Relations hiérarchiques/fonctionnelles et Conditions particulières du poste (horaires, déplacements, astreintes) :
Le titulaire du poste sera placé sous l'autorité du Directeur du Cabinet et du Chef de Cabinet.
- Disponibilité horaire
Temps de travail (RTT, horaires variables, télétravail après 3 mois de présence)
Participation employeur (complémentaire santé et prévoyance, frais de transport et de restauration)
Rémunération (Régime indemnitaire, prime de présentéisme, complément indemnitaire annuel, supplément familial de traitement)
Prestations d'action sociale (CNAS et Amicale du personnel)
Véhicule de service intégré dans la flotte automobile du site
Le titulaire du poste sera placé sous l'autorité du Directeur du Cabinet et du Chef de Cabinet.
- Disponibilité horaire
Temps de travail (RTT, horaires variables, télétravail après 3 mois de présence)
Participation employeur (complémentaire santé et prévoyance, frais de transport et de restauration)
Rémunération (Régime indemnitaire, prime de présentéisme, complément indemnitaire annuel, supplément familial de traitement)
Prestations d'action sociale (CNAS et Amicale du personnel)
Véhicule de service intégré dans la flotte automobile du site
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.