ASSISTANT - ASSISTANTE DE DIRECTION
Offre n° O067240813000643
Publiée le 13/08/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Administration mutualisée de plus de 7000 agent·es et 250 métiers, l'Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d'un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitant·es.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Service emploi et développement des compétences - 1 parc de l'etoile, Strasbourg (Bas-Rhin)
Poste à pourvoir le
01/10/2024
Date limite de candidature
15/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein de la DGA " Transition écologique et économique du territoire", la Direction Urbanisme et territoires (DUT) est composée de 7 services, et trois directions de projet.
C’est une direction stratégique et opérationnelle qui a en charge la définition et la mise en œuvre des politiques et des projets de développement urbain à toutes les échelles et à toutes les étapes : connaissance du territoire, planification territoriale, définition et programmation des projets urbains, mise en œuvre opérationnelle, action foncière, droit du sol. Elle est le lieu où se traduisent et s’assemblent sur le territoire les différentes politiques territoriales portées par la collectivité : habitat, politique de la Ville, transition énergétique, environnement, transports, développement économique…
La DUT exerce sa compétence pour le compte de la Ville de Strasbourg et de l’Eurométropole. Elle intervient également en appui dans le domaine des projets urbains des communes.
Au sein de la direction Urbanisme et territoires le service de l’habitat porte les travaux liés à la mise en œuvre de la politique Habitat menée par l’Eurométropole de Strasbourg (compétence déléguée à l’EPCI) et aux éventuelles actions volontaristes portées par la Ville.
Le service a pour mission :
La mise en œuvre de la feuille du route du territoire, inscrite au volet habitat du PLUi, pour répondre aux besoins des habitants en matière de logements : objectifs quantitatifs de production, répartition de la production sur le territoire, qualification des besoins en logement (taille de logement, qualité, durabilité, etc.), renforcement de la durabilité du parc de logements, etc. ;
La traduction opérationnelle des objectifs du Plan Climat en matière de transition écologique et énergétique (objectifs de 8 000 logements rénovés par an de niveau BBC, végétalisation du cadre de vie, communication sur les dispositifs, notamment via le projet de Maison de l’Habitat, etc.) ;
La conduite de la délégation des aides à la pierre de l’État : gestion des crédits nationaux délégués au territoire annuellement (plusieurs millions d’euros) pour favoriser la production de logement social, la réhabilitation, mais aussi lutter contre l’habitat indigne ou dégradé, favoriser le maintien à domicile des personnes en perte d’autonomie, accompagner les propriétaires modestes et très modestes, les copropriétés fragiles ou dégradées, etc. ;
Le pilotage de la politique d’attribution des logements sociaux ;
La participation active au déploiement des politiques volontaristes visant le maintien et/ou l’accès des publics fragiles dans le parc Public et privé (Logement d’abord, Plan Départemental d’Accès au Logement à l’Hébergement des Publics Défavorisés, Intermédiation locative…)
Ces missions se traduisent par un rôle d’interface auprès des services de l’Etat (DDT, DREAL, DETS, ANAH), des autres collectivités concernées (CeA, Région, communes…), auprès des opérateurs (bailleurs sociaux, promoteurs, copropriétés, syndic, acteurs du logement…), mais aussi en interne auprès des autres services intervenant dans la fabrication de la ville, conduisant le service à :
Définir et diffuser les stratégies et la programmation en matière de logement sur le territoire ;
Apporter conseil et assistance au montage de projets auprès des communes, opérateurs et services ;
Concevoir et promouvoir des dispositifs en matière d’habitat (y compris aides financières) ;
Animer et coordonner des réseaux de partenaires sur différentes thématiques liées au logement (Service d’accueil et d’information du demandeur de logement social, réseau des acteurs du logement via la Maison de l’Habitat, réseaux nationaux de collectivités (voire à l’international) dans le domaine de l’habitat participatif, de la lutte contre le logement vacant ;
Négocier des partenariats ;
Instruire et traiter les demandes d’aides.
C’est une direction stratégique et opérationnelle qui a en charge la définition et la mise en œuvre des politiques et des projets de développement urbain à toutes les échelles et à toutes les étapes : connaissance du territoire, planification territoriale, définition et programmation des projets urbains, mise en œuvre opérationnelle, action foncière, droit du sol. Elle est le lieu où se traduisent et s’assemblent sur le territoire les différentes politiques territoriales portées par la collectivité : habitat, politique de la Ville, transition énergétique, environnement, transports, développement économique…
La DUT exerce sa compétence pour le compte de la Ville de Strasbourg et de l’Eurométropole. Elle intervient également en appui dans le domaine des projets urbains des communes.
Au sein de la direction Urbanisme et territoires le service de l’habitat porte les travaux liés à la mise en œuvre de la politique Habitat menée par l’Eurométropole de Strasbourg (compétence déléguée à l’EPCI) et aux éventuelles actions volontaristes portées par la Ville.
Le service a pour mission :
La mise en œuvre de la feuille du route du territoire, inscrite au volet habitat du PLUi, pour répondre aux besoins des habitants en matière de logements : objectifs quantitatifs de production, répartition de la production sur le territoire, qualification des besoins en logement (taille de logement, qualité, durabilité, etc.), renforcement de la durabilité du parc de logements, etc. ;
La traduction opérationnelle des objectifs du Plan Climat en matière de transition écologique et énergétique (objectifs de 8 000 logements rénovés par an de niveau BBC, végétalisation du cadre de vie, communication sur les dispositifs, notamment via le projet de Maison de l’Habitat, etc.) ;
La conduite de la délégation des aides à la pierre de l’État : gestion des crédits nationaux délégués au territoire annuellement (plusieurs millions d’euros) pour favoriser la production de logement social, la réhabilitation, mais aussi lutter contre l’habitat indigne ou dégradé, favoriser le maintien à domicile des personnes en perte d’autonomie, accompagner les propriétaires modestes et très modestes, les copropriétés fragiles ou dégradées, etc. ;
Le pilotage de la politique d’attribution des logements sociaux ;
La participation active au déploiement des politiques volontaristes visant le maintien et/ou l’accès des publics fragiles dans le parc Public et privé (Logement d’abord, Plan Départemental d’Accès au Logement à l’Hébergement des Publics Défavorisés, Intermédiation locative…)
Ces missions se traduisent par un rôle d’interface auprès des services de l’Etat (DDT, DREAL, DETS, ANAH), des autres collectivités concernées (CeA, Région, communes…), auprès des opérateurs (bailleurs sociaux, promoteurs, copropriétés, syndic, acteurs du logement…), mais aussi en interne auprès des autres services intervenant dans la fabrication de la ville, conduisant le service à :
Définir et diffuser les stratégies et la programmation en matière de logement sur le territoire ;
Apporter conseil et assistance au montage de projets auprès des communes, opérateurs et services ;
Concevoir et promouvoir des dispositifs en matière d’habitat (y compris aides financières) ;
Animer et coordonner des réseaux de partenaires sur différentes thématiques liées au logement (Service d’accueil et d’information du demandeur de logement social, réseau des acteurs du logement via la Maison de l’Habitat, réseaux nationaux de collectivités (voire à l’international) dans le domaine de l’habitat participatif, de la lutte contre le logement vacant ;
Négocier des partenariats ;
Instruire et traiter les demandes d’aides.
Missions / conditions d'exercice
L'assistant·e de direction assure une assistance administrative complète du pôle parc privé, assure les missions d’assistant·e de direction auprès de la responsable du pôle parc privé et assure le fonctionnement en binôme avec l’assistante de direction du service.
Détail des activités
Activités principales :
Au sein du pôle parc privé :
Assurer les missions de secrétariat général du pôle parc privé (traitement du courrier entrant et des notes, courriers et parapheurs en sortie) et d’accueil (permanence téléphonique, accueil physique), recueil des signatures (impression, mise en parapheur ou apposition de la signature électronique le cas échéant), scans des courriers et notes pour enregistrement dans le répertoire H et logiciel OP@L, mise sous enveloppe, expédition ;
Assurer un rôle d’assistant·e auprès du/de la responsable parc privé : montage de réunion, gestion de l’agenda, relecture et mise en forme de notes, projet de compte-rendus et de documents, powerpoint, rédaction projet de courrier, accueil téléphonique et physique ;
Prendre des rendez-vous et organiser des réunions (convocation, réservation des salles, préparation des dossiers papier) ;
Gérer les relations et la transmission de pièces administratives aux différents services de la collectivité et aux partenaires extérieurs et institutionnels dans le périmètre des missions du pôle parc privé;
Suivi et mise à jour des différentes listes de diffusion et bases de données contacts pour le pole parc privé / du service en binôme avec l’assistant·e de direction du service ;
Effectuer la saisie des délibérations sous le logiciel Airdélib pour l’ensemble du pôle parc privé et le suivi des délibérations (mise à jour du tableau de suivi / bases de données, diffusion et transmission aux partenaires le cas échéant, etc.) ;
Veiller au classement des dossiers du pôle parc privé dans les arborescences sous le S/ Commun et le H (disque d’archivage numérique), en lien avec les agents du pôle.
De manière transversale au sein du service, en binôme avec l’assistante de direction du service :
Assurer le tri et la diffusion du courrier, de la boite mail du service ainsi que de la boite mail Elise (tri enregistrement, distribution, suivi du délai de réponse, expédition, classement et archivage), et veiller à la mise forme et à l’application de la charte graphique ;
Suivi et relances Elise pour les courriers nécessitant une réponse apportée par le service ;
Organisation et suivi logistique des réunions de services, revues de projets et autres réunions récurrentes (contacter les participants, mise à jour et diffusion de l’ordre du jour selon les retours, réservation de salle ou envoi du lien Teams ;
Organisation et suivi logistique pour les évènements presse, séminiares, Rencontres de l’Habitat, etc.
Suivi de l’avancement des notes aux élus du service ;
Traitement RH (congés, ordre de mission, frais de déplacement, etc.) : assurer la fonction de référent↓0e « déplacement » (traitement des ordres missions, suivi DUT, prévisionnels etc…) et de « référent stages » au sein du service pour faire le lien avec les RH sur les étapes préparatoires à l’accueil des stagiaires et la formalisation des conventions de stage. ;
Mise à jour et suivi de l’OGST pour les agents du service.
Missions spécifiques :
Gérer les commandes de fournitures pour le service et les différents budgets liés ;
Assurer les fonctions de référent·e informatique pour le service en binôme avec le RIU ;
Assurer les missions de « référent·e archivage » au sein du service pour l’archivage papier des dossiers (lancement de la campagne annuelle auprès des agents·tes, compilation des bordereaux renseignés par les agents·tes, lien avec le service des archives pour assurer l’enlèvement des boites d’archives, etc.).
Activités secondaires :
Assister les responsables de départements et les agents·tes du service en l’absence ou en complément des autres assistants·tes.
Rédiger des notes, comptes-rendus, courriers et documents.
Assister à certaines réunions (avec rédaction des comptes rendus…).
Mettre en signature et transmettre des décisions de financement, des conventions APL et des contrats de prêt en l’absence de l’assistant·e référent·e sur le parc public.
Contribuer à l’actualisation des outils de suivi de l’activité du service, en lien avec la chefferie de service.
Organisation et suivi logistique des déménagements (changements de bureaux).
Contact avec les moyens généraux, le service nettoyage (…) pour les besoins du service.
Détail des activités
Activités principales :
Au sein du pôle parc privé :
Assurer les missions de secrétariat général du pôle parc privé (traitement du courrier entrant et des notes, courriers et parapheurs en sortie) et d’accueil (permanence téléphonique, accueil physique), recueil des signatures (impression, mise en parapheur ou apposition de la signature électronique le cas échéant), scans des courriers et notes pour enregistrement dans le répertoire H et logiciel OP@L, mise sous enveloppe, expédition ;
Assurer un rôle d’assistant·e auprès du/de la responsable parc privé : montage de réunion, gestion de l’agenda, relecture et mise en forme de notes, projet de compte-rendus et de documents, powerpoint, rédaction projet de courrier, accueil téléphonique et physique ;
Prendre des rendez-vous et organiser des réunions (convocation, réservation des salles, préparation des dossiers papier) ;
Gérer les relations et la transmission de pièces administratives aux différents services de la collectivité et aux partenaires extérieurs et institutionnels dans le périmètre des missions du pôle parc privé;
Suivi et mise à jour des différentes listes de diffusion et bases de données contacts pour le pole parc privé / du service en binôme avec l’assistant·e de direction du service ;
Effectuer la saisie des délibérations sous le logiciel Airdélib pour l’ensemble du pôle parc privé et le suivi des délibérations (mise à jour du tableau de suivi / bases de données, diffusion et transmission aux partenaires le cas échéant, etc.) ;
Veiller au classement des dossiers du pôle parc privé dans les arborescences sous le S/ Commun et le H (disque d’archivage numérique), en lien avec les agents du pôle.
De manière transversale au sein du service, en binôme avec l’assistante de direction du service :
Assurer le tri et la diffusion du courrier, de la boite mail du service ainsi que de la boite mail Elise (tri enregistrement, distribution, suivi du délai de réponse, expédition, classement et archivage), et veiller à la mise forme et à l’application de la charte graphique ;
Suivi et relances Elise pour les courriers nécessitant une réponse apportée par le service ;
Organisation et suivi logistique des réunions de services, revues de projets et autres réunions récurrentes (contacter les participants, mise à jour et diffusion de l’ordre du jour selon les retours, réservation de salle ou envoi du lien Teams ;
Organisation et suivi logistique pour les évènements presse, séminiares, Rencontres de l’Habitat, etc.
Suivi de l’avancement des notes aux élus du service ;
Traitement RH (congés, ordre de mission, frais de déplacement, etc.) : assurer la fonction de référent↓0e « déplacement » (traitement des ordres missions, suivi DUT, prévisionnels etc…) et de « référent stages » au sein du service pour faire le lien avec les RH sur les étapes préparatoires à l’accueil des stagiaires et la formalisation des conventions de stage. ;
Mise à jour et suivi de l’OGST pour les agents du service.
Missions spécifiques :
Gérer les commandes de fournitures pour le service et les différents budgets liés ;
Assurer les fonctions de référent·e informatique pour le service en binôme avec le RIU ;
Assurer les missions de « référent·e archivage » au sein du service pour l’archivage papier des dossiers (lancement de la campagne annuelle auprès des agents·tes, compilation des bordereaux renseignés par les agents·tes, lien avec le service des archives pour assurer l’enlèvement des boites d’archives, etc.).
Activités secondaires :
Assister les responsables de départements et les agents·tes du service en l’absence ou en complément des autres assistants·tes.
Rédiger des notes, comptes-rendus, courriers et documents.
Assister à certaines réunions (avec rédaction des comptes rendus…).
Mettre en signature et transmettre des décisions de financement, des conventions APL et des contrats de prêt en l’absence de l’assistant·e référent·e sur le parc public.
Contribuer à l’actualisation des outils de suivi de l’activité du service, en lien avec la chefferie de service.
Organisation et suivi logistique des déménagements (changements de bureaux).
Contact avec les moyens généraux, le service nettoyage (…) pour les besoins du service.
Profils recherchés
Bac à Bac+2 dans le domaine administratif.
Maîtrise des techniques de secrétariat.
Maîtrise des techniques de classement et d'archivage.
Maîtrise de la culture administrative.
Maîtrise du pack office (Oultook, Excel, Word, Powerpoint) et des logiciels Sibelius, Airs-délib, Obfon).
Capacité à s'organiser et à s'adapter à des publics divers.
Qualités rédactionnelles.
Sens des priorités et réactivité.
Diplomatie.
Goût pour le travail en équipe.
Esprit diplomate.
Maîtrise des techniques de secrétariat.
Maîtrise des techniques de classement et d'archivage.
Maîtrise de la culture administrative.
Maîtrise du pack office (Oultook, Excel, Word, Powerpoint) et des logiciels Sibelius, Airs-délib, Obfon).
Capacité à s'organiser et à s'adapter à des publics divers.
Qualités rédactionnelles.
Sens des priorités et réactivité.
Diplomatie.
Goût pour le travail en équipe.
Esprit diplomate.
Contact et modalités de candidature
Contact
0368985000
Informations complémentaires
Merci de postuler à cette offre (avec lettre de motivation et CV) directement sur notre site à l’adresse suivante : https://www.strasbourg.eu/travailler-eurometropole
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.