Sous la responsabilité directe d’un·e coordonnateur·rice d’équipe et des élu·es, en lien avec la Responsable Administration générale du Cabinet, vous êtes en charge de la gestion des contacts internes et externes des élu·es. Vous assurez leur secrétariat en coordination avec les secrétariats particuliers de la Maire, de la Présidente, du/de la Directeur·rice de Cabinet et du secrétariat du Directeur général des services.

Vous avez en charge le suivi des dossiers transversaux, du courrier et des interventions des élu·es.
Vous travaillez en binôme avec un·e autre assistant·e.

Activités principales

Organiser les réunions (convocations, réservations de salles, intendance), préparer les dossiers et rédiger les comptes rendus.
Tenir l’agenda des élu·es dont vous avez la charge, le mettre à jour en fonction des priorités données par les élu·es.
Effectuer les travaux de secrétariat (saisie, mise en forme de documents).
Effectuer l’accueil téléphonique et physique des visiteurs internes et externes : identifier les interlocuteur·rices, évaluer l’urgence et l’importance de l’appel, adapter son attitude (prise de message, transmission), orienter les interlocuteur·rices de manière pertinente.
Suivre et diffuser le courrier des élu·es (tri, enregistrement, distribution, suivi des délais de réponse, recueil des visas et des signatures, expédition, classement et archivage des documents) et certains courriers d’intérêt général pour les élu·es.
Répondre aux demandes de représentations Maire/Présidente (degré d’urgence) et en assurer le suivi.
Coordonner les activités avec les secrétariats particuliers de la Maire, de la Présidente, du/de la Directeur·rice de Cabinet, avec les secrétariats des adjoint·es et le secrétariat du Directeur général des services.
Gérer les absences des élu·es (délégation de signature).
Suivre les doléances des habitant·es
Activités secondaires

Gérer les déplacements des élu·es
Organiser le classement et l’archivage des documents des élu·es.
Assurer une veille des informations publiées dans la presse.

Bac à Bac +2 en secrétariat, assistanat de direction ou gestion administrative.
Expérience exigée en assistanat.
Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office).
Maîtrise de la langue française (règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire).
Maîtrise des collectivités locales (fonctionnement des institutions, missions et champs de compétences).
Maîtrise des techniques de secrétariat.
Connaissance de l'allemand.
Connaissance souhaitée de l'anglais et du dialecte.
Capacité à réaliser des documents administratifs (mettre en forme, rédiger et synthétiser).
Capacité à prendre des notes et rendre compte.
Capacité à réaliser des tableaux de bord.
Capacité à appliquer et faire appliquer la réglementation et les procédures internes.
Capacité à identifier et gérer les priorités.
Capacité à travailler avec des partenaires multiples.
Capacité à classer et archiver.
Diplomatie, disponibilité et discrétion professionnelle.
Rigueur, autonomie et réactivité.