Missions :

- Accueillir physiquement et téléphoniquement des interlocuteurs du Cabinet ou de la Direction Générale
- Assister le Président dans ses relations avec les partenaires internes et externes, en assurant l'interface
- Gérer et optimiser les agendas, prendre des rendez vous et planifier des réunions
- Gérer des documents administratifs visés par le Cabinet ou la Direction Générale (contrôle du respect des règles administratives / gestion et transmission des parapheurs)
- Prendre des notes et rédiger des compte rendu
- Rédiger et/ou mettre en forme de documents administratifs
- Coordonner et diffuser de l'information au sein des services (gestion du courrier entrant, diffusion de mails et de notes)
- Tenir des outils de gestion de l'équipe.

Fonctions :

- Gère l'emploi du temps du Président : prise de message, de rendez-vous...
- Accueille, renseigne et oriente téléphoniquement les interlocuteurs.
- Assure un contact direct avec les élus et le public reçu.
- Frappe et met en forme des courriers, des discours et tous documents à destination interne et externe ; rédige des correspondances courantes types.
- Assure la ventilation du courrier et son expédition, classe le courrier et les documents, recherche et centralise toutes informations relatives au Président.
- Contribue à coordonner l'activité du Président avec celle du Directeur Général des Services, du Directeur de Cabinet et des Elus de la collectivité.

Compétences transversales :
• Communication : Capacité à communiquer de manière claire et efficace, à l'écrit comme à l'oral, avec différents interlocuteurs, tels que les usagers, les collègues et les élus.
• Adaptabilité : Capacité à s'adapter aux changements, aux diverses situations de travail, aux nouveaux défis et aux évolutions au sein de la collectivité.
• Sens du service public : Engagement dans ses missions, respect des valeurs de service public telles que l'intégrité et la confidentialité dans l'exercice de ses fonctions et souci de répondre aux besoins des usagers.
• Ouverture d'esprit : Curiosité intellectuelle, volonté d'apprendre et d'acquérir de nouvelles compétences pour s'adapter aux évolutions de son environnement professionnel.
• Esprit analytique : Savoir collecter, analyser et synthétiser des informations pertinentes pour prendre des décisions (dans le cadre de ses responsabilités), résoudre des problèmes et élaborer des recommandations.
• Organisation : Aptitude à organiser et à structurer son travail de manière efficace, en priorisant ses tâches et en respectant les délais.
• Esprit d'équipe : Aptitude à travailler en collaboration avec les membres de son équipe et à contribuer à un environnement de travail harmonieux et productif.
• Connaissance de son environnement de travail : Cadre institutionnel, enjeux, fonctionnement de la collectivité et outils numériques le cas échéant.

Compétences métier :
• Capacité à adapter sa posture et travailler sous pression
• Capacité à préparer les dossiers et les documents pour les réunions et les événements
• Maîtrise des procédures et des règles de fonctionnement du Cabinet et de la Direction Générale
• Savoir rédiger et mettre en forme les correspondances et les rapports
• Capacité à assister le Cabinet et la Direction Générale dans la gestion administrative et logistique