Depuis le 1er avril 2022, certains services de la Communauté de communes de Sélestat (CCS) et l’ensemble des agents du Pôle d’Equilibre Territorial et Rural (PETR) de Sélestat Alsace Centrale sont mutualisés au sein d’une même administration. Les services supports rattachés à la CCS ont été mis à disposition du PETR et les services opérationnels chargés de l’aménagement du territoire des deux structures ont été mutualisés au sein d’une direction Aménagement et Développement du Territoire.

La Direction des Affaires Juridiques et Générales (DAJG) a été créée en 2022 pour répondre aux besoins et enjeux liés à cette nouvelle organisation. Elle est composée de quatre agents, dont le directeur. La DAJG assure un accompagnement juridique dans la mise en œuvre des projets, la gestion des instances de la CCS et du PETR, l’accueil physique et téléphonique, ainsi que des missions d’appui administratif auprès des autres directions, et plus globalement, toutes les missions permettant d’assurer le bon fonctionnement de la structure.

L’assistant administratif et financier (h/f), rattaché hiérarchiquement à la DAJG, assure la gestion des instances du PETR et de la CCS, le suivi administratif et financier des projets de la direction Aménagement et Développement du Territoire (ADT) et des missions administratives pour l’ensemble de l’administration mutualisée.

Dans le cadre de la structuration en cours de la Direction Aménagement et Développement du Territoire et de la Direction des Finances et Assurances, les missions du poste d’assistant administratif et financier (h/f) sont susceptibles d’être ajustées.

MISSIONS :
Rattaché au directeur de la DAJG, l’assistant administratif et financier (h/f) assure les missions suivantes :

Gestion des instances du PETR (Conférence des Présidents, Bureau, Comité Syndical,…) :
• Suivi du planning, mise en forme et diffusion des documents (convocation, ordre du jour, délibération, compte rendu, etc.), gestion des salles pour les réunions des instances, transmission des documents (Bureau du contrôle de légalité, CDG67, etc.), relance par courriel et téléphonique des élus préalablement aux séances des instances, classement des actes, etc.
• Suppléance des agents en charge de e la gestion des instances de la CCS en cas d’absence

Suivi budgétaire et comptable en tant que référent comptable de la direction ADT, en lien avec la direction des Finances et Assurances :
• La création des engagements comptables, préparation des bons de commandes, la liquidation et le mandatement des factures
• L’intégration des commandes, contrats et conventions de la direction dans l’outil de gestion financière de l’établissement (logiciel CIRIL)
• Le suivi des dépenses de la direction ADT
• Constitution des dossiers de consultation pour les marchés publics, transmission des consultations, réception des offres, dépouillement et préparation de l’analyse des offres selon un modèle pré-établi, notification des commandes aux entreprises retenues

Suivi administratif et secrétariat de la direction ADT, à titre principal, et en renfort des autres pôles de l’administration mutualisée de la CCS et du PETR, à titre secondaire :
• Réalisation de travaux de secrétariat (courriers, bordereaux d’envoi, comptes-rendus, rapports, préparation de décisions du Président, mise en forme de documents, classement etc.), accueil téléphonique, prise de rendez-vous, gestion des agendas, réservation de salles, de véhicules et de matériels,
• Assistance aux chargés de mission dans l’organisation d’évènements (Réservation des lieux, suivi des commandes auprès des prestataires (traiteurs, animations, etc.), création de chevalets, badges, accueil lors de manifestations, etc.)
• Gestion de la boîte mail générique du PETR et suppléance de l’agent en charge de la gestion du courrier en cas d’absence

Assurer ponctuellement l’accueil physique et téléphonique auprès de l’accueil général
• Accueil physique : recevoir et orienter les usagers auprès des différentes directions de la CCS et du PETR
• Accueil téléphonique : recevoir et rediriger les appels auprès des agents concernés et plus globalement mettre tout en œuvre pour donner suite aux demandes des interlocuteurs

CONDITIONS D'EXERCICE :
Travail sur écran
Travail en soirée ou le week-end de manière très ponctuelle
Poste à temps complet
Poste basé au siège de la Communauté de Communes de Sélestat
Possibilité de télétravail 1 jour par semaine
Rémunération statutaire, régime indemnitaire, 13ème mois, CNAS, chèques déjeuners, participation employeur à la mutuelle santé et prévoyance maintien de salaire et forfait mobilité durable.

Expérience avérée dans le domaine du secrétariat et de la gestion comptable
Expérience dans le domaine de la commande publique appréciée
Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de leur groupement souhaitée
Compétences rédactionnelles
Maîtrise des outils bureautique (pack Office)
Connaissance d’un logiciel comptable appréciée
Compréhension des enjeux en matière de commande publique et finances publiques

Rigueur et sens de l’organisation
Autonomie et sens de l’initiative
Qualités relationnelles et goût du travail en équipe
Polyvalence