ASSISTANT - ASSISTANTE DE DIRECTION F/H
Offre n° O067231001241129
Publiée le 31/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Administration mutualisée de plus de 7000 agent·es et 250 métiers, l'Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d'un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitant·es.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
1 parc de l'etoile, Strasbourg (Bas-Rhin)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité hiérarchique du-de la Directeur-Directrice de l'Eau et des risques environnementaux, vous assistez l'équipe de direction dans la gestion quotidienne de la direction (secrétariat, communication, accueil, information) et de manière générale dans les missions attenantes aux fonctions du binôme de la direction. Vous êtes le relais entre les différents services de la direction, et entre la direction et les Directions Générales Adjointes (DGA) et les autres directions.
Vous avez un rôle de facilitateur-facilitatrice et d'organisateur-organisatrice dans la coordination des productions, dans la gestion des priorités et des urgences et dans la planification des réunions et des dossiers suivis impliquant notamment la participation d'élu·es, de nombreux services et de partenaires externes.
Vous préparez et suivez des dossiers spécifiques.
Vous avez un rôle de facilitateur-facilitatrice et d'organisateur-organisatrice dans la coordination des productions, dans la gestion des priorités et des urgences et dans la planification des réunions et des dossiers suivis impliquant notamment la participation d'élu·es, de nombreux services et de partenaires externes.
Vous préparez et suivez des dossiers spécifiques.
Missions / conditions d'exercice
Organiser les agendas, prendre des rendez-vous et gérer les conflits d'agendas en fonction des priorités du-de la directeur-directrice et du-de la directeur-directrice adjoint·e.
Rappeler des informations importantes et transmettre des messages.
Assurer l'accueil téléphonique et physique du secrétariat.
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques.
Renseigner les interlocuteurs-interlocutrices et relayer si nécessaire vers la personne compétente.
Organiser et planifier des réunions parfois complexes et multi-partenaires : gestion des invitations, diffusion de l'ordre du jour, réservation de salles, préparation des dossiers et des outils de présentation.
Réaliser des travaux de secrétariat (rédaction, saisie, mise en forme et enregistrement de différents types de courriers, notes, ordres du jour et comptes rendus) selon la charte courrier en vigueur et les procédures internes.
Mettre en œuvre le suivi et la diffusion du courrier de la direction : contrôle de la qualité rédactionnelle et du respect de la charte graphique, suivi dans l'application ad hoc,.
Saisir et assurer le suivi des délibérations (calendrier des séances, délais, vérification des validations, préparation des dossiers pour les séances...) et mettre à jour l'application.
S'assurer en lien avec les services de la production des réponses aux courriers (Elise), des éléments à produire (engagements maire et présidente) et de faire un suivi des plaintes (Elise + suivi Excel).
Assurer la coordination des productions de la direction voire leur synthèse en lien avec les différents services internes ou externes le cas échéant.
Assurer la tenue des tableaux de bord de la direction ou d'éléments pour la Direction générale, et notamment la DGA TEET...
Participer au respect et à l'amélioration des règles et des procédures nécessaires au bon fonctionnement administratif de la direction.
Participer aux réunions des cadres de la direction et rédiger les comptes rendus et relevés de décision.
Prendre en charge en toute autonomie certains dossiers : abonnements, partage de documents, suivi et mise en place de procédures,...
Procéder aux archivages, classements de documents (papier ou informatiques) de la direction, y compris numérisation si nécessaire.
Animer le réseau des assistant·es des services de la direction.
Assurer une veille documentaire.
CONDITIONS D'EXERCICE:
Lieu d'exercice : Locaux Quai Fustel de Coulanges à Strasbourg.
Rappeler des informations importantes et transmettre des messages.
Assurer l'accueil téléphonique et physique du secrétariat.
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques.
Renseigner les interlocuteurs-interlocutrices et relayer si nécessaire vers la personne compétente.
Organiser et planifier des réunions parfois complexes et multi-partenaires : gestion des invitations, diffusion de l'ordre du jour, réservation de salles, préparation des dossiers et des outils de présentation.
Réaliser des travaux de secrétariat (rédaction, saisie, mise en forme et enregistrement de différents types de courriers, notes, ordres du jour et comptes rendus) selon la charte courrier en vigueur et les procédures internes.
Mettre en œuvre le suivi et la diffusion du courrier de la direction : contrôle de la qualité rédactionnelle et du respect de la charte graphique, suivi dans l'application ad hoc,.
Saisir et assurer le suivi des délibérations (calendrier des séances, délais, vérification des validations, préparation des dossiers pour les séances...) et mettre à jour l'application.
S'assurer en lien avec les services de la production des réponses aux courriers (Elise), des éléments à produire (engagements maire et présidente) et de faire un suivi des plaintes (Elise + suivi Excel).
Assurer la coordination des productions de la direction voire leur synthèse en lien avec les différents services internes ou externes le cas échéant.
Assurer la tenue des tableaux de bord de la direction ou d'éléments pour la Direction générale, et notamment la DGA TEET...
Participer au respect et à l'amélioration des règles et des procédures nécessaires au bon fonctionnement administratif de la direction.
Participer aux réunions des cadres de la direction et rédiger les comptes rendus et relevés de décision.
Prendre en charge en toute autonomie certains dossiers : abonnements, partage de documents, suivi et mise en place de procédures,...
Procéder aux archivages, classements de documents (papier ou informatiques) de la direction, y compris numérisation si nécessaire.
Animer le réseau des assistant·es des services de la direction.
Assurer une veille documentaire.
CONDITIONS D'EXERCICE:
Lieu d'exercice : Locaux Quai Fustel de Coulanges à Strasbourg.
Profils recherchés
De formation BTS assistant·e de direction ou équivalent.
Expérience souhaitée dans un poste similaire.
Expertise:
-dans les techniques de secrétariat.
-de l'outil informatique et des applications métiers.
Maîtrise des procédures internes, des règles et usages administratifs et du fonctionnement/rôle d'une collectivité territoriale.
Qualités rédactionnelles, capacité à prendre des notes.
Capacité:
-d'organisation.
-à travailler dans l'urgence et à gérer des priorités.
-à travailler avec différent·es interlocuteurs-interlocutrices.
Autonomie.
Qualités relationnelles.
Rigoureux-rigoureuse, méthodique, consciencieux-consciencieuse.
Expérience souhaitée dans un poste similaire.
Expertise:
-dans les techniques de secrétariat.
-de l'outil informatique et des applications métiers.
Maîtrise des procédures internes, des règles et usages administratifs et du fonctionnement/rôle d'une collectivité territoriale.
Qualités rédactionnelles, capacité à prendre des notes.
Capacité:
-d'organisation.
-à travailler dans l'urgence et à gérer des priorités.
-à travailler avec différent·es interlocuteurs-interlocutrices.
Autonomie.
Qualités relationnelles.
Rigoureux-rigoureuse, méthodique, consciencieux-consciencieuse.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
AVANTAGES SOCIAUX:
Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
Prime de fin d'année.
Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
Chèques vacances sous conditions.
Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques...).
Rémunération statutaire et régime indemnitaire.
Prime de fin d'année.
Participation de la collectivité aux frais de transport et de restauration.
Participation de la collectivité possible à la couverture mutuelle et prévoyance.
Chèques vacances sous conditions.
Tarifs préférentiels pour certains établissements culturels et sportifs (piscines, musées, médiathèques...).
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.