chargé(e) du portail famille et mandataire suppléant régie
Offre n° O066250403001284
Publiée le 10/04/2025
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
1 rue michel blanc-bp5, Ille-sur-Têt (Pyrénées-Orientales)
Poste à pourvoir le
01/06/2025
Date limite de candidature
10/05/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Finances >
Procédure budgétaire et comptable
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Chargé(e) du portail famille : Vous formez avec le régisseur titulaire un binôme œuvrant à la gestion des inscriptions et facturations pour le service enfance jeunesse et restauration, et les facturations du service petite enfance. Vous êtes en charge d’assurer le déploiement du portail famille et du suivi des formalités administratives des familles, liées à l’inscription et à la réservation des différents temps d’accueils sur les accueils de loisirs du territoire. Vous êtes en charge, avec le régisseur titulaire, des divers paramétrages nécessaires au bon fonctionnement du progiciel.
Suppléance régie : Vous êtes en charge d’assurer le suivi des encaissements et décaissements des régies de recettes Petite Enfance, et Enfance, Jeunesse et Restauration et de la régie d’avance sur le service Jeunesse.
Vous exercez les missions de régisseur pour le compte et sous le contrôle du Trésor Public (SGC Prades). En l’absence du régisseur titulaire, pour une période ne pouvant dépasser deux mois, le régisseur mandataire suppléant assure l’intégralité de ses missions et est responsable de l’exactitude des décomptes de liquidation qu’il a éventuellement effectué. En cas de perception ou de paiement irréguliers constitutifs d'une comptabilité de fait, il s'expose à l'engagement de poursuites pénales et d'une procédure disciplinaire.
Suppléance régie : Vous êtes en charge d’assurer le suivi des encaissements et décaissements des régies de recettes Petite Enfance, et Enfance, Jeunesse et Restauration et de la régie d’avance sur le service Jeunesse.
Vous exercez les missions de régisseur pour le compte et sous le contrôle du Trésor Public (SGC Prades). En l’absence du régisseur titulaire, pour une période ne pouvant dépasser deux mois, le régisseur mandataire suppléant assure l’intégralité de ses missions et est responsable de l’exactitude des décomptes de liquidation qu’il a éventuellement effectué. En cas de perception ou de paiement irréguliers constitutifs d'une comptabilité de fait, il s'expose à l'engagement de poursuites pénales et d'une procédure disciplinaire.
Missions / conditions d'exercice
1) Missions relatives au portail famille :
Portail famille :
• Assurer le déploiement du portail famille.
• S’assurer du bon paramétrage du progiciel, apporter les modifications si nécessaires.
• Assurer le suivi et la validation des inscriptions et réservations réalisées sur le portail.
• Réceptionner les dossiers d’inscription transmis en format papier, vérifier leur contenu et s’assurer de leur complétude.
• Saisir sur le progiciel Ciril les éléments du dossier en s’assurant de la mise à jour et de la validité des données. Actualiser les données à la demande des familles.
• Assurer la mise à jour des quotients familiaux selon le règlement intérieur.
• Traiter les demandes de modifications et/ ou d’annulation selon les délais impartis.
• Vérifier les pointages avant la mise en facturation.
• Renseigner et aiguiller les familles dans le fonctionnement des services enfance jeunesse et restauration et dans l’usage du portail.
Paramétrage progiciel :
• Assurer le paramétrage et les mises à jour du progiciel concernant les diverses activités.
• S’assurer du bon fonctionnement des paramétrages réalisés.
Gestion scolaire du progiciel :
• Effectuer annuellement la montée des classes des enfants présents dans la base pour la nouvelle année scolaire
2) Missions relatives à la gestion et contrôle des régies de recettes et de la régie d’avance :
En présence du titulaire
• Accueillir physiquement ou par téléphone les usagers, les renseigner, les accompagner selon les besoins et les demandes.
• Assurer les encaissements liés à la facturation, avec maniements de fonds, versements à la Poste pour le SGC de Prades, dans le respect des règles
• Sécuriser les différents modes de paiements pour encaissements des régies (prélèvements, CB via le portail famille, espèces, chèques CESU et ANCV), et alimenter la base du progiciel de documents bancaires.
En l’absence du titulaire
• Assurer la facturation de toutes les prestations Enfance Jeunesse et Restauration, et des EAJE
• Assurer les pièces justificatives, éditer et actualiser les tableaux de données financières, outils de partage avec la Comptabilité de la Communauté de Communes, et le SGC de Prades.
• Assurer le suivi des comptes bancaires EJR et EAJE ouvert au nom du régisseur titulaire
• Assurer le suivi de la régie d’avances sur le service Jeunesse uniquement avec accord de la responsable du service jeunesse, dépôt des pièces justificatives au service comptabilité pour mandat et déplacements à La Banque Postale pour retrait d’espèces.
• Assurer le suivi des impayés avec courrier et procédures envers les familles, en collaboration avec le SGC de Prades.
Participation et développement de partenariats
• Développement des coopérations avec le SGC de Prades, du service Comptabilité de la Communauté de Communes Roussillon Conflent, des services Jeunesse et Petite Enfance, le service restauration, les titulaires de Marchés des logiciels informatiques (CIRIL), les assistantes sociales du secteur et famille d’accueil et le Conseil Départemental pour les prises en charge.
• Accompagner les autres utilisateurs du logiciel CIRIL dans leurs demandes, leur apporter les informations nécessaires à la bonne marche du service Régie
Portail famille :
• Assurer le déploiement du portail famille.
• S’assurer du bon paramétrage du progiciel, apporter les modifications si nécessaires.
• Assurer le suivi et la validation des inscriptions et réservations réalisées sur le portail.
• Réceptionner les dossiers d’inscription transmis en format papier, vérifier leur contenu et s’assurer de leur complétude.
• Saisir sur le progiciel Ciril les éléments du dossier en s’assurant de la mise à jour et de la validité des données. Actualiser les données à la demande des familles.
• Assurer la mise à jour des quotients familiaux selon le règlement intérieur.
• Traiter les demandes de modifications et/ ou d’annulation selon les délais impartis.
• Vérifier les pointages avant la mise en facturation.
• Renseigner et aiguiller les familles dans le fonctionnement des services enfance jeunesse et restauration et dans l’usage du portail.
Paramétrage progiciel :
• Assurer le paramétrage et les mises à jour du progiciel concernant les diverses activités.
• S’assurer du bon fonctionnement des paramétrages réalisés.
Gestion scolaire du progiciel :
• Effectuer annuellement la montée des classes des enfants présents dans la base pour la nouvelle année scolaire
2) Missions relatives à la gestion et contrôle des régies de recettes et de la régie d’avance :
En présence du titulaire
• Accueillir physiquement ou par téléphone les usagers, les renseigner, les accompagner selon les besoins et les demandes.
• Assurer les encaissements liés à la facturation, avec maniements de fonds, versements à la Poste pour le SGC de Prades, dans le respect des règles
• Sécuriser les différents modes de paiements pour encaissements des régies (prélèvements, CB via le portail famille, espèces, chèques CESU et ANCV), et alimenter la base du progiciel de documents bancaires.
En l’absence du titulaire
• Assurer la facturation de toutes les prestations Enfance Jeunesse et Restauration, et des EAJE
• Assurer les pièces justificatives, éditer et actualiser les tableaux de données financières, outils de partage avec la Comptabilité de la Communauté de Communes, et le SGC de Prades.
• Assurer le suivi des comptes bancaires EJR et EAJE ouvert au nom du régisseur titulaire
• Assurer le suivi de la régie d’avances sur le service Jeunesse uniquement avec accord de la responsable du service jeunesse, dépôt des pièces justificatives au service comptabilité pour mandat et déplacements à La Banque Postale pour retrait d’espèces.
• Assurer le suivi des impayés avec courrier et procédures envers les familles, en collaboration avec le SGC de Prades.
Participation et développement de partenariats
• Développement des coopérations avec le SGC de Prades, du service Comptabilité de la Communauté de Communes Roussillon Conflent, des services Jeunesse et Petite Enfance, le service restauration, les titulaires de Marchés des logiciels informatiques (CIRIL), les assistantes sociales du secteur et famille d’accueil et le Conseil Départemental pour les prises en charge.
• Accompagner les autres utilisateurs du logiciel CIRIL dans leurs demandes, leur apporter les informations nécessaires à la bonne marche du service Régie
Profils recherchés
Compétences :
• Fonctionnement d’une Régie (recettes et dépenses)
• Maîtrise de l’environnement bureautique (Word, Excel, Power point…) et des outils de gestion (progiciels CIRIL, DFT Net, Hélios, GFI Inetum)
• Sens de l’organisation, méthode et rigueur, de la polyvalence et force de propositions
• Aptitudes à l’écoute, au dialogue et au travail en équipe
• Capacité d’analyse et de synthèse
• Capacité d’adaptation aux évolutions du service
• Garant de l'image du service public
• Respect de la confidentialité des informations et des documents
Qualités requises, spécificités et contraintes du poste :
• Horaires d'accueil du public
• Qualités relationnelles et goût pour l'accueil des usagers (savoir accueillir et communiquer)
• Discrétion professionnelle
• Sens du travail en équipe
• Sens de la pédagogie
• Pénibilité liée au travail sur écran
• Fonctionnement d’une Régie (recettes et dépenses)
• Maîtrise de l’environnement bureautique (Word, Excel, Power point…) et des outils de gestion (progiciels CIRIL, DFT Net, Hélios, GFI Inetum)
• Sens de l’organisation, méthode et rigueur, de la polyvalence et force de propositions
• Aptitudes à l’écoute, au dialogue et au travail en équipe
• Capacité d’analyse et de synthèse
• Capacité d’adaptation aux évolutions du service
• Garant de l'image du service public
• Respect de la confidentialité des informations et des documents
Qualités requises, spécificités et contraintes du poste :
• Horaires d'accueil du public
• Qualités relationnelles et goût pour l'accueil des usagers (savoir accueillir et communiquer)
• Discrétion professionnelle
• Sens du travail en équipe
• Sens de la pédagogie
• Pénibilité liée au travail sur écran
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.