Assistante de Direction
Offre n° O066241009000396
Publiée le 09/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
11 boulevard saint-assiscle - bp 20641, Perpignan (Pyrénées-Orientales)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
09/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité hiérarchique du chef de Service, le titulaire du poste assiste le Directeur et participe à l’organisation administrative de la Direction.
Missions / conditions d'exercice
Assistance au Directeur du Développement de l’Economie dans le cadre de ses missions :
Appuyer le Directeur dans le cadre de sa vie professionnelle
• Organiser l’agenda du directeur et prendre des rendez-vous en fonction de ses priorités et organiser ses déplacements
• Traiter les messages, rechercher des informations, détecter et alerter
• Assurer la gestion du courrier de la Direction
• Prendre des notes, mettre en forme courrier ou autre document et assurer une relecture des différents écrits sur demande du directeur
• Organiser le classement et l’archivage des dossiers
• Préparer et communiquer les supports destinés aux instances : fils conducteurs des élus rapporteurs, résumés Président et visuels
• Préparer et communiquer les bilans et rapports d’activités de la Direction
Organiser les réunions, évènements et manifestations de la Direction :
• Être référent auprès du Cabinet du Président et des Vice-Présidents délégués à l’économie pour l’organisation des rendez-vous et réunions
• Préparer les points économiques avec le Président, les Vice-Présidents délégués et tout autre élu de PMM (ordres du jour, documents supports, comptes rendus…)
• Préparer les dossiers de ces réunions, dans le respect des délais
• Assurer la veille et le suivi des manifestations et évènements impliquant la présence du Directeur, ou d’un représentant de la direction, en appui des élus en représentation de l’action économique de la CU
• Apporter un soutien logistique à l’organisation des manifestations économiques
Participation à l’organisation quotidienne de la direction
• Participer à l’accueil physique et téléphonique, en relai de l’agent de gestion administrative, comptable et d’accueil
• Participer au suivi des parapheurs et du courrier en relai de l’agent de gestion administrative, comptable et d’accueil
Garantir la conformité des pratiques et activités de la direction en matière de RGPD et PSSI
• Etre référent RGPD et PSSI de la direction et faire le lien avec la DPO et la DN
• Tenir à jour le registre de traitements de la direction sur le logiciel Data Legal Drive
• Informer et accompagner les agents pour garantir la sécurisation des données
• Veiller à l’application des procédures d’archivage des données et de destruction au terme échu de leur conservation
• Rendre compte de l’utilisation des données à caractère personnel collectée
• Rédiger les documents de conformité de la direction
Appuyer le Directeur dans le cadre de sa vie professionnelle
• Organiser l’agenda du directeur et prendre des rendez-vous en fonction de ses priorités et organiser ses déplacements
• Traiter les messages, rechercher des informations, détecter et alerter
• Assurer la gestion du courrier de la Direction
• Prendre des notes, mettre en forme courrier ou autre document et assurer une relecture des différents écrits sur demande du directeur
• Organiser le classement et l’archivage des dossiers
• Préparer et communiquer les supports destinés aux instances : fils conducteurs des élus rapporteurs, résumés Président et visuels
• Préparer et communiquer les bilans et rapports d’activités de la Direction
Organiser les réunions, évènements et manifestations de la Direction :
• Être référent auprès du Cabinet du Président et des Vice-Présidents délégués à l’économie pour l’organisation des rendez-vous et réunions
• Préparer les points économiques avec le Président, les Vice-Présidents délégués et tout autre élu de PMM (ordres du jour, documents supports, comptes rendus…)
• Préparer les dossiers de ces réunions, dans le respect des délais
• Assurer la veille et le suivi des manifestations et évènements impliquant la présence du Directeur, ou d’un représentant de la direction, en appui des élus en représentation de l’action économique de la CU
• Apporter un soutien logistique à l’organisation des manifestations économiques
Participation à l’organisation quotidienne de la direction
• Participer à l’accueil physique et téléphonique, en relai de l’agent de gestion administrative, comptable et d’accueil
• Participer au suivi des parapheurs et du courrier en relai de l’agent de gestion administrative, comptable et d’accueil
Garantir la conformité des pratiques et activités de la direction en matière de RGPD et PSSI
• Etre référent RGPD et PSSI de la direction et faire le lien avec la DPO et la DN
• Tenir à jour le registre de traitements de la direction sur le logiciel Data Legal Drive
• Informer et accompagner les agents pour garantir la sécurisation des données
• Veiller à l’application des procédures d’archivage des données et de destruction au terme échu de leur conservation
• Rendre compte de l’utilisation des données à caractère personnel collectée
• Rédiger les documents de conformité de la direction
Profils recherchés
Savoirs
Expérience similaire exigée
Maîtrise des logiciels de bureautique
Principes rédactionnels de la note de synthèse, du compte rendu
Règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire
Techniques de secrétariat, des outils de communication, de recherche documentaire, de classement et d’archivage
Connaissance des circuits et procédures administratives des collectivités territoriales
Notions d’organisation et de gestion du temps de travail
Règles de l’expression écrite et orale de qualité
Savoir faire
Gérer un standard téléphonique
Rédiger des documents et actes administratifs
Classer, archiver
Savoir établir une relation de confiance avec le cadre assisté
Savoir être
Réactif – efficace – rigoureux – autonome – méthodique - organisé
Qualités relationnelles
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Caractéristiques particulières
Horaires variables et pics d’activités en fonction des obligations du Service
Relations du Poste
Interne : Vice-présidents délégués à l’Economie, DGS et ensemble des services de PMM
Externe : Communes membres de PMM – autres collectivités et instances extérieures – entreprises – partenaires économiques
Grade associé et Temps de Travail
Catégorie : B
Filière : Administrative
Cadre d’emploi des Rédacteurs Territoriaux
Durée de travail : poste à temps complet
Expérience similaire exigée
Maîtrise des logiciels de bureautique
Principes rédactionnels de la note de synthèse, du compte rendu
Règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire
Techniques de secrétariat, des outils de communication, de recherche documentaire, de classement et d’archivage
Connaissance des circuits et procédures administratives des collectivités territoriales
Notions d’organisation et de gestion du temps de travail
Règles de l’expression écrite et orale de qualité
Savoir faire
Gérer un standard téléphonique
Rédiger des documents et actes administratifs
Classer, archiver
Savoir établir une relation de confiance avec le cadre assisté
Savoir être
Réactif – efficace – rigoureux – autonome – méthodique - organisé
Qualités relationnelles
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Caractéristiques particulières
Horaires variables et pics d’activités en fonction des obligations du Service
Relations du Poste
Interne : Vice-présidents délégués à l’Economie, DGS et ensemble des services de PMM
Externe : Communes membres de PMM – autres collectivités et instances extérieures – entreprises – partenaires économiques
Grade associé et Temps de Travail
Catégorie : B
Filière : Administrative
Cadre d’emploi des Rédacteurs Territoriaux
Durée de travail : poste à temps complet
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.