Adjoint administratif au sein du secrétariat de mairie
Offre n° O064240920000343
Publiée le 23/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place des arceaux, La Bastide-Clairence (Pyrénées-Atlantiques)
Poste à pourvoir le
01/12/2024
Date limite de candidature
23/10/2024
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Durée de la mission
12 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps non complet,
15h30 hebdomadaire
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
La mairie recherche pour son secrétariat, un adjoint administratif pour assurer les missions suivantes :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du public, renseigner et orienter vers les services.
- Aider à la gestion du secrétariat et des moyens matériels et financiers de la commune.
- Remplacer la secrétaire de mairie en son absence
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du public, renseigner et orienter vers les services.
- Aider à la gestion du secrétariat et des moyens matériels et financiers de la commune.
- Remplacer la secrétaire de mairie en son absence
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS DU POSTE :
• Assurer l’accueil physique et téléphonique du public :
Accueillir, renseigner et orienter la population :
. Délivrer des dossiers et aider à leur compréhension et rédaction (demandes d’aides agricoles, déclaration écobuage, baux…).
. Tenir les différentes régies : piscine, droits de place
. Délivrer les plans du cadastre
Faire le lien entre les administrés, la collectivité et les prestataires de Service Public.
Renseigner et orienter les demandes, mettre en relation les intervenants/services.
Assurer l’interface entre les administrés et la collectivité.
• Aider à la gestion du secrétariat de mairie et des moyens matériels et financiers :
Tenir les registres courriers (arrivée et départ) et assurer la gestion du stock des timbres
Assurer la prise de rendez-vous et tenir à jour l’agenda du Maire
Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques
Assurer la comptabilité fonctionnement (dépenses/mandats et recettes/titres, P503)
Gérer les locations communales : calcul des loyers, suivi des dossiers, cautions
Gérer les déclarations d’écobuage
Gérer les baux ruraux : calcul, suivi des baux et rédaction des actes
Assurer la facturation cantine et garderie des écoles de la commune : établissement des factures, mise en place du prélèvement automatique
Délivrer les copies d’acte d’état civil
Assurer la rédaction et l’envoi d’invitations diverses
Gestion des locations des salles communales : renseignements, réservations, locations, contrats, paiements, et mise à jour des plannings sur le site internet de la commune
Inscription scolaire des enfants à l’école publique sur la plateforme « Base élèves »
Recensement militaire : enregistrement informatique et édition des attestations
Gestion de demandes d’occupation du domaine public, des débits de boissons et des bals
Assurer le remplacement de la secrétaire de mairie :
- se tenir informé des dossiers en cours
- assurer l’enregistrement et le suivi des dossiers d’urbanisme
- connaître les procédures liées à l’état civil en matière de décès, reconnaissances anticipées
CONTRAINTES ET CONDITIONS D'EXERCICE :
• Garant de l’image du service public, l’agent doit avoir une attitude, un comportement et une tenue vestimentaire irréprochable.
• Horaires de travail fixes.
• Grande disponibilité vis-à-vis des usagers et de la hiérarchie.
• Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve.
• Sens du service public.
• Travail au contact direct du public.
• Risques liés à des tensions dans la relation au public.
• Gestion simultanée de différents dossiers
• Assurer l’accueil physique et téléphonique du public :
Accueillir, renseigner et orienter la population :
. Délivrer des dossiers et aider à leur compréhension et rédaction (demandes d’aides agricoles, déclaration écobuage, baux…).
. Tenir les différentes régies : piscine, droits de place
. Délivrer les plans du cadastre
Faire le lien entre les administrés, la collectivité et les prestataires de Service Public.
Renseigner et orienter les demandes, mettre en relation les intervenants/services.
Assurer l’interface entre les administrés et la collectivité.
• Aider à la gestion du secrétariat de mairie et des moyens matériels et financiers :
Tenir les registres courriers (arrivée et départ) et assurer la gestion du stock des timbres
Assurer la prise de rendez-vous et tenir à jour l’agenda du Maire
Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques
Assurer la comptabilité fonctionnement (dépenses/mandats et recettes/titres, P503)
Gérer les locations communales : calcul des loyers, suivi des dossiers, cautions
Gérer les déclarations d’écobuage
Gérer les baux ruraux : calcul, suivi des baux et rédaction des actes
Assurer la facturation cantine et garderie des écoles de la commune : établissement des factures, mise en place du prélèvement automatique
Délivrer les copies d’acte d’état civil
Assurer la rédaction et l’envoi d’invitations diverses
Gestion des locations des salles communales : renseignements, réservations, locations, contrats, paiements, et mise à jour des plannings sur le site internet de la commune
Inscription scolaire des enfants à l’école publique sur la plateforme « Base élèves »
Recensement militaire : enregistrement informatique et édition des attestations
Gestion de demandes d’occupation du domaine public, des débits de boissons et des bals
Assurer le remplacement de la secrétaire de mairie :
- se tenir informé des dossiers en cours
- assurer l’enregistrement et le suivi des dossiers d’urbanisme
- connaître les procédures liées à l’état civil en matière de décès, reconnaissances anticipées
CONTRAINTES ET CONDITIONS D'EXERCICE :
• Garant de l’image du service public, l’agent doit avoir une attitude, un comportement et une tenue vestimentaire irréprochable.
• Horaires de travail fixes.
• Grande disponibilité vis-à-vis des usagers et de la hiérarchie.
• Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve.
• Sens du service public.
• Travail au contact direct du public.
• Risques liés à des tensions dans la relation au public.
• Gestion simultanée de différents dossiers
Profils recherchés
• Compétences techniques :
Connaître l’environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités locales
Connaître les missions des administrations et partenaires publics
Connaître le cadre réglementaire des actes administratifs : état civil, législation funéraire, élections, urbanisme, gestion du domaine public, droit des assurances, aide sociale
Maîtriser les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante
Maîtriser les techniques d’écoute et d’expression.
Connaître les règles de base de grammaire et d’orthographe.
Savoir organiser son temps.
Connaître les techniques de secrétariat : écriture abrégée, prise de notes.
Savoir gérer les situations d’accueil de publics difficiles.
Connaître la règlementation en matière d’archivage.
Rendre compte des difficultés avec les administrés ou le public
• Compétences relationnelles :
Maîtriser les techniques de communication.
Etre organisé, rigoureux et méthodique.
Savoir prioriser son activité.
Etre efficace et réactif.
Etre aimable, sociable et courtois.
Etre discret.
Avoir le sens de l'écoute.
Connaître l’environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités locales
Connaître les missions des administrations et partenaires publics
Connaître le cadre réglementaire des actes administratifs : état civil, législation funéraire, élections, urbanisme, gestion du domaine public, droit des assurances, aide sociale
Maîtriser les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante
Maîtriser les techniques d’écoute et d’expression.
Connaître les règles de base de grammaire et d’orthographe.
Savoir organiser son temps.
Connaître les techniques de secrétariat : écriture abrégée, prise de notes.
Savoir gérer les situations d’accueil de publics difficiles.
Connaître la règlementation en matière d’archivage.
Rendre compte des difficultés avec les administrés ou le public
• Compétences relationnelles :
Maîtriser les techniques de communication.
Etre organisé, rigoureux et méthodique.
Savoir prioriser son activité.
Etre efficace et réactif.
Etre aimable, sociable et courtois.
Etre discret.
Avoir le sens de l'écoute.
Contact et modalités de candidature
Contact
0559702910
Informations complémentaires
Merci d'envoyer vos candidatures (lettre de motivation et CV) à M le Maire :
- par courrier : Mairie de La Bastide Clairence - Maison Darrieux - 40 place des Arceaux - 64240 LA BASTIDE CLAIRENCE
- par mail : mairie@labastideclairence.com
- par courrier : Mairie de La Bastide Clairence - Maison Darrieux - 40 place des Arceaux - 64240 LA BASTIDE CLAIRENCE
- par mail : mairie@labastideclairence.com
Adresse de l'employeur
COMMUNE DE LA BASTIDE-CLAIRENCE
>Place des arceaux
64240 La bastide-clairence
>Place des arceaux
64240 La bastide-clairence
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.