Le Conseil départemental du Puy-de-Dôme s'inscrit dans une logique de proximité et une volonté de solidarité, portée par ses agents territoriaux et ses élus. Exerçant plusieurs compétences sur l'ensemble du Puy-de-Dôme, le Conseil départemental propose des emplois variés et épanouissants.
N'hésitez pas à nous rejoindre pour révéler vos talents !
La Mission
L'assistante de direction est la collaboratrice directe de l'équipe de direction. Elle planifie, organise et coordonne les activités de sa hiérarchie et prépare les décisions. Sous la responsabilité du directeur, vous organisez et planifiez l'activité de l'équipe de direction, assurez la gestion des affaires générales de la Direction et vous êtes le référent ressources humaines de la Direction.
1 - Organiser et planifier l'activité du directeur et du directeur adjoint - Assistance de Direction dans la gestion des dossiers:
- Gérer l'emploi du temps du directeur et du directeur adjoint (prise de RDV pour entretiens, réunions, événements)
- Organiser les réunions du directeur et du directeur adjoint (convocation des participants, diffusion de l'ordre du jour, préparation des dossiers abordés, réservation des salles et du matériel)
- Instruire et/ou apporter une assistance en matière de préparation des dossiers suivis par le directeur, le directeur adjoint et les chefs de service
- Rédiger les PV ou comptes rendus de réunions, participer à l'élaboration des projets de délibérations et les saisir sous AIRDELIB, proposer et rédiger des courriers de réponse
- Participer à l'organisation de certaines manifestations (colloques, séminaires...)
2 - Gestion des affaires générales de la Direction:
- Assurer l'accueil physique et téléphonique (réceptionner, filtrer et orienter les interlocuteurs)
- Assurer le secrétariat de la Direction (rédiger des notes, gérer le courrier, permanence téléphonique...)
- Apporter une aide aux services en cas de besoin (rédaction de notes, photocopies, scan, réservation des salles et du matériel...)
- Assurer le suivi des planning des congés des agents de la Direction
- Référent INCOVAR et suivi des anomalies
- Participer à l'organisation de la GED et en assurer la mise en oeuvre et le suivi en lien avec l'agent en charge de la démarche qualité
- Participer à la gestion des archives créées par ses activités et celles du pôle 'direction' (papier et GED)
- Centraliser les informations et rédiger les divers rapports annuels (activités DBD, développement durable,...)
- Gérer la flotte des véhicules

3 - Etre le référent ressources humaines de la Direction:
- Etre l'interlocuteur de la DRH sur toutes les procédures à mettre en place ou à diffuser
- Proposer les réponses aux divers courriers et notes
- Centraliser les questions RH des agents de la direction et préparer les réponses en lien avec la DRH
- Préparer l'arrivée (en lien avec la DRH, DSI, DAP, AIGOS, COS, etc...) et assurer l'accueil des nouveaux arrivants
- Gérer les diverses absences, remplacements, départ, demandes de stage en lien avec les chefs de service
concernés et l'équipe de direction (rappel des procédures, des délais à respecter, préparer les courriers)
- Centraliser toutes les questions relatives à l'outil Horizon RH et gérer les modifications nécessaires (affectation des agents, FDP,...)
- Centraliser et préparer toutes les décisions/courriers/notes liés à la carrière des agents (avancements de grade, promotions internes, cérémonies de départ...)
- Proposer et mettre en oeuvre des outils de communication (cartographie de l'implantation des bâtiments, création d'une rubrique sous SPIDI, trimestriel DBPE ....)
- Elaborer les divers supports de présentation (nouveaux arrivants, présentations aux diverses commissions (CP,3ème, Exécutif....)

Profil recherché
1 - CONNAISSANCES PROFESSIONNELLES
- Méthodes d'élaboration d'un plan de formation
- Règles et techniques d'expression écrite et rédactionnelles
-Techniques de secrétariat
- Techniques d'accueil, d'écoute
- Techniques rédactionnelles de supports de communication
- Procédures d'archivage
- Instances, circuits et processus de décision
- Logiciel de gestion des délibérations
2 - COMPETENCES TECHNIQUES
- Identifier, rechercher, recueillir et diffuser des informations ciblées
- Respecter la confidentialité
- Elaborer des parcours individuels de formation
- Rédiger des courriers, des notes et des rapports
- Gérer les appels téléphoniques
- Concevoir des outils et supports de communication
- Gérer les plannings, congés et absences du personnel
- Utiliser les logiciels bureautiques
3 - APTITUDES PROFESSIONNELLES
- Organisation et gestion des priorités
- Loyauté
- Disponibilité
- Discrétion
- Aptitude à communiquer
- Rigueur
- Diplomatie

Informations complémentaires :
Poste ouvert aux cadre d'emplois des rédacteurs territoriaux
Informations salariales: traitement statutaire, régime indemnitaire, prime annuelle et participation protection sociale (si mutuelle labellisée)
Comité des Oeuvres Sociales (COS)
Fonction RIFSEEP : Chargé de gestion administrative ou technique spécialisé
Les entretiens auront lieu le 12 juin 2025

Personne à contacter
Thomas COULON
Directeur des Bâtiments et de la Performance Écologique
Pôle Éducation Patrimoine et Collèges
04.73.42.35.85
thomas.coulon@puy-de-dome.fr

La promotion de l'égalité entre les femmes et les hommes est une préoccupation constante au sein de notre collectivité. Dans ce cadre, nous encourageons et valorisons la diversité au sein de nos équipes.