Assistant de Direction
Offre n° O063250201393739
Publiée le 22/02/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
24 rue saint esprit, Clermont-Ferrand (Puy-de-Dôme)
Poste à pourvoir le
22/04/2025
Date limite de candidature
24/03/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Assistant de direction
Missions / conditions d'exercice
1- Assistance de la Directrice
- Organisation de l'agenda, des réunions de la Direction (convocations, réservations des salles, préparation du matériel, diffusion de l'ordre du jour...)
- Gestion des déplacements
- Accueil téléphonique et physique, renseigner les interlocuteurs, relayer les appels vers les services compétents
- Secrétariat administratif des réunions de la Direction et sollicitée par la Directrice
- Constitution des dossiers en amont des réunions
- Veille documentaire interne (intranet, référent du temps de travail...)
- Mise en forme et suivi des parapheurs, contrôle des courriers sortants (relecture, respect de la charte graphique, vérification des règles orthographiques)
- Rangement et archivage des dossiers
- Lien avec le secrétariat des Vice-présidents pour assurer l'organisation des actions de la Direction sous le pilotage des élus
2- Secrétariat et fonctionnement de la Direction de l'Education et des Collèges
- Gestion du courrier physique arrivée / départ et distribution aux services suivant les visas de la Directrice
- Participation aux réunions de Direction, et à des réunions à la demande de la Directrice, rédaction des compte-rendu si nécessaire
- Accueil des nouveaux arrivants (demandes de travaux pour les accès informatiques, demande de mobilier, etc.)
- Gestion des commandes pour les événements (réunions annuelles des collèges par exemple)
- Gestion des fournitures de bureau et des imprimantes / copieurs
- Gestion du temps de travail (référent/e INCOVAR)
- Référent/e classement et archivage des dossiers numériques de la Direction
- Référent/e RGPD
- Suivi des tableaux de la Direction (congés, contacts, recensements annuels divers...)
- Diffusion des informations et des communications de la collectivité intéressant les agents à titre collectif
- Participation ponctuelle à la gestion des dossiers en lien avec les services concernés (réunions des agents des collèges, Conseil départemental des jeunes, kit de rentrée scolaire...)
NB : cette mission ainsi que l'organisation de l'agenda s'exercent également pour le Directeur Général du Pôle Education, Patrimoine et Habitat, pour 10 à 20% du temps de travail.
3- Fonction financière
- Exécution financière (bons de commande, engagements, mandatements, liquidations, saisie du budget, virements...) pour les missions rattachées directement à la Direction : utilisation du logiciel de gestion financière (ASTRE GF) et de DEMABOX
- Suivi du budget de la Direction
4- Communication et valorisation des actions de la Direction
- Mise à jour des pages intranet de la Direction (organigramme, coordonnées, publication de brèves...)
- Publications d'articles et photos préparés par les services sur la page ENT du Département
- Supervision de la mise à jour et modernisation des "fiches collèges" (document d'information réalisé sur chaque établissement).
- Organisation de l'agenda, des réunions de la Direction (convocations, réservations des salles, préparation du matériel, diffusion de l'ordre du jour...)
- Gestion des déplacements
- Accueil téléphonique et physique, renseigner les interlocuteurs, relayer les appels vers les services compétents
- Secrétariat administratif des réunions de la Direction et sollicitée par la Directrice
- Constitution des dossiers en amont des réunions
- Veille documentaire interne (intranet, référent du temps de travail...)
- Mise en forme et suivi des parapheurs, contrôle des courriers sortants (relecture, respect de la charte graphique, vérification des règles orthographiques)
- Rangement et archivage des dossiers
- Lien avec le secrétariat des Vice-présidents pour assurer l'organisation des actions de la Direction sous le pilotage des élus
2- Secrétariat et fonctionnement de la Direction de l'Education et des Collèges
- Gestion du courrier physique arrivée / départ et distribution aux services suivant les visas de la Directrice
- Participation aux réunions de Direction, et à des réunions à la demande de la Directrice, rédaction des compte-rendu si nécessaire
- Accueil des nouveaux arrivants (demandes de travaux pour les accès informatiques, demande de mobilier, etc.)
- Gestion des commandes pour les événements (réunions annuelles des collèges par exemple)
- Gestion des fournitures de bureau et des imprimantes / copieurs
- Gestion du temps de travail (référent/e INCOVAR)
- Référent/e classement et archivage des dossiers numériques de la Direction
- Référent/e RGPD
- Suivi des tableaux de la Direction (congés, contacts, recensements annuels divers...)
- Diffusion des informations et des communications de la collectivité intéressant les agents à titre collectif
- Participation ponctuelle à la gestion des dossiers en lien avec les services concernés (réunions des agents des collèges, Conseil départemental des jeunes, kit de rentrée scolaire...)
NB : cette mission ainsi que l'organisation de l'agenda s'exercent également pour le Directeur Général du Pôle Education, Patrimoine et Habitat, pour 10 à 20% du temps de travail.
3- Fonction financière
- Exécution financière (bons de commande, engagements, mandatements, liquidations, saisie du budget, virements...) pour les missions rattachées directement à la Direction : utilisation du logiciel de gestion financière (ASTRE GF) et de DEMABOX
- Suivi du budget de la Direction
4- Communication et valorisation des actions de la Direction
- Mise à jour des pages intranet de la Direction (organigramme, coordonnées, publication de brèves...)
- Publications d'articles et photos préparés par les services sur la page ENT du Département
- Supervision de la mise à jour et modernisation des "fiches collèges" (document d'information réalisé sur chaque établissement).
Profils recherchés
* Connaitre la Fonction Publique Territoriale et le fonctionnement d'une collectivité départementale
* Savoir orienter et accompagner différents interlocuteurs dans leurs demandes
* Être discret et diplomate dans ses interactions avec les partenaires internes et externes
* Être force de proposition pour améliorer le fonctionnement administratif global
* Maitriser les outils informatiques ; avoir de l'aisance à l'utilisation de plusieurs logiciels spécifiques métiers
* Disposer de facilité rédactionnelle, maitrise orthographique et grammaticale, goût pour la communication écrite à destination des supports numériques
* Savoir organiser son travail, autonomie, capacités d'apprentissage et de recherche d'informations
* Sens du service public
* Idéalement vous avez une expérience sur ce type de poste au sein d'une collectivité
Informations spécifiques liées au recrutement :
La promotion de l'égalité entre les femmes et les hommes est une préoccupation constante au sein de notre collectivité. De même, la collectivité encourage et valorise l'inclusion et la diversité au sein de ses équipes.
Informations salariales : traitement statutaire, régime indemnitaire, prime annuelle, participation protection sociale
Cadre d'emplois : Rédacteurs territoriaux
Fonction RIFSEEP: Chargé de gestion administrative ou technique spécialisé
Restaurant inter-administratif à disposition des agents de la collectivité
Date des entretiens: le 10 avril 2025
Poste à pourvoir à partir du : 1er juin 2025
Personne(s) à contacter: Anne-Sophie CARON
Directrice de l'Education et des Collèges
04 73 42 22 61
anne-sophie.caron@puy-de-dome.fr
* Savoir orienter et accompagner différents interlocuteurs dans leurs demandes
* Être discret et diplomate dans ses interactions avec les partenaires internes et externes
* Être force de proposition pour améliorer le fonctionnement administratif global
* Maitriser les outils informatiques ; avoir de l'aisance à l'utilisation de plusieurs logiciels spécifiques métiers
* Disposer de facilité rédactionnelle, maitrise orthographique et grammaticale, goût pour la communication écrite à destination des supports numériques
* Savoir organiser son travail, autonomie, capacités d'apprentissage et de recherche d'informations
* Sens du service public
* Idéalement vous avez une expérience sur ce type de poste au sein d'une collectivité
Informations spécifiques liées au recrutement :
La promotion de l'égalité entre les femmes et les hommes est une préoccupation constante au sein de notre collectivité. De même, la collectivité encourage et valorise l'inclusion et la diversité au sein de ses équipes.
Informations salariales : traitement statutaire, régime indemnitaire, prime annuelle, participation protection sociale
Cadre d'emplois : Rédacteurs territoriaux
Fonction RIFSEEP: Chargé de gestion administrative ou technique spécialisé
Restaurant inter-administratif à disposition des agents de la collectivité
Date des entretiens: le 10 avril 2025
Poste à pourvoir à partir du : 1er juin 2025
Personne(s) à contacter: Anne-Sophie CARON
Directrice de l'Education et des Collèges
04 73 42 22 61
anne-sophie.caron@puy-de-dome.fr
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Cliquez sur le lien ci-dessus pour postuler
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.