Au sein du Pôle Innovation, Ressources, Appui aux Transitions (PIRAT), regroupant 6 directions :
* Ingénierie Juridique, Gouvernance Institutionnelle et Propriétés (DIJGIP)
* Transformation et Appui aux Transitions (DTAT)
* Ressources Informatiques et Numériques (DRIN)
* Finances, Evaluation, Gestion (DFEGe)
* Commande Publique et Logistique (DCPL)
* Ressources Humaines (DRH)


Vous intégrez le Secrétariat mutualisé composé actuellement de sa responsable et d'un assistant administratif. Votre sens de la communication, votre savoir-faire et savoir-être seront des atouts précieux pour un travail de collaboration.
* Missions générales liées au secrétariat des différentes directions composant le pôle
Vous assurez en appui de la responsable, à hauteur de 30 % de votre temps, les tâches liées au secrétariat des différentes directions du pôle (hors DRH) : gestion des agendas, préparation des réunions et participation au besoin, réception, distribution des courriers entrants et sortants de la collectivité pour le pôle, accueil physique et téléphonique.

Vous gérez la mise en forme des notes, courriers et autres documents utiles à chaque périmètre cités et vous suivez l'enregistrement et la transmission des courriers et des parapheurs.
Vous êtes en collaboration avec la responsable et l'assistant actuel la référente informatique et bureautique, et vous gérez dans ce cadre les demandes diverses du pôle : demande de mobilier, fournitures, travaux, réservation de salles, de voitures.
Vous serez chargé(e) d'élaborer un processus d'archivage numérique des documents liés notamment à la gestion du patrimoine et de versement aux archives départementales, mais vous assurez également le processus d'archivage des dossiers au besoin pour les autres périmètres du pôle.
Pour l'ensemble de ces missions, votre maîtrise des outils informatiques WORD, EXCEL, power-point, est nécessaire mais vous aurez également à vous familiariser avec des logiciels plus spécifiques tels que TELERECOURS, AIRDELIB, ELISE.
En cas d'absence de la responsable du secrétariat et selon l'organisation du service, vous assurez les missions de secrétariat auprès du Directeur Général Adjoint du Pôle en lieu et place de la responsable.
* Missions spécifiques liées au Service Propriétés, Assurances, Conseils (SPAC) relevant de la Direction de l'Ingénierie Juridique, Gouvernance Institutionnelle et Propriétés (DIJGIP)
Au sein du Service Propriétés, Assurances, Conseils (SPAC) relevant de la Direction de l'Ingénierie Juridique, Gouvernance Institutionnelle et Propriétés (DIJGIP), vous participez à l'organisation, le suivi, l'élaboration des différents dossiers fonciers, locatifs et d'assurances à hauteur de 70 % de votre temps.
Dès la réception des dossiers, vous procédez à leur enregistrement dans des tableaux de bord régulièrement mis à jour, vous constituez et suivez les procédures d'acquisitions, de cessions, d'échanges (correspondances, notaires, géomètres...) et de gestion locative (convocations, AG...) les demandes de servitudes (EDF, ENEDIS...) et vous êtes en lien avec le Service des Domaines via un logiciel dédié pour les demandes d'estimation des biens.
Vous avez la gestion et le suivi des demandes d'alignement en lien avec les Directions routières et de l'Aménagement territorial.
En matière d'assurance, vous êtes en contact avec les experts, tiers, assureurs, et vous assurez le suivi des marchés.
La maîtrise des logiciels type EXCEL, SCRIBE, ROUTE NET vous permet d'élaborer des bilans fonciers, immobiliers, des états parcellaires, plans cadastraux, d'urbanismes.
En équipe, vous élaborez le budget du service, et vous en assurez le suivi financier : prise en charge et suivi des RSU en liaison avec l'exécution budgétaire mais également la gestion des factures dans le logiciel DEMABOX et leurs paiements dans le logiciel ASTRE.