Poste Secrétaire de mairie. Création de poste suite à la nécessité d'une augmentation du temps de travail pour réaliser les missions.
Relations fonctionnelles internes : élus, ATSEM, agents techniques polyvalents, agents d’entretien,
N + 2 Maire et N+ 1 Adjointe au maire
Relations fonctionnelles externes : usagers, entreprises, associations, trésor public, Centre de gestion, CNFPT, services et administrations préfectorales, Conseil départemental, Conseil régional, Agglo pays d’Issoire…

1. Assurer l’assistance, le conseil, la préparation et le suivi du travail avec les élus :
- Conseiller les élus et alerter sur les risques techniques et juridiques ;
- Préparer et suivre le conseil municipal ;
- Préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal et les actes administratifs du maire ;
- Préparer et suivre les réunions et commissions ;
- Garantir la préparation et la mise en œuvre des réunions publiques et des festivités.

2. Effectuer la gestion de l’état civil :
- Délivrer les actes d'état civil, les extraits ou copies intégrales dans le respect des règles de publicité ;
- Tenir et gérer les registres d'état civil ;
- Délivrer les autorisations administratives en matière funéraire ;
- Assister l'Officier d'état civil lors de la célébration des mariages ;
- Organiser les élections et effectuer le suivi des listes électorales.

3. Réaliser la gestion comptable et budgétaire :
- Procéder à l’exécution comptable des dépenses et des recettes ;
- Suivre l'exécution budgétaire et rectifier les écarts entre prévisionnel et réalisé ;
- Gérer les relations avec les services comptables de l'état ;
- Préparer les documents budgétaires ;
- Gérer la passation des marchés publics, les subventions et le suivi des achats.

4. Procéder à la gestion du personnel et au pilotage des services :
- Suivre les carrières du personnel ;
- Réaliser les paies et l’établissement des déclarations afférentes ;
- Assurer le suivi des temps pour l’ensemble des agents ;
- Elaborer le plan de formation et en assurer le suivi ;
- Piloter, suivre et contrôler les activités des services ;

5. Gestion des demandes d’urbanisme :
- Conseiller les administrés ;
- Renseigner sur le logiciel, assurer la transmission et le suivi des demandes ;
- Respect des délais de transmission des pièces et actes ;
- Alerter les élus sur les risques techniques et juridiques.

Facteurs d’évolution possible du poste
Rédacteur

COMPETENCES

N : notions = connaissance des enjeux principaux
C : connaissances = mise en œuvre de procédures simples
M : maîtrise = mise en œuvre de procédures complexes
E : expertise = modification ou création d’une procédure

Savoirs :

Fonctionnement des collectivités et établissements publics M
Règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique M
Cadre juridique des actes administratifs et d'état civil M
Statut de la Fonction publique territoriale M
Règles d'urbanisme C
Fonctionnement et les enjeux du contrôle de légalité N
Cadre juridique et les différentes procédures de la commande publique C
Logiciels métiers (paie, comptable, état civil, urbanisme…) M

Savoir-faire :
Accueil, renseignement et orientation du public M
Assistance et conseil des élus M
Gestion de la carrière et de la paie des agents M
Elaboration, mise en forme et classement de documents administratifs M
Préparation, exécution et clôture d’un budget M
Préparation, organisation et suivi du conseil municipal M
Elaboration des actes d’état civil et tenue des registres M
Préparation et organisation des élections M

Savoir-être :
Réactivité M
Adaptabilité M
Discrétion professionnelle E
Autonomie et travail en équipe M
Capacité d’analyse et de synthèse M
Force de proposition M
Organisation M
Rigueur M

Expérience requise :
Niveau de qualification : Baccalauréat
Expérience sur des missions similaires : ☐ non souhaitée ☐ souhaitée ☒ indispensable