ASSISTANTE DE DIRECTION
Offre n° O062241226000709
Publiée le 26/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
La Citadelle - Boulevard du Général de Gaulle - CS 10345, Arras (Pas-de-Calais)
Poste à pourvoir le
25/04/2025
Date limite de candidature
25/01/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité du Directeur Général Adjoint en charge du Pôle Technique, vous aurez pour missions de participer à l’organisation des activités du Directeur Général Adjoint.
Missions / conditions d'exercice
- Participer à l’organisation des activités du Directeur Général Adjoint :
• Assister le directeur dans son suivi des sujets à traiter (identifie, liste, répertorie les sujets et vérifie leur traitement)
• Préparation des réunions (élaboration des ordres du jour, constitution des dossiers, invitations, suivi des présences, préparation des salles et supports de présentation, rédaction de comptes-rendus, diffusion des informations, …)
• Gestion de l’agenda électronique (mise à jour, gestion des agendas partagés, organisation des réunions et visioconférences, …)
• Gestion du répertoire des contacts (création et maj des fiches, classement par nature, partage, …)
• Organiser les déplacements du DGA (gestion de la logistique, support numérique de transport ou d’hébergement, …)
- Assurer la gestion du courrier et de la messagerie du DGA :
• Enregistrer, orienter et diffuser le courrier et les courriels auprès des Directions et assurer la traçabilité des documents suivis par le DGA
• Assurer le classement documentaire sur l’arborescence de la messagerie et celles des espaces collaboratifs (avec mise à jour des versions)
• Gestion de l’ensemble des parapheurs à la signature du DGA ou des Elus (relecture, mise forme, suivi des correctifs, …)
• Dactylographie des courriers propres au DGA
- Assurer la préparation des réunions hebdomadaires (Pôle, Directeurs, DG) et institutionnelles (Pré-burex, Burex, Bureau, Conférence des Maires, Commissions, ...)
• Inscription des sujets à l’ODJ par croisement avec les sujets évoqués en réunions de pôle, DG/DGA, directeurs, les tâches répertoriées, les courriels et courriers reçus, …
• Constitution des répertoires numérique sur les espaces collaboratifs
• Superviser l’élaboration itérative, le respect des échéances et la diffusion des documents finaux (formalisme, gestion des versions, …)
• Organisation et participation aux réunions de commissions thématiques
• Rédiger les CRR
- Assurer la gestion documentaire électronique du DGA :
• Centraliser et organiser la gestion documentaire (constitution de l’arborescence, sauvegarde des documents, mise à niveau des versions, …)
• Harmonisation des titres et indexations
• Numérisation des documents papiers avec indexation du titre
• Partage des documents
- Assurer la gestion des Ressources Humaines pour la DGA :
• Être le référent des RH pour accompagner les évolutions à mettre en œuvre (progiciels, règlement intérieur, fiche de postes, congés, …)
• Mettre en forme le plan de formation de la DGA
• Mettre à jour l’organigramme et les documents associés (indicateurs, effectif, trombinoscope, annuaire, …)
• Assurer la mise à jour des fiches de poste
• Accompagner les Directions dans le processus de recrutements (rédaction des demandes de remplacement, logistique d’accueil des arrivants, …)
• Assister l’encadrement de la DGA dans ses missions RH (harmonisation des pratiques, diffusion des informations, …)
• Accompagner le DGA dans la gestion des dossiers spécifiques (C.A.P., C.T.P., C.H.S.C.T., …)
• Rédiger, mettre en forme et organiser la gestion documentaire associées
• Suivi des congés des directeurs (tableau, agendas, …)
• Superviser le processus annuel d’évaluation des agents
- Assurer l’accueil physique et téléphonique :
• Gérer les contacts internes et externes : accueil physique, filtrage des appels téléphoniques, prise et diffusion de messages, …
• Orienter vers l’interlocuteur compétent
• Entretenir les relations avec les partenaires internes et externes
- Assurer la mise en place d’outils génériques ou collaboratifs au sein du Pôle :
• Documents type (diaporama, courriers, délibérations, rapports de présentation, CR d’activités, …)
• Classement documentaire (espaces collaboratifs, gestion des droits d’accès, arborescence, …)
• Assister le directeur dans son suivi des sujets à traiter (identifie, liste, répertorie les sujets et vérifie leur traitement)
• Préparation des réunions (élaboration des ordres du jour, constitution des dossiers, invitations, suivi des présences, préparation des salles et supports de présentation, rédaction de comptes-rendus, diffusion des informations, …)
• Gestion de l’agenda électronique (mise à jour, gestion des agendas partagés, organisation des réunions et visioconférences, …)
• Gestion du répertoire des contacts (création et maj des fiches, classement par nature, partage, …)
• Organiser les déplacements du DGA (gestion de la logistique, support numérique de transport ou d’hébergement, …)
- Assurer la gestion du courrier et de la messagerie du DGA :
• Enregistrer, orienter et diffuser le courrier et les courriels auprès des Directions et assurer la traçabilité des documents suivis par le DGA
• Assurer le classement documentaire sur l’arborescence de la messagerie et celles des espaces collaboratifs (avec mise à jour des versions)
• Gestion de l’ensemble des parapheurs à la signature du DGA ou des Elus (relecture, mise forme, suivi des correctifs, …)
• Dactylographie des courriers propres au DGA
- Assurer la préparation des réunions hebdomadaires (Pôle, Directeurs, DG) et institutionnelles (Pré-burex, Burex, Bureau, Conférence des Maires, Commissions, ...)
• Inscription des sujets à l’ODJ par croisement avec les sujets évoqués en réunions de pôle, DG/DGA, directeurs, les tâches répertoriées, les courriels et courriers reçus, …
• Constitution des répertoires numérique sur les espaces collaboratifs
• Superviser l’élaboration itérative, le respect des échéances et la diffusion des documents finaux (formalisme, gestion des versions, …)
• Organisation et participation aux réunions de commissions thématiques
• Rédiger les CRR
- Assurer la gestion documentaire électronique du DGA :
• Centraliser et organiser la gestion documentaire (constitution de l’arborescence, sauvegarde des documents, mise à niveau des versions, …)
• Harmonisation des titres et indexations
• Numérisation des documents papiers avec indexation du titre
• Partage des documents
- Assurer la gestion des Ressources Humaines pour la DGA :
• Être le référent des RH pour accompagner les évolutions à mettre en œuvre (progiciels, règlement intérieur, fiche de postes, congés, …)
• Mettre en forme le plan de formation de la DGA
• Mettre à jour l’organigramme et les documents associés (indicateurs, effectif, trombinoscope, annuaire, …)
• Assurer la mise à jour des fiches de poste
• Accompagner les Directions dans le processus de recrutements (rédaction des demandes de remplacement, logistique d’accueil des arrivants, …)
• Assister l’encadrement de la DGA dans ses missions RH (harmonisation des pratiques, diffusion des informations, …)
• Accompagner le DGA dans la gestion des dossiers spécifiques (C.A.P., C.T.P., C.H.S.C.T., …)
• Rédiger, mettre en forme et organiser la gestion documentaire associées
• Suivi des congés des directeurs (tableau, agendas, …)
• Superviser le processus annuel d’évaluation des agents
- Assurer l’accueil physique et téléphonique :
• Gérer les contacts internes et externes : accueil physique, filtrage des appels téléphoniques, prise et diffusion de messages, …
• Orienter vers l’interlocuteur compétent
• Entretenir les relations avec les partenaires internes et externes
- Assurer la mise en place d’outils génériques ou collaboratifs au sein du Pôle :
• Documents type (diaporama, courriers, délibérations, rapports de présentation, CR d’activités, …)
• Classement documentaire (espaces collaboratifs, gestion des droits d’accès, arborescence, …)
Profils recherchés
Compétences et aptitudes requises :
• BTS Assistant Manager ;
• Aisance rédactionnelle, qualités relationnelles, autonomie et rigueur dans l’organisation du travail, adaptabilité à l’évolution du contexte et des missions ;
• Excellente maîtrise des outils bureautiques et numériques (Word, Powerpoint, Outlook, Share Point, One Drive ) ;
• Qualité rédactionnelles et orthographiques ;
• Grande autonomie dans l’organisation du travail ;
• Permis de conduire ;
• Sens du travail en équipe, grande capacité d’initiative ;
• Rigueur, discrétion, réactivité et flexibilité ;
• Polyvalence et grande disponibilité ;
Conditions d’exercice des missions :
• Travail sédentaire en bureau individuel ;
• Travail avec l’ensemble des outils numériques ;
• Travail en polyvalence avec les autres secrétariats de la Direction Générale et du Pôle Technique (remplacement, répartition du travail) ;
• Organisation et participation à la mise en place de grands évènements pilotés par la Direction ;
• Représentation du DGA dans l’exercice des missions ;
• Echanges réguliers d’informations avec le DGA ;
• Communication régulière avec les élus référents de la Direction ;
• Relation régulière avec l’ensemble des services, notamment avec la Direction Générale, le Cabinet du Président et les autres pôles.
• BTS Assistant Manager ;
• Aisance rédactionnelle, qualités relationnelles, autonomie et rigueur dans l’organisation du travail, adaptabilité à l’évolution du contexte et des missions ;
• Excellente maîtrise des outils bureautiques et numériques (Word, Powerpoint, Outlook, Share Point, One Drive ) ;
• Qualité rédactionnelles et orthographiques ;
• Grande autonomie dans l’organisation du travail ;
• Permis de conduire ;
• Sens du travail en équipe, grande capacité d’initiative ;
• Rigueur, discrétion, réactivité et flexibilité ;
• Polyvalence et grande disponibilité ;
Conditions d’exercice des missions :
• Travail sédentaire en bureau individuel ;
• Travail avec l’ensemble des outils numériques ;
• Travail en polyvalence avec les autres secrétariats de la Direction Générale et du Pôle Technique (remplacement, répartition du travail) ;
• Organisation et participation à la mise en place de grands évènements pilotés par la Direction ;
• Représentation du DGA dans l’exercice des missions ;
• Echanges réguliers d’informations avec le DGA ;
• Communication régulière avec les élus référents de la Direction ;
• Relation régulière avec l’ensemble des services, notamment avec la Direction Générale, le Cabinet du Président et les autres pôles.
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.