Assistante de direction du déveleppoment territorial et de la vie associative (h/f)
Offre n° O062241129001077
Publiée le 09/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place Guy Mollet - BP 913, Arras (Pas-de-Calais)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Assistant de conservation principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La ville d'Arras, dans le cadre de son projet de territoire, cœur de ville/cœur de quartier place la territorialisation des politiques publiques comme une condition de sa réussite. Il place la proximité, le lien avec les habitants, les acteurs de quartier, la coopération entre services et départements comme un axe majeur qui nécessite d'adapter les réponses et les services aux particularités de chaque quartier pour mieux répondre aux besoins et attentes des arrageois.
Le service développement territorial vise à accompagner la politique de développement local, sur les trois grands quartiers de la ville, qui concourt à améliorer les conditions de vie quotidienne des habitants, à lutter contre la ségrégation urbaine et à favoriser un véritable parcours social, professionnel et citoyen.
L'assistante accompagne administrativement la mise en œuvre des dispositifs de la Politique de la Ville. Elle en facilite l'organisation, par la mise en place de rencontres techniques et politiques internes et partenariales.
Elle a également vocation à accompagner les équipes (Gestionnaires de quartier et animateurs GUSP) dans la partie administrative de leurs missions, tant au niveau des outils de suivi que de l'organisation d'instances techniques, politiques et participatives citoyennes.
La direction de la vie associative tend quant à elle à renforcer l'action municipale, à soutenir l'engagement, l'implication citoyenne et les valeurs du bénévolat mais aussi permettre à tous les arrageois de contribuer à l'élaboration de projets partagés, participant au développement du territoire.
L'assistante de direction assure l'accueil et des missions de secrétariat pour le bon fonctionnement de la direction.
Le service développement territorial vise à accompagner la politique de développement local, sur les trois grands quartiers de la ville, qui concourt à améliorer les conditions de vie quotidienne des habitants, à lutter contre la ségrégation urbaine et à favoriser un véritable parcours social, professionnel et citoyen.
L'assistante accompagne administrativement la mise en œuvre des dispositifs de la Politique de la Ville. Elle en facilite l'organisation, par la mise en place de rencontres techniques et politiques internes et partenariales.
Elle a également vocation à accompagner les équipes (Gestionnaires de quartier et animateurs GUSP) dans la partie administrative de leurs missions, tant au niveau des outils de suivi que de l'organisation d'instances techniques, politiques et participatives citoyennes.
La direction de la vie associative tend quant à elle à renforcer l'action municipale, à soutenir l'engagement, l'implication citoyenne et les valeurs du bénévolat mais aussi permettre à tous les arrageois de contribuer à l'élaboration de projets partagés, participant au développement du territoire.
L'assistante de direction assure l'accueil et des missions de secrétariat pour le bon fonctionnement de la direction.
Missions / conditions d'exercice
* Assistance des directeurs
o Accompagner les Directeurs et membres des directions dans leurs différentes missions
o Gérer l'agenda des Directeurs en lien avec les autres assistantes de la collectivité
o Assurer le suivi des demandes formulées par les Directeurs (courriels et consignes écrites)
o Rechercher les informations (partenaires, réseau, ressources internes, Internet,...)
* Accueil et contacts :
o Assurer l'accueil physique et téléphonique du public, renseignements - information et transmission des messages
o Prendre des contacts avec des habitants, acteurs, associations et partenaires du territoire
o Orienter les publics vers le bon interlocuteur
* Gestion administrative :
o Gérer et suivre les courriers pilotés liés aux services du Développement Territorial et à la direction de la Vie Associative,
o Prendre des notes lors de réunions, mettre en forme et diffuser compte-rendu, relevés de décisions et tout autre outil de reporting, pour transmission aux partenaires et instances ad-hoc,
o Tenir des outils internes de programmation des événements pilotés par les services du Développement Territorial et de la direction Vie Associative,
o Assurer le classement et le lien avec le service des archives (archivage, pilon, ...)
o Organiser et préparer des réunions ou des instances participatives pilotées par les services du Développement Territorial.
o Contribuer à la rédaction, mettre en forme et veiller au respect des délais d'instruction et de réponse, à l'appui d'un tableau de bord des :
o Courriers et courriels,
o Dossiers de demandes de subventions municipales, mises à disposition de matériel, locaux,...
o Conventions et avenants (subventions, mises à disposition de matériel, locaux, ...)
o Participer activement à l'instruction des dossiers de demandes de subventions
* Sur la veille territoriale
o Organiser la mise en place de l'instance GVT et la mobilisation des directions ad-hoc,
o Assurer la diffusion dans le circuit de validation, aux élus et directions concernés
* Sur la programmation du Contrat de Ville et les différents appels à projet qui peuvent venir en soutien des publics des quartiers
o Etre un relais d'information, s'assurer de sa bonne diffusion et de son appropriation par les directions et services de la ville d'Arras, dans le cadre du processus d'instruction établi en interne,
o Organiser les instances techniques et politiques municipales visant l'instruction des projets déposés et l'arbitrage des soutiens financiers,
* Sur le volet Renouvellement Urbain, partie intégrante du contrat de ville :
o Organiser les instances techniques et politiques municipales, permettant le suivi interne des opérations de renouvellement urbain.
* En complémentarité des autres assistantes du département Démocratie Locale - Proximité et Vie Associative, garantir la continuité de service en périodes d'absences autorisées
o Accompagner les Directeurs et membres des directions dans leurs différentes missions
o Gérer l'agenda des Directeurs en lien avec les autres assistantes de la collectivité
o Assurer le suivi des demandes formulées par les Directeurs (courriels et consignes écrites)
o Rechercher les informations (partenaires, réseau, ressources internes, Internet,...)
* Accueil et contacts :
o Assurer l'accueil physique et téléphonique du public, renseignements - information et transmission des messages
o Prendre des contacts avec des habitants, acteurs, associations et partenaires du territoire
o Orienter les publics vers le bon interlocuteur
* Gestion administrative :
o Gérer et suivre les courriers pilotés liés aux services du Développement Territorial et à la direction de la Vie Associative,
o Prendre des notes lors de réunions, mettre en forme et diffuser compte-rendu, relevés de décisions et tout autre outil de reporting, pour transmission aux partenaires et instances ad-hoc,
o Tenir des outils internes de programmation des événements pilotés par les services du Développement Territorial et de la direction Vie Associative,
o Assurer le classement et le lien avec le service des archives (archivage, pilon, ...)
o Organiser et préparer des réunions ou des instances participatives pilotées par les services du Développement Territorial.
o Contribuer à la rédaction, mettre en forme et veiller au respect des délais d'instruction et de réponse, à l'appui d'un tableau de bord des :
o Courriers et courriels,
o Dossiers de demandes de subventions municipales, mises à disposition de matériel, locaux,...
o Conventions et avenants (subventions, mises à disposition de matériel, locaux, ...)
o Participer activement à l'instruction des dossiers de demandes de subventions
* Sur la veille territoriale
o Organiser la mise en place de l'instance GVT et la mobilisation des directions ad-hoc,
o Assurer la diffusion dans le circuit de validation, aux élus et directions concernés
* Sur la programmation du Contrat de Ville et les différents appels à projet qui peuvent venir en soutien des publics des quartiers
o Etre un relais d'information, s'assurer de sa bonne diffusion et de son appropriation par les directions et services de la ville d'Arras, dans le cadre du processus d'instruction établi en interne,
o Organiser les instances techniques et politiques municipales visant l'instruction des projets déposés et l'arbitrage des soutiens financiers,
* Sur le volet Renouvellement Urbain, partie intégrante du contrat de ville :
o Organiser les instances techniques et politiques municipales, permettant le suivi interne des opérations de renouvellement urbain.
* En complémentarité des autres assistantes du département Démocratie Locale - Proximité et Vie Associative, garantir la continuité de service en périodes d'absences autorisées
Profils recherchés
* Connaissance - maîtrise des outils informatiques et de bureautique (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Elise, Eudonet, Astech, Ciril, MGDIS, Pos Actes)
* Qualités relationnelle, d'analyse et d'organisation
* Capacité rédactionnelle et de prise de notes
* Prise d'initiative et réactivité
* Adaptabilité
* Maîtrise des techniques et outils de planification et d'organisation
* Qualités relationnelle, d'analyse et d'organisation
* Capacité rédactionnelle et de prise de notes
* Prise d'initiative et réactivité
* Adaptabilité
* Maîtrise des techniques et outils de planification et d'organisation
Contact et modalités de candidature
Contact
0321505050
Informations complémentaires
Merci d'adresser lettre de motivation et CV à l'adresse drh-recrutement@ville-arras.fr Merci de mentionner dans l'objet de votre lettre de motivation l'intitulé du poste ainsi que la référence de l'offre. Les lauréats du concours devront joindre leur justificatif de réussite au concours, tout dossier incomplet ne sera pas traité.
Nous ne manquerons pas de vous recontacter en cas d'adéquation avec votre profil.
Sans réponse de notre part dans un délai de 2 mois, nous vous prions de considérer, que nous ne pouvons répondre favorablement à votre requête.
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Sans réponse de notre part dans un délai de 2 mois, nous vous prions de considérer, que nous ne pouvons répondre favorablement à votre requête.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.