ASSISTANT DE DIRECTION
Offre n° O062241128000556
Publiée le 28/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
300 Route de Mouriez, Marconnelle (Pas-de-Calais)
Poste à pourvoir le
01/04/2025
Date limite de candidature
08/01/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
CONTEXTE
Le Conseil départemental du Pas-de-Calais a adopté en 2022 son projet de mandat à travers trois Pactes qui fixent les grandes ambitions et priorités pour la mandature :
- « Agir avec vous pour bien vivre dans le Pas-de-Calais » – Pacte des solidarités territoriales
- « Agir avec vous pour se réaliser dans le Pas-de-Calais » – Pacte des réussites citoyennes
- « Agir avec vous pour l’épanouissement de tous dans le Pas-de-Calais » – Pacte des solidarités humaines.
Le Département est un acteur essentiel du quotidien des habitants. Permettre un développement harmonieux des territoires, donner à chacun une chance de réussir et de s’épanouir, garantir un accompagnement de qualité et dans la proximité aux personnes les plus fragiles, sont au cœur de ses préoccupations.
Trois axes (et défis) transversaux, que sont l’accompagnement de la jeunesse, la préservation du climat et la promotion du lien social, ont également été posés par les élus comme structurants pour l’action départementale et se traduiront donc dans l’ensemble de ses politiques publiques.
C’est en s’appuyant sur une ambitieuse démarche de concertation auprès des habitants du Pas-de-Calais, de ses partenaires et de ses agents, que le Département entend mettre en œuvre concrètement ces orientations.
Avec ce projet de mandat, les élus départementaux ont fixé à l'administration le cadre de la mise en œuvre des politiques départementales jusqu'en 2027.
Le Pacte des solidarités territoriales pose, à travers 14 ambitions, les axes d'une politique forte pour prendre en compte le changement climatique dans l'ensemble des politiques départementales, garantir aux habitants des services de proximité de qualité et veiller à l'attractivité du territoire. Notamment par ses actions n°4 « Adapter le réseau routier départemental aux enjeux environnementaux et aux attentes des usagers » et n°8 « Favoriser les nouvelles pratiques de mobilité ».
RAISON D’ÊTRE DU POSTE
L’assistant de direction apporte une aide permanente au directeur de la Maison du Département Aménagement et Développement Territorial (MDADT) en termes d'organisation personnelle, de préparation, de gestion, de suivi et de classement, des dossiers. Il sera également en charge de l’accueil physique et téléphonique et de l’orientation des usagers vers le bon interlocuteur au sein de la MDADT ou des autres directions du Département. Il sera acteur de la communication particulièrement par le biais de l’intranet notamment pour la valorisation du savoir-faire des équipes, et initiateur de la transversalité au sein de la direction.
De par son rôle prépondérant au sein de la direction, l’assistant de direction est tenu au respect de la confidentialité et à la discrétion professionnelle dans le cadre de ses missions.
POSITIONNEMENT ET ORGANISATION
1. Positionnement hiérarchique :
Pôle aménagement et développement territorial
└ Maison du Département aménagement et développement territorial
2. Positionnement dans l’organisation de travail :
Localisation : la résidence administrative du poste est fixée à Marconnelle.
Temps de travail : le temps complet est souhaité.
Poste éligible au télétravail : oui
Cette mention ne présente qu’un caractère indicatif et ne présage pas de la décision définitive en cas de candidature au télétravail.
Conditions et contraintes du poste :
Conformément au principe d’égalité d’accès à l’emploi public, cet emploi est ouvert, à compétences égales, à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires (loi du 26/01/84 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et décret régissant le cadre d’emplois correspondant). Les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par la voie contractuelle.
Le Conseil départemental du Pas-de-Calais a adopté en 2022 son projet de mandat à travers trois Pactes qui fixent les grandes ambitions et priorités pour la mandature :
- « Agir avec vous pour bien vivre dans le Pas-de-Calais » – Pacte des solidarités territoriales
- « Agir avec vous pour se réaliser dans le Pas-de-Calais » – Pacte des réussites citoyennes
- « Agir avec vous pour l’épanouissement de tous dans le Pas-de-Calais » – Pacte des solidarités humaines.
Le Département est un acteur essentiel du quotidien des habitants. Permettre un développement harmonieux des territoires, donner à chacun une chance de réussir et de s’épanouir, garantir un accompagnement de qualité et dans la proximité aux personnes les plus fragiles, sont au cœur de ses préoccupations.
Trois axes (et défis) transversaux, que sont l’accompagnement de la jeunesse, la préservation du climat et la promotion du lien social, ont également été posés par les élus comme structurants pour l’action départementale et se traduiront donc dans l’ensemble de ses politiques publiques.
C’est en s’appuyant sur une ambitieuse démarche de concertation auprès des habitants du Pas-de-Calais, de ses partenaires et de ses agents, que le Département entend mettre en œuvre concrètement ces orientations.
Avec ce projet de mandat, les élus départementaux ont fixé à l'administration le cadre de la mise en œuvre des politiques départementales jusqu'en 2027.
Le Pacte des solidarités territoriales pose, à travers 14 ambitions, les axes d'une politique forte pour prendre en compte le changement climatique dans l'ensemble des politiques départementales, garantir aux habitants des services de proximité de qualité et veiller à l'attractivité du territoire. Notamment par ses actions n°4 « Adapter le réseau routier départemental aux enjeux environnementaux et aux attentes des usagers » et n°8 « Favoriser les nouvelles pratiques de mobilité ».
RAISON D’ÊTRE DU POSTE
L’assistant de direction apporte une aide permanente au directeur de la Maison du Département Aménagement et Développement Territorial (MDADT) en termes d'organisation personnelle, de préparation, de gestion, de suivi et de classement, des dossiers. Il sera également en charge de l’accueil physique et téléphonique et de l’orientation des usagers vers le bon interlocuteur au sein de la MDADT ou des autres directions du Département. Il sera acteur de la communication particulièrement par le biais de l’intranet notamment pour la valorisation du savoir-faire des équipes, et initiateur de la transversalité au sein de la direction.
De par son rôle prépondérant au sein de la direction, l’assistant de direction est tenu au respect de la confidentialité et à la discrétion professionnelle dans le cadre de ses missions.
POSITIONNEMENT ET ORGANISATION
1. Positionnement hiérarchique :
Pôle aménagement et développement territorial
└ Maison du Département aménagement et développement territorial
2. Positionnement dans l’organisation de travail :
Localisation : la résidence administrative du poste est fixée à Marconnelle.
Temps de travail : le temps complet est souhaité.
Poste éligible au télétravail : oui
Cette mention ne présente qu’un caractère indicatif et ne présage pas de la décision définitive en cas de candidature au télétravail.
Conditions et contraintes du poste :
Conformément au principe d’égalité d’accès à l’emploi public, cet emploi est ouvert, à compétences égales, à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires (loi du 26/01/84 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et décret régissant le cadre d’emplois correspondant). Les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par la voie contractuelle.
Missions / conditions d'exercice
Sous la responsabilité du directeur de la MDADT, l’assistant de direction a pour principales missions :
Secrétariat :
- accueil physique et téléphonique ;
- gestion du courrier entrant et sortant (ouverture, enregistrement, distribution, affranchissement) ;
- supervision du suivi des courriers et demandes ;
- frappe du courrier du directeur et des responsables d’unité ;
- frappe de rapports et comptes rendus ;
- prise de rendez-vous et organisation des agendas du directeur et des responsables d’unité ;
- gestion et suivi des parapheurs ;
- pilotage des archives papier et numérique.
Gestion administrative :
- garance du traitement de toutes les sollicitations, dossiers sensibles émis par les directions du siège et le Cabinet ;
- interlocuteur de proximité du secrétariat du Cabinet, du secrétariat des élus, des partenaires ;
- garance du respect des délais et des circuits administratifs, de la validation des éléments avant transmission, du suivi des demandes.
Gestion des moyens :
- gestion des besoins des services (véhicules, téléphones, gestion des locaux…) ;
- gestion des réservations de salles, bureaux et moyens (véhicules, …) ;
- alerte et proposition des pistes d’amélioration dans une logique d’optimisation.
Ressources Humaines :
- gestion des absences des agents au regard des nécessités de service ;
- analyse et préparation des arbitrages soumis au directeur, en lien avec les responsables d’unité afin de concourir à la gestion, au rééquilibrage et à l’optimisation de l’affectation des ressources humaines pour l’ensemble du territoire (recrutements, remplacements, préparation avancement/promotion, mobilités, formations, organisation des évènements ou séminaires) ;
- suivi des formations et autorisations individuelles au regard du socle métier (permis, Aptitude à la Conduite en Sécurité (ACES), formations obligatoires et leur recyclage…) ;
- relai auprès de la direction des ressources humaines ;
- relai des informations intéressant des agents à titre collectif ;
- suivi des dossiers administratifs des agents de la MDADT.
Contribution territoriale au pilotage du Pôle aménagement et développement territorial :
- participation à la construction et à la mise à jour d’outils communs à l’ensemble de la MDADT, permettant de disposer, à l’échelle du territoire, d’une vision relative de l’activité et aux actions mises en œuvre et/ou soutenues financièrement sur le territoire (coordonnées des partenaires, fiches de liaison, …) ;
- administration de l’espace MDADT sur l’intranet (en collaboration avec les autres administrateurs locaux) ;
- participation au collectif des assistants de direction du pôle.
Relations professionnelles :
- relations fréquentes avec les autres services de la collectivité ;
- relations avec les autres administrations ;
- relations avec les habitants, élus et des partenaires externes.
Moyens : moyens informatiques.
Secrétariat :
- accueil physique et téléphonique ;
- gestion du courrier entrant et sortant (ouverture, enregistrement, distribution, affranchissement) ;
- supervision du suivi des courriers et demandes ;
- frappe du courrier du directeur et des responsables d’unité ;
- frappe de rapports et comptes rendus ;
- prise de rendez-vous et organisation des agendas du directeur et des responsables d’unité ;
- gestion et suivi des parapheurs ;
- pilotage des archives papier et numérique.
Gestion administrative :
- garance du traitement de toutes les sollicitations, dossiers sensibles émis par les directions du siège et le Cabinet ;
- interlocuteur de proximité du secrétariat du Cabinet, du secrétariat des élus, des partenaires ;
- garance du respect des délais et des circuits administratifs, de la validation des éléments avant transmission, du suivi des demandes.
Gestion des moyens :
- gestion des besoins des services (véhicules, téléphones, gestion des locaux…) ;
- gestion des réservations de salles, bureaux et moyens (véhicules, …) ;
- alerte et proposition des pistes d’amélioration dans une logique d’optimisation.
Ressources Humaines :
- gestion des absences des agents au regard des nécessités de service ;
- analyse et préparation des arbitrages soumis au directeur, en lien avec les responsables d’unité afin de concourir à la gestion, au rééquilibrage et à l’optimisation de l’affectation des ressources humaines pour l’ensemble du territoire (recrutements, remplacements, préparation avancement/promotion, mobilités, formations, organisation des évènements ou séminaires) ;
- suivi des formations et autorisations individuelles au regard du socle métier (permis, Aptitude à la Conduite en Sécurité (ACES), formations obligatoires et leur recyclage…) ;
- relai auprès de la direction des ressources humaines ;
- relai des informations intéressant des agents à titre collectif ;
- suivi des dossiers administratifs des agents de la MDADT.
Contribution territoriale au pilotage du Pôle aménagement et développement territorial :
- participation à la construction et à la mise à jour d’outils communs à l’ensemble de la MDADT, permettant de disposer, à l’échelle du territoire, d’une vision relative de l’activité et aux actions mises en œuvre et/ou soutenues financièrement sur le territoire (coordonnées des partenaires, fiches de liaison, …) ;
- administration de l’espace MDADT sur l’intranet (en collaboration avec les autres administrateurs locaux) ;
- participation au collectif des assistants de direction du pôle.
Relations professionnelles :
- relations fréquentes avec les autres services de la collectivité ;
- relations avec les autres administrations ;
- relations avec les habitants, élus et des partenaires externes.
Moyens : moyens informatiques.
Profils recherchés
Savoirs :
- bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales ;
- bonne connaissance des politiques publiques départementales et des procédures qui y sont liées ;
- bonne connaissance de l’environnement institutionnel du Département et d’une MDADT ;
- bonne connaissance des missions du PADT ;
- connaissance en méthodologie de projet.
Savoir faire :
- capacité d’analyse, d’évaluation et de synthèse ;
- priorisation des tâches ;
- écoute et communication ;
- développer la transversalité, la coopération, les échanges des unités et services ;
- développer la transmission et les échanges de connaissances, expériences, expertises des savoirs ;
- maîtriser les techniques rédactionnelles ;
- maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook, Powerpoint…).
Savoir-être :
- organisation, rigueur et méthode ;
- esprit d’initiative, force de proposition ;
- capacité à travailler en équipe ;
- capacité à gérer des situations d’urgence ;
- capacité d’adaptation dans les situations nouvelles ;
- réactivité ;
- sens du service public ;
- sens de l’écoute, qualités relationnelles ;
- diplomatie ;
- disponibilité, pédagogie et patience ;
- discrétion professionnelle.
- bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales ;
- bonne connaissance des politiques publiques départementales et des procédures qui y sont liées ;
- bonne connaissance de l’environnement institutionnel du Département et d’une MDADT ;
- bonne connaissance des missions du PADT ;
- connaissance en méthodologie de projet.
Savoir faire :
- capacité d’analyse, d’évaluation et de synthèse ;
- priorisation des tâches ;
- écoute et communication ;
- développer la transversalité, la coopération, les échanges des unités et services ;
- développer la transmission et les échanges de connaissances, expériences, expertises des savoirs ;
- maîtriser les techniques rédactionnelles ;
- maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook, Powerpoint…).
Savoir-être :
- organisation, rigueur et méthode ;
- esprit d’initiative, force de proposition ;
- capacité à travailler en équipe ;
- capacité à gérer des situations d’urgence ;
- capacité d’adaptation dans les situations nouvelles ;
- réactivité ;
- sens du service public ;
- sens de l’écoute, qualités relationnelles ;
- diplomatie ;
- disponibilité, pédagogie et patience ;
- discrétion professionnelle.
Contact et modalités de candidature
Contact
0321219256
Informations complémentaires
Les lettres de candidature doivent être adressées à:
Monsieur le Président du Conseil départemental du Pas-de-Calais
Direction des Ressources Humaines – Direction adjointe développement RH -
Service recrutement mobilité formation pôle aménagement et développement territorial, pôle réussites citoyennes, pôle ressources et accompagnement – autres directions
Hôtel du Département
62018 ARRAS CEDEX 9
ou par courriel à recrutement.padt@pasdecalais.fr sous la référence : ML/SI/VT – réf : ASSISTANT DE DIRECTION/ MDADT MONTREUILLOIS TERNOIS- intitulé du poste : Assistant de direction MDADT Montreuillois Ternois.
En ce qui concerne la nature du poste, les contacts peuvent être pris auprès de:
Monsieur Cédric Fresko, directeur de la MDADT du Montreuillois-Ternois au 03 21 90 07 19.
Pour tout autre renseignement, vous pouvez contacter madame Sandra Ibisevic, chargée de recrutement/mobilité au 03 21 21 56 28 et/ou madame Valérie Tellier, chargée de recrutement/mobilité au 03 21 21 92 59 ou recrutement.padt@pasdecalais.fr.
Monsieur le Président du Conseil départemental du Pas-de-Calais
Direction des Ressources Humaines – Direction adjointe développement RH -
Service recrutement mobilité formation pôle aménagement et développement territorial, pôle réussites citoyennes, pôle ressources et accompagnement – autres directions
Hôtel du Département
62018 ARRAS CEDEX 9
ou par courriel à recrutement.padt@pasdecalais.fr sous la référence : ML/SI/VT – réf : ASSISTANT DE DIRECTION/ MDADT MONTREUILLOIS TERNOIS- intitulé du poste : Assistant de direction MDADT Montreuillois Ternois.
En ce qui concerne la nature du poste, les contacts peuvent être pris auprès de:
Monsieur Cédric Fresko, directeur de la MDADT du Montreuillois-Ternois au 03 21 90 07 19.
Pour tout autre renseignement, vous pouvez contacter madame Sandra Ibisevic, chargée de recrutement/mobilité au 03 21 21 56 28 et/ou madame Valérie Tellier, chargée de recrutement/mobilité au 03 21 21 92 59 ou recrutement.padt@pasdecalais.fr.
Adresse de l'employeur
CONSEIL DEPARTEMENTAL DU PAS DE CALAIS
>Direction des Ressources Humaines - Hôtel du Département - Rue Ferdinand Buisson
62018 ARRAS CEDEX 9
>Direction des Ressources Humaines - Hôtel du Département - Rue Ferdinand Buisson
62018 ARRAS CEDEX 9
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.