Assistant ou assistante de Direction
Offre n° O062241029001073
Publiée le 13/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Musée du Louvre Lens - 6 rue Charles Lecocq - BP 11 (Pas-de-Calais)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
12/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Expert
Rémunération indicative
statutaire
Descriptif de l'emploi
Inauguré en décembre 2012, le musée du Louvre-Lens est situé dans l'ancien Bassin minier du nord de la France, désormais inscrit au patrimoine mondial de l'Unesco. Voulu et porté par toute une région et sa population dès l'origine, l'EPCC du musée du Louvre-Lens trouve aujourd'hui sa place au sein d'un territoire en pleine transformation. Avec plus
de 5 millions de visiteurs depuis sa création, le Louvre-Lens cultive un modèle muséal inédit, dans et hors les murs, fondé sur l'excellence, l'accessibilité et la relation avec les habitants.
Suite à une mobilité interne, l'établissement recherche un assistant ou une assistante de Direction auprès de la Direction du Musée.
Il ou elle organise, gère, coordonne l’ensemble des activités visant à faciliter, optimiser et sécuriser leur vie professionnelle et à fluidifier le fonctionnement de l’équipe de direction.
de 5 millions de visiteurs depuis sa création, le Louvre-Lens cultive un modèle muséal inédit, dans et hors les murs, fondé sur l'excellence, l'accessibilité et la relation avec les habitants.
Suite à une mobilité interne, l'établissement recherche un assistant ou une assistante de Direction auprès de la Direction du Musée.
Il ou elle organise, gère, coordonne l’ensemble des activités visant à faciliter, optimiser et sécuriser leur vie professionnelle et à fluidifier le fonctionnement de l’équipe de direction.
Missions / conditions d'exercice
* CONTRIBUER A LA SECURISATION ADMINISTRATIVE
- Gérer l'agenda de la directrice et de l'Administrateur Général et contribuer à la coordination des agendas au sein des équipes du musée
- Gérer l'organisation des Conseils d'Administration et des Commissions (calendrier, préparation des dossiers, documentation sur table, organisation du déjeuner et des déplacements des personnes qualifiées)
- Suivre les réponses aux commandes de la direction (missions remontées pour être priorisées)
- Rédiger, mettre en forme et diffuser des courriers, notes, compte-rendu de réunion et documents
- Assurer le suivi des parapheurs
- Classer et archiver les documents des réunions
- Gérer les bons de commande et les abonnements pour la direction
- Etablir et diffuser le planning des astreintes, établir les fiches mensuelles d’astreintes
- Participer au suivi des congés de l'équipe de direction
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'équipe de direction et administrative
- Gérer les déplacements de la Directrice et de l'Administrateur Général
- Etablir les frais de déplacement de la Directrice et de l'Administrateur Général
* GERER LE SUIVI DES MOYENS HUMAINS ET MATERIELS
- Gérer le stock et les commandes des fournitures administratives.
- Coordonner les agendas de l'équipe de direction en cohérence avec l'ensemble des activités
- Assurer l’envoi des catalogues d'expositions
* ORGANISER LA VIE INTERNE DU MUSEE
- Organiser la logistique des réunions (salles, invitations, dossiers, café, repas...).
- Organiser la logistique des véhicules de service et des cartes ICOM
- Répondre aux différentes demandes provenant de tous les services (papier, café, impression, transfert de ligne en cas
d'absence, mise sous pli, ...)
- Garantir la qualité de présentation des documents présentés au visa ou à la signature.
39 heures - 23 jours de RTT
Titres restaurant
Participation employeur aux contrats labellisés de prévoyance et santé
Adhésion au CNAS
- Gérer l'agenda de la directrice et de l'Administrateur Général et contribuer à la coordination des agendas au sein des équipes du musée
- Gérer l'organisation des Conseils d'Administration et des Commissions (calendrier, préparation des dossiers, documentation sur table, organisation du déjeuner et des déplacements des personnes qualifiées)
- Suivre les réponses aux commandes de la direction (missions remontées pour être priorisées)
- Rédiger, mettre en forme et diffuser des courriers, notes, compte-rendu de réunion et documents
- Assurer le suivi des parapheurs
- Classer et archiver les documents des réunions
- Gérer les bons de commande et les abonnements pour la direction
- Etablir et diffuser le planning des astreintes, établir les fiches mensuelles d’astreintes
- Participer au suivi des congés de l'équipe de direction
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'équipe de direction et administrative
- Gérer les déplacements de la Directrice et de l'Administrateur Général
- Etablir les frais de déplacement de la Directrice et de l'Administrateur Général
* GERER LE SUIVI DES MOYENS HUMAINS ET MATERIELS
- Gérer le stock et les commandes des fournitures administratives.
- Coordonner les agendas de l'équipe de direction en cohérence avec l'ensemble des activités
- Assurer l’envoi des catalogues d'expositions
* ORGANISER LA VIE INTERNE DU MUSEE
- Organiser la logistique des réunions (salles, invitations, dossiers, café, repas...).
- Organiser la logistique des véhicules de service et des cartes ICOM
- Répondre aux différentes demandes provenant de tous les services (papier, café, impression, transfert de ligne en cas
d'absence, mise sous pli, ...)
- Garantir la qualité de présentation des documents présentés au visa ou à la signature.
39 heures - 23 jours de RTT
Titres restaurant
Participation employeur aux contrats labellisés de prévoyance et santé
Adhésion au CNAS
Profils recherchés
Niveau de diplôme requis : BTS assistant(e) de manager - BTS support à l'action managériale - Licence professionnelle management des organisations
Expérience exigée sur un poste similaire
Bonne maîtrise et pratique de l'anglais
Savoirs et savoir-faire :
- Connaissance du statut des EPCC, des collectivités territoriales et de leur fonctionnement.
- Connaissance du fonctionnement des instances, processus et circuits décisionnels administratifs.
- Maîtrise des outils bureautiques.
- Maitrise de l'orthographe, de la syntaxe et de l'expression orale.
- Maitrise des techniques d'accueil, de secrétariat, de classement
- Connaissance de l'environnement administratif, juridique et budgétaire.
- Connaissance des règles de correspondance administrative et de communication écrite.
- Connaissance de l'organisation de l'établissement et des procédures ainsi que des processus internes des décisions.
- Répartir son travail en fonction des contraintes, des délais, des flux et des priorités.
- S'assurer du respect de la confidentialité des informations.
- Identifier les sources et trouver rapidement l'information.
-Capacité à appliquer des dispositions réglementaires et à s'adapter à leur évolution.
-Capacité à définir et maîtriser des délais.
-Capacité à mettre en place des outils de suivi de l'activité.
Savoir-être
-Discrétion, respect de la confidentialité et du secret professionnel
-Rigueur et méthode
-Capacité d'organisation personnelle, autonomie
-Réactivité et esprit d'initiative
-Diplomatie
-Sens du service public
-Capacités d'adaptation
-Rythme soutenu, grande disponibilité
Permis B
Expérience exigée sur un poste similaire
Bonne maîtrise et pratique de l'anglais
Savoirs et savoir-faire :
- Connaissance du statut des EPCC, des collectivités territoriales et de leur fonctionnement.
- Connaissance du fonctionnement des instances, processus et circuits décisionnels administratifs.
- Maîtrise des outils bureautiques.
- Maitrise de l'orthographe, de la syntaxe et de l'expression orale.
- Maitrise des techniques d'accueil, de secrétariat, de classement
- Connaissance de l'environnement administratif, juridique et budgétaire.
- Connaissance des règles de correspondance administrative et de communication écrite.
- Connaissance de l'organisation de l'établissement et des procédures ainsi que des processus internes des décisions.
- Répartir son travail en fonction des contraintes, des délais, des flux et des priorités.
- S'assurer du respect de la confidentialité des informations.
- Identifier les sources et trouver rapidement l'information.
-Capacité à appliquer des dispositions réglementaires et à s'adapter à leur évolution.
-Capacité à définir et maîtriser des délais.
-Capacité à mettre en place des outils de suivi de l'activité.
Savoir-être
-Discrétion, respect de la confidentialité et du secret professionnel
-Rigueur et méthode
-Capacité d'organisation personnelle, autonomie
-Réactivité et esprit d'initiative
-Diplomatie
-Sens du service public
-Capacités d'adaptation
-Rythme soutenu, grande disponibilité
Permis B
Contact et modalités de candidature
Contact
0321186202
Informations complémentaires
Les candidatures à ce poste (lettre de motivation et C.V.) sont à adresser à Madame la directrice de l'EPCC du Musée du
Louvre-Lens, 6 rue Charles Lecocq BP 11 62301 Lens Cedex
Louvre-Lens, 6 rue Charles Lecocq BP 11 62301 Lens Cedex
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.