Missions générales comme Responsable du Pôle Accueil et Veille Sociale

Participe, dans le cadre du projet d'établissement, à la définition des orientations, à la mise en œuvre et au pilotage de la politique en matière de veille sociale et d'accueil en direction des bénéficiaires

Assure la gestion du Pôle en charge :
o De l'instruction des demandes d'aide sociale, des aides légales et facultatives
o De l'accueil des usagers dans les différents lieux (CCAS et annexes) leur permettant d'être informés, orientés et accompagnés dans leurs démarches administratives d'accès aux droits
o Des demandes de droit commun réalisée à l'accueil en " premier niveau " et en lien avec le Pôle action sociale et insertion
o Du développement de l'offre de services à destination des séniors à domicile dans le cadre d'une démarche d'amélioration continue de la qualité du Pôle Accueil et Veille Sociale
o Du suivi du registre nominatif et des dispositifs " Plan prévention canicule " et " Plan grand froid "
o Du repérage des séniors/personnes fragiles (handicap) isolé(e)s en tenant à jour un listing dédié
o Des domiciliations et de la mise en œuvre de la réponse à l'Appel à Manifestation d'Intérêt (AMI) de la Direction Départementale de l'Emploi, du Travail et des Solidarité (DDETS)
o De l'errance sociale, de la précarité et de la thématique de l'isolement
o Des repas de quartiers à destination des séniors
o Des cartes anniversaires aux séniors de plus de 70 ans
o Des visites des élu(e)s auprès des centenaires
o Des colis des aînés de fin d'année à destination des séniors
o Des visites de convivialité assurées par les élus(e)s
o De la thématique " Territoire Zéro Non Recours " en lien avec la Communauté Urbaine d'Arras (CUA) et les services villes compétents

Missions spécifiques liées au pilotage du Pôle (Management)

Construit le projet du Pôle Accueil et Veille Sociale ainsi que les outils de pilotage (traçabilité, suivis, statistiques) et les procédures nécessaires à leur mise en œuvre

Collabore à l'écriture des différents projets d'établissements (CCAS, Résidence Soleil, etc...) et construit les outils de pilotage et les procédures nécessaires à leur mise en œuvre

Élabore, coordonne et assure le suivi des différentes missions du Pôle :
o Définition du plan de charge des collaborateurs
o Suivi de l'activité (planning, continuité de service inter-sites...)
o Gestion du personnel
o Supervisions
o Plan de formation

Anime et soutient les équipes dans l'exercice de leurs missions :
o Anime les réunions du Pôle Accueil et Veille Sociale
o Propose des outils de suivi, de reporting et de pilotage aux équipes et aux partenaires
o Veille à la réalisation des objectifs et des missions
o Met en place et anime des instances de travail avec les équipes et avec les partenaires
o Garantie la qualité de service dans les différents lieux d'accueil des usagers


Pilote le suivi administratif et financier du Pôle en lien avec le Pôle Administration-Finances :
o Respecte les procédures instaurées et les circuits de validation des différentes démarches financières/budgétaires
o Co-rythme l'exercice budgétaire dans le cadre de l'activité globale du Pôle mais aussi lors de l'instauration de projets construits sur la base de financements multiples
o Reporte, auprès de la Direction, des collaborateurs et des administrateurs, les éléments financiers lorsque nécessaire
o Élabore un outil de suivi le cas échéant

Prépare et assure la mise en œuvre des décisions et des procédures réglementaires qui incombent au Pôle :
o Les délibérations du Conseil d'Administration relevant du Pôle accueil et veille sociale
o L'évolution de la réglementation relative aux aides de droit commun, aux domiciliations et toute autre forme d'aide pour lesquelles le CCAS est compétent
o Le suivi du conventionnement avec la Direction Départementale de l'Emploi, du Travail et des Solidarité (DDETS) pour l'accompagnement des personnes domiciliées et tout autre conventionnement instauré par le Pôle

Encadre les agents qui assurent l'accueil physique et téléphonique (3 agents), la veille sociale (3 agents) et l'administration des aides légales (1 agent) :
o Supervision des plannings de présence et suivi de l'activité
o Met en œuvre et assure le suivi des procédures d'accueil (référentiel) et d'accès aux droits (domiciliation, carte de bus, aides légales et facultatives) dans une logique de démarche qualité, d'amélioration continue et de modernisation des services
o Prépare et assure le suivi en lien avec la cheffe de Pôle Action Sociale et Insertion, le calendrier de la commission d'aides financières
o Accompagnement au changement des différents agents (individuellement et/ou collectivement)


Missions transversales et d'appui à la Direction du CCAS

Est force de proposition pour accompagner la création et l'évolution du Pôle Accueil et Veille Sociale en tenant compte des besoins de la population Arrageoise

Contribue avec les autres services du CCAS, les directions de la ville concernées et les partenaires, à la démarche de renouvellement d'Analyse des Besoins Sociaux (2025) en vue de construire une observation et une connaissance partagée du territoire et des besoins des habitants. Il s'agit également d'alimenter l'évaluation du Projet de Développement Solidaire et la Politique des Solidarités portée par le CCAS

Participe à différents groupes de travail et représente le CCAS auprès des acteurs institutionnels et associatifs pour entretenir et développer le partenariat relatif au périmètre d'intervention du Pôle

Construit des coopérations et des partenariats avec différents opérateurs :
o Les acteurs en charge de l'accueil et de la relation usagers, de la thématique des domiciliations et de l'errance sociale, de l'aide sociale (notamment)
o Les acteurs qui assurent l'accompagnement et la prise en charge des publics en situation de fragilité sur le territoire de la ville

Apporte son expertise et sa connaissance en matière de veille sociale, d'accueil des publics, et des dispositifs rattachés auprès du Directeur et assure son remplacement durant son absence

Assure les astreintes-cadres à raison d'une semaine par mois au titre du CCAS

Participe aux Comités Opérationnels du CCAS (hebdomadaires)

Travaille en étroite collaboration avec les autres pôles du CCAS et avec les Départements de la ville d'Arras, plus spécifiquement :
o Les Pôles Administration-Finances, Action sociale/insertion et Autonomie du CCAS,
o La Direction Innovation Sociale et projets du Département Vitalité Réussite Éducative et Innovation Sociale,
o La Direction de la Cohésion Sociale (service logement, centres sociaux etc) du Département Démocratie locale, proximité et vie associative

Mobilise ses compétences techniques, informatiques et de communication
o Poursuit le travail engagé dans le cadre du logiciel métier " Sonate " auprès des équipes des services accueil et animations séniors : faire remonter les besoins, alimenter et/ou modifier les champs nécessaires à l'usage, faire le lien avec le service informatique de la Mairie d'Arras
o Propose des temps de formation à l'équipe, identifie les listes (statistiques) nécessaires au rapport d'activité
o Institue un soutien technique (problèmes informatiques, envoi de courrier, informations sur des procédures spécifiques etc...) lorsque le besoin est exprimé par les collaborateurs
o Gère l'arborescence informatique du réseau : réorganisation des répertoires et mise en place des procédures qui en découlent
o Poursuit le travail engagé dans le cadre du logiciel métier " DOMIFA " auprès des équipes des services accueil et action sociale/insertion
o Crée les outils de communication du Pôle



Transfert ses connaissances
o Accueille les nouveaux collaborateurs, les stagiaires, les collaborateurs en immersion professionnelle
o Est acteur dans la transmission de savoirs avec pédagogie
o Partage les informations, les connaissances et compétences acquises aux collaborateurs internes du CCAS et ou de la Ville d'Arras
o Est en position de mentorat/de tutorat d'étudiants, d'apprenants, de collaborateurs directs et/ou indirects