ASSISTANTE DE DIRECTION DES SERVICES TECHNIQUES
Offre n° O062240926000776
Publiée le 26/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
1 place jean jaurès - cs 90109, Hénin-Beaumont (Pas-de-Calais)
Poste à pourvoir le
01/12/2024
Date limite de candidature
26/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint technique
Adjoint technique principal de 2ème classe
Adjoint technique principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint technique
Adjoint technique principal de 2ème classe
Adjoint technique principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Assure l'encadrement du secrétariat des services techniques
Rédaction et mise en forme d'actes administratifs (courriers, notes, rapports, OS, EXE, délibérations...)
Participation à l'organisation administrative de la direction
Aide à la gestion des affaires courantes, veille à l'assurance d'une continuité de service
Assistance en collaboration permanente des responsables des services dans le suivi administratif des dossiers
Formalisation des suivis de projets et activité des services
Planification et organisation des réunions
Recherche, diffusion, affichage d'informations
Référente RH
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
Gestion et suivi du courrier (entrant et sortant)
Gestion et suivi des retours aux demandes hiérarchiques
Constitution et actualisation d'un classement informatique
Classement et archivage des documents
Continuité du service administratif et d'accueil
Suivi et gestion comptable de la direction
Rédaction et mise en forme d'actes administratifs (courriers, notes, rapports, OS, EXE, délibérations...)
Participation à l'organisation administrative de la direction
Aide à la gestion des affaires courantes, veille à l'assurance d'une continuité de service
Assistance en collaboration permanente des responsables des services dans le suivi administratif des dossiers
Formalisation des suivis de projets et activité des services
Planification et organisation des réunions
Recherche, diffusion, affichage d'informations
Référente RH
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
Gestion et suivi du courrier (entrant et sortant)
Gestion et suivi des retours aux demandes hiérarchiques
Constitution et actualisation d'un classement informatique
Classement et archivage des documents
Continuité du service administratif et d'accueil
Suivi et gestion comptable de la direction
Missions / conditions d'exercice
Apporte une aide permanente dans l'activité administrative de la direction des services techniques en terme d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers
Profils recherchés
Respecter la confidentialité
Organiser l'agenda et prendre les rendez-vous en fonction des priorités des cadres
Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
Etablir une relation de confiance avec les cadres
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Réaliser la saisie informatique de documents de formes et de contenus divers
Intégrer les priorités des services dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat
Organiser et gérer le temps de travail dans les missions des services
Suivre et renseigner le tableau de bord l'exécution budgétaire des services
Renseigner des tableaux de suivi des activités des services (tableaux de bord divers, outils de planification)
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Rédiger les ordres du jour
Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Suivre les documents destinés aux autres services de la direction et de la collectivité
Accueillir les usagers, fournisseurs, rendez-vous des cadres,... au sein du secrétariat
Enregistrer le courrier (arrivée-départ)
Scanner et/ou photocopier et assembler des documents
Organiser le classement et l'archivage des dossiers (papier et dématérialisé)
Maîtrise les outils informatiques nécessaires à l'activité
Rendre compte de son activité
Organiser l'agenda et prendre les rendez-vous en fonction des priorités des cadres
Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
Etablir une relation de confiance avec les cadres
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Réaliser la saisie informatique de documents de formes et de contenus divers
Intégrer les priorités des services dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat
Organiser et gérer le temps de travail dans les missions des services
Suivre et renseigner le tableau de bord l'exécution budgétaire des services
Renseigner des tableaux de suivi des activités des services (tableaux de bord divers, outils de planification)
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Rédiger les ordres du jour
Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Suivre les documents destinés aux autres services de la direction et de la collectivité
Accueillir les usagers, fournisseurs, rendez-vous des cadres,... au sein du secrétariat
Enregistrer le courrier (arrivée-départ)
Scanner et/ou photocopier et assembler des documents
Organiser le classement et l'archivage des dossiers (papier et dématérialisé)
Maîtrise les outils informatiques nécessaires à l'activité
Rendre compte de son activité
Contact et modalités de candidature
Contact
recrutement@mairie-heninbeaumont.fr
Informations complémentaires
Lettre de motivation + CV
Adresse de l'employeur
MAIRIE DE HENIN-BEAUMONT
>1 place jean jaurès - cs 90109
62252 Henin-beaumont cedex
>1 place jean jaurès - cs 90109
62252 Henin-beaumont cedex
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.