Assistant(e) de Direction
Offre n° O062240704000452
Publiée le 12/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
LIEVIN
Poste à pourvoir le
01/09/2024
Date limite de candidature
12/08/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une promotion interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Assurer le secrétariat de la Directrice
Assurer la gestion des conseils d’administration du CCAS
Assurer le suivi de demande d’aides type microcrédit
Tenir la régie des frais de déplacement du personnel
Assurer la gestion des conseils d’administration du CCAS
Assurer le suivi de demande d’aides type microcrédit
Tenir la régie des frais de déplacement du personnel
Missions / conditions d'exercice
- Gérer l’agenda et le courrier de la direction
- Saisir et mettre en forme divers documents (courriers, rapports, convocations...)
- Effectuer le traitement du courrier et la préparation de dossiers (réunion, secours financiers, etc.)
- Effectuer l’accueil téléphonique et physique
- Etre un Relais entre le personnel et la Direction
- Prendre en charge des missions transversales en fonction des besoins de la structure (fonctionnement bâtiments, gestion de commande, inventaire etc.)
- Représenter ponctuellement la direction à des réunions
- Effectuer la planification des conseils d’administration
- Effectuer la gestion administrative des conseils d’administration
- Classer et transmettre dans les différents services concernés
- identifier les demandes
- Accompagner le public dans les démarches administratives
- Transmettre et suivre les dossiers auprès des organismes bancaires
- Faire le Suivi trimestriel des demandes accordées
- Gérer les ordres de mission et les états de frais
- Faire signer par l’ordonnateur
- Etablir les chèques pour le personnel
- Envoyer le récapitulatif au service comptabilité
- Saisir et mettre en forme divers documents (courriers, rapports, convocations...)
- Effectuer le traitement du courrier et la préparation de dossiers (réunion, secours financiers, etc.)
- Effectuer l’accueil téléphonique et physique
- Etre un Relais entre le personnel et la Direction
- Prendre en charge des missions transversales en fonction des besoins de la structure (fonctionnement bâtiments, gestion de commande, inventaire etc.)
- Représenter ponctuellement la direction à des réunions
- Effectuer la planification des conseils d’administration
- Effectuer la gestion administrative des conseils d’administration
- Classer et transmettre dans les différents services concernés
- identifier les demandes
- Accompagner le public dans les démarches administratives
- Transmettre et suivre les dossiers auprès des organismes bancaires
- Faire le Suivi trimestriel des demandes accordées
- Gérer les ordres de mission et les états de frais
- Faire signer par l’ordonnateur
- Etablir les chèques pour le personnel
- Envoyer le récapitulatif au service comptabilité
Profils recherchés
Savoir :
- Maitriser l’outil informatique
- Maitriser les techniques rédactionnelles et de communication écrite et orale
- Connaitre le fonctionnement des organismes institutionnels et acteurs du territoire
Savoir-faire :
- Savoir mener des entretiens individuels
- Savoir planifier des activités en fonction des contraintes du Directeur
- Maitriser les dispositifs et procédures aides sociales
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Respecter les délais de transmission des documents avant les réunions
- Renseigner les interlocuteurs et relayer vers l’interlocuteur compétent
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et courriels
- Suivre les activités et projets du directeur
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Savoir-être :
- Faire preuve d’écoute - Etre discret
- Etre réactif
- Etre polyvalent - Etre autonome et disponible
- Savoir gérer des publics difficiles
- Maitriser l’outil informatique
- Maitriser les techniques rédactionnelles et de communication écrite et orale
- Connaitre le fonctionnement des organismes institutionnels et acteurs du territoire
Savoir-faire :
- Savoir mener des entretiens individuels
- Savoir planifier des activités en fonction des contraintes du Directeur
- Maitriser les dispositifs et procédures aides sociales
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Respecter les délais de transmission des documents avant les réunions
- Renseigner les interlocuteurs et relayer vers l’interlocuteur compétent
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et courriels
- Suivre les activités et projets du directeur
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Savoir-être :
- Faire preuve d’écoute - Etre discret
- Etre réactif
- Etre polyvalent - Etre autonome et disponible
- Savoir gérer des publics difficiles
Contact
Contact
0321448868
Informations complémentaires
Adhésion au CNAS
Primes d'assiduité semestrielles
Régime indemnitaire
Amicale du Personnel Communal
Participation employeur à la prévoyance maintien de salaire
Primes d'assiduité semestrielles
Régime indemnitaire
Amicale du Personnel Communal
Participation employeur à la prévoyance maintien de salaire
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.