Assistant de Direction
Offre n° O060250131001183
Publiée le 31/01/2025
Synthèse de l'offre
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Parc tertiaire et scientifique - rue bellum villare, Lacroix-Saint-Ouen (Oise)
Poste à pourvoir le
01/07/2025
Date limite de candidature
01/04/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité hiérarchique du Directeur Général des Services, vous travaillerez en étroite collaboration avec les services administratifs, techniques et de Communication du SMDO.
Missions / conditions d'exercice
Vous serez en charge de :
1) L'accueil physique et téléphonique de la direction générale des services
2) La gestion de l'agenda du DGS et du courrier de la Direction
-Organisation, planification et anticipation des réunions et entretiens, mise en forme et préparation des supports de réunion.
-Gestion des déplacements du Directeur, des équipes et des élus du SMDO
-Gestion des colloques annuels de nos différents partenaires
-Traitement, contrôle et suivi des courriers et parapheurs soumis au Directeur
-Suivi des envois transmis en Mairie de Compiègne à destination du Président
3) Mission de secrétariat pour le Directeur Général des Services
-Mise en forme et rédactions de courriers, notes de services, rapports aux élus (…)
-Copies, classement, organisation des bases de données partagées
-Rédaction des comptes-rendus de réunion des directeurs de services (RDS)
-Gestion du secrétariat du DGS du SMDO
-Gestion de l'intendance du siège (courses, …)
-Assurer le remplacement de la gestionnaire marchés publics pendant ses absences
-Appui à la réalisation de supports de présentation, appui à la préparation de réunions complexes
4 ) Gestion des assemblées délibérantes : Bureau et Comité Syndical
-En contact étroit avec les membres de la Direction Générale, préparation des rapports, mise en forme des documents, suivi du circuit des visas, tranmission formalisée aux participants.
-Organisation et préparation des instances : préparation de l'ordre du jour en lien avec la Directrice adjointe du Pôle fonctionnel.
-S'assurer du quorum (appel des élus) / Organiser la logistique pour la bonne tenue de la réunion.
-Rédaction et mise en forme de documents administratifs, note de synthèse, courrier, décisions, délibérations, procès-verbaux, arrêtés, comptes-rendus.
-Télétransmission des actes administratifs au contrôle de légalité (préfecture)
-Classement des dossiers et archivages
-Tenue du registre des délibérations
Les horaires de travail sont réguliers, mais pouvant varier en fonction de l'activité du service, des échéances de la collectivité, ou d'évènements particuliers.
La présence est nécessaire aux comités syndicaux.
1) L'accueil physique et téléphonique de la direction générale des services
2) La gestion de l'agenda du DGS et du courrier de la Direction
-Organisation, planification et anticipation des réunions et entretiens, mise en forme et préparation des supports de réunion.
-Gestion des déplacements du Directeur, des équipes et des élus du SMDO
-Gestion des colloques annuels de nos différents partenaires
-Traitement, contrôle et suivi des courriers et parapheurs soumis au Directeur
-Suivi des envois transmis en Mairie de Compiègne à destination du Président
3) Mission de secrétariat pour le Directeur Général des Services
-Mise en forme et rédactions de courriers, notes de services, rapports aux élus (…)
-Copies, classement, organisation des bases de données partagées
-Rédaction des comptes-rendus de réunion des directeurs de services (RDS)
-Gestion du secrétariat du DGS du SMDO
-Gestion de l'intendance du siège (courses, …)
-Assurer le remplacement de la gestionnaire marchés publics pendant ses absences
-Appui à la réalisation de supports de présentation, appui à la préparation de réunions complexes
4 ) Gestion des assemblées délibérantes : Bureau et Comité Syndical
-En contact étroit avec les membres de la Direction Générale, préparation des rapports, mise en forme des documents, suivi du circuit des visas, tranmission formalisée aux participants.
-Organisation et préparation des instances : préparation de l'ordre du jour en lien avec la Directrice adjointe du Pôle fonctionnel.
-S'assurer du quorum (appel des élus) / Organiser la logistique pour la bonne tenue de la réunion.
-Rédaction et mise en forme de documents administratifs, note de synthèse, courrier, décisions, délibérations, procès-verbaux, arrêtés, comptes-rendus.
-Télétransmission des actes administratifs au contrôle de légalité (préfecture)
-Classement des dossiers et archivages
-Tenue du registre des délibérations
Les horaires de travail sont réguliers, mais pouvant varier en fonction de l'activité du service, des échéances de la collectivité, ou d'évènements particuliers.
La présence est nécessaire aux comités syndicaux.
Profils recherchés
Le poste offre une forte autonomie dans la planification et l'organisation du travail. Il requiert une capacité à anticiper les événements, à prendre des initiatives et à gérer les priorités de manière efficace.
Vous êtes reconnu pour votre rigueur et votre travail méthodique, et disposez d'aptitudes rédactionnelles et de synthèse .
La discrétion professionnelle et le respect absolu de la confidentialité des informations sont essentiels dans l’exercice des missions confiées.
Une maîtrise avancée des outils bureautiques est requise, notamment le Pack Office ainsi que les logiciels métiers Ciril Finances.
Le poste nécessite également une utilisation courante des plateformes internet telles que S2Low, Maarch et Okarito.
Vous êtes reconnu pour votre rigueur et votre travail méthodique, et disposez d'aptitudes rédactionnelles et de synthèse .
La discrétion professionnelle et le respect absolu de la confidentialité des informations sont essentiels dans l’exercice des missions confiées.
Une maîtrise avancée des outils bureautiques est requise, notamment le Pack Office ainsi que les logiciels métiers Ciril Finances.
Le poste nécessite également une utilisation courante des plateformes internet telles que S2Low, Maarch et Okarito.
Contact et modalités de candidature
Contact
0344382900
Informations complémentaires
Candidature (lettre de motivation + CV) à adresser à Monsieur le Président du SMDO.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.