Assistant.e de direction
Offre n° O060241127000247
Publiée le 27/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
La Communauté de Communes du Pays Noyonnais (CCPN) -
42 communes - 33 100 habitants, recrute pour ses services.
Notre collectivité offre plusieurs avantages à ses agents notamment :
-Aménagement des temps de travail :
-Télétravail 1 jour par semaine pour les postes éligibles.
-Reprise du compte épargne temps, 25 jours de congés annuels, jusqu’à 15 jours de RTT pour un cycle à 37h30 par semaine.
-Semaine de travail possible sur 4.5 jours
-Participation employeur à la mutuelle labélisée à hauteur de 20 % .
-Participation employeur à la prévoyance labélisée 9 €/Mois.
42 communes - 33 100 habitants, recrute pour ses services.
Notre collectivité offre plusieurs avantages à ses agents notamment :
-Aménagement des temps de travail :
-Télétravail 1 jour par semaine pour les postes éligibles.
-Reprise du compte épargne temps, 25 jours de congés annuels, jusqu’à 15 jours de RTT pour un cycle à 37h30 par semaine.
-Semaine de travail possible sur 4.5 jours
-Participation employeur à la mutuelle labélisée à hauteur de 20 % .
-Participation employeur à la prévoyance labélisée 9 €/Mois.
Lieu de travail
1435 boulevard Cambronne, Noyon (Oise)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
27/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité de la Direction Générale, l’Assistant.e de direction assure un appui administratif permanent au Directeur Général des Services. Il.elle assure des missions centrales en lien étroit avec toutes les directions de la ville de Noyon, les agents et les élus. Il.elle travaille étroitement en collaboration avec le Cabinet.
Il.elle se verra confier des tâches de préparation administrative en vue de réunions, de rendez-vous avec les agents ou les cadres de la collectivité
Il.elle se verra confier des tâches de préparation administrative en vue de réunions, de rendez-vous avec les agents ou les cadres de la collectivité
Missions / conditions d'exercice
- Assurer l’accueil téléphonique et les demandes de prises de rdv (agents / réunions avec les cadres – élus)
- assurer la gestion de l’agenda de la Direction général – participer régulièrement au point agenda hebdomadaire
- savoir rédiger des propositions de courriers, mails en direction des agents de la collectivité
- savoir préparer les réunions ou rdv, en amont (dossiers, justificatifs, synthèse de la situation)
- savoir faire le lien avec toutes les directions de la collectivité
- superviser l'application des règles de conformité administrative de la production des différentes Directions
- Coordonner les périodes de congés de l'encadrement pour assurer la continuité des services
- Vérifier et contrôler les congés et absences en lien avec la Direction RH
RELATION FONCTIONNELLES
- En contact direct et échanges permanents avec les membres de la direction générale
- Relations courantes avec les cadres des directions, des services
- Lien étroit avec les membres du Cabinet de Madame La Maire / les élus
- Contacts avec les autres collectivités et instances extérieures
CONDITIONS D’EXERCICE
- Horaires variables et pics d’activités en fonction des obligations du service et de la demande de la Direction générale
- Travail en bureau
- Nécessite une très grande disponibilité vis-à-vis de la Direction générale auprès duquel/de laquelle il.elle travaille, ainsi qu’un respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- assurer la gestion de l’agenda de la Direction général – participer régulièrement au point agenda hebdomadaire
- savoir rédiger des propositions de courriers, mails en direction des agents de la collectivité
- savoir préparer les réunions ou rdv, en amont (dossiers, justificatifs, synthèse de la situation)
- savoir faire le lien avec toutes les directions de la collectivité
- superviser l'application des règles de conformité administrative de la production des différentes Directions
- Coordonner les périodes de congés de l'encadrement pour assurer la continuité des services
- Vérifier et contrôler les congés et absences en lien avec la Direction RH
RELATION FONCTIONNELLES
- En contact direct et échanges permanents avec les membres de la direction générale
- Relations courantes avec les cadres des directions, des services
- Lien étroit avec les membres du Cabinet de Madame La Maire / les élus
- Contacts avec les autres collectivités et instances extérieures
CONDITIONS D’EXERCICE
- Horaires variables et pics d’activités en fonction des obligations du service et de la demande de la Direction générale
- Travail en bureau
- Nécessite une très grande disponibilité vis-à-vis de la Direction générale auprès duquel/de laquelle il.elle travaille, ainsi qu’un respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Profils recherchés
Diplôme(s) : Diplôme d’assistante administrative, de gestion PME /PMI
Niveau : Bac + 2 / Licence
Savoirs
- Avoir le sens développé de l’organisation et de gestion du temps de travail
- Posséder une grande rigueur et conscience professionnelle
- Connaître le fonctionnement des services de la collectivité
- Maîtriser les règles de l’expression orale et écrite, de qualité
- Maîtriser les techniques de secrétariat, de rédaction d’écrits professionnels (mails, courriers, compte-rendu de réunions…).
- Savoir proposer la conception de tableaux de bord et outils de planification et assurer leur suivi
- Connaître les techniques de standard téléphonique, mettre à jour l’annuaire internet
- Connaître le contexte et enjeux de la collectivité ou structure
- Connaître le fonctionnement et rôle des autres collectivités
- Connaître le statut de la fonction publique territoriale et des collectivités
- Respecter les consignes de travail et d'organisation de la DG et des autres services
- Parfaite maîtrise des logiciels bureautiques et outils adaptés (téléphonie et informatique)
Savoir-faire
- Organiser l’agenda, les déplacements et prendre des rendez-vous en fonction des priorités de la Direction générale
- Etablir une relation de confiance avec les membres de la Direction générale
- Travailler en équipe – avec des cadres et des élus
- Posséder une grande autonomie
- Etre force de proposition – savoir anticiper et proposer des actions en amont des sollicitations
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, compte-rendus et mails
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques, savoir rédiger des réponses
- Respecter les délais – échéances de transmission de documents
- Transmettre des documents administratifs, préparer les notifications
- Etablir, mettre en forme, collecter, classer et archiver des documents et dossiers administratifs
- Suivre les parapheurs en lien avec le cabinet et les services
Savoir – être
- Discrétion professionnelle exigée
- Agréable, souriant.e et bienveillant.e avec les agents, cadres et élus
- Savoir gérer son stress
- Savoir alerter la hiérarchie en cas de difficulté
Niveau : Bac + 2 / Licence
Savoirs
- Avoir le sens développé de l’organisation et de gestion du temps de travail
- Posséder une grande rigueur et conscience professionnelle
- Connaître le fonctionnement des services de la collectivité
- Maîtriser les règles de l’expression orale et écrite, de qualité
- Maîtriser les techniques de secrétariat, de rédaction d’écrits professionnels (mails, courriers, compte-rendu de réunions…).
- Savoir proposer la conception de tableaux de bord et outils de planification et assurer leur suivi
- Connaître les techniques de standard téléphonique, mettre à jour l’annuaire internet
- Connaître le contexte et enjeux de la collectivité ou structure
- Connaître le fonctionnement et rôle des autres collectivités
- Connaître le statut de la fonction publique territoriale et des collectivités
- Respecter les consignes de travail et d'organisation de la DG et des autres services
- Parfaite maîtrise des logiciels bureautiques et outils adaptés (téléphonie et informatique)
Savoir-faire
- Organiser l’agenda, les déplacements et prendre des rendez-vous en fonction des priorités de la Direction générale
- Etablir une relation de confiance avec les membres de la Direction générale
- Travailler en équipe – avec des cadres et des élus
- Posséder une grande autonomie
- Etre force de proposition – savoir anticiper et proposer des actions en amont des sollicitations
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, compte-rendus et mails
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques, savoir rédiger des réponses
- Respecter les délais – échéances de transmission de documents
- Transmettre des documents administratifs, préparer les notifications
- Etablir, mettre en forme, collecter, classer et archiver des documents et dossiers administratifs
- Suivre les parapheurs en lien avec le cabinet et les services
Savoir – être
- Discrétion professionnelle exigée
- Agréable, souriant.e et bienveillant.e avec les agents, cadres et élus
- Savoir gérer son stress
- Savoir alerter la hiérarchie en cas de difficulté
Contact et modalités de candidature
Contact
03 44 09 60 40
Informations complémentaires
Merci de candidater directement sur le site .
Si vous n'avez pas été recontacté par nos services dans un délai de 6 à 9 semaines, veuillez considérer votre candidature comme non retenue (nous ne sommes pas en mesure d'adresser une lettre de refus à tous les postulants non retenus) veuillez nous en excuser par avance.
Nous vous remercions par ailleurs pour l’intérêt porté à notre collectivité.
Conformément aux valeurs de la collectivité, tous les postes sont ouverts à compétences égales, aux candidatures de personnes reconnues en qualité de travailleurs handicap
Si vous n'avez pas été recontacté par nos services dans un délai de 6 à 9 semaines, veuillez considérer votre candidature comme non retenue (nous ne sommes pas en mesure d'adresser une lettre de refus à tous les postulants non retenus) veuillez nous en excuser par avance.
Nous vous remercions par ailleurs pour l’intérêt porté à notre collectivité.
Conformément aux valeurs de la collectivité, tous les postes sont ouverts à compétences égales, aux candidatures de personnes reconnues en qualité de travailleurs handicap
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.