Assistant administratif Théâtres de Compiègne (h/f)
Offre n° O060241004001204
Publiée le 04/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place de l'hotel de ville - bp 30009, Compiègne (Oise)
Poste à pourvoir le
12/11/2024
Date limite de candidature
03/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Les Théâtres de Compiègne recrute un assistant administratif (F/H).
Missions / conditions d'exercice
Pour la Direction des Théâtres
• Préparation, rédaction de courriers, de mails et de dossiers pour suivi des demandes via le logiciel de gestion de courrier MAARCH
• Gestion, suivi et bilan des demandes de mises à disposition des salles : réunions, courriers, conventions, devis, plannings...
• Gestion, suivi et bilan des crédits de fonctionnement et d'investissement via ASTRE GFI
• Gestion, suivi et bilan des absences, congés, récupérations, RTT, heures supplémentaires...
• Gestion, suivi et bilan des formations professionnelles
• Gestion, suivi et bilan des aptitudes médicales
• Gestion, suivi et bilan des entretiens professionnels
• Gestion, suivi et bilan via WEBDELIB
• Assurer diverses missions de secrétariat et assistanat administratif (téléphone...)
Pour la Direction du CACCV
• Renseigner et conseiller les publics sur le projet artistique et la programmation
• Assurer diverses missions de secrétariat administratif des Théâtres et notamment courriers, compostage du courrier, mise sous plis, édition de listes et d'étiquettes, photocopies, téléphone, mails, classement, archivage, accueil physique, réservation de places pour le directeur auprès des théâtres, ...
• Gestion et suivi du courrier et des mails de la Direction (environ 250 mails par jour à traiter et suivre), planning de rendez-vous
• Organiser, suivre et enrichir le fichier EXCEL des contacts partenaires de l'association pour les invitations de la Direction
• Classement des brochures des Théâtres en France
• Saisie des plannings des Théâtres via REGIESPECTACLE : spectacles, évènements culturels, expositions... et suivi quotidien
• Gestion, suivi et bilan des absences, congés, récupérations, RTT, heures supplémentaires...
Pour l'Administration du CACCV
• Préparation et suivi du Rapport d'activité annuel (recherche, graphique, texte...) et des orientations annuelles
• Saisie et élaboration des statistiques liées au public (fréquentation, provenance géographique ...)
• Préparation et suivi de la revue de presse
• Préparation des réunions de la vie associative de l'Association des théâtres (convocation, liste, documents... )
• Préparation et suivi du plan de formation
• Préparation et suivi de contrats de cession
• Préparation de dossiers spécifiques (RSE, RGPD, Licences d'entrepreneur de spectacles...)
• Suivi de différents tableaux de bord (VHSS, DUPP...)
• Préparation et suivi des recrutements
• Suivi et gestion de plannings spécifiques: SNU, service civique.stage...
• Assurer diverses missions de secrétariat et assistanat administratif
Conditions travail :
• Horaires de travail :
du lundi au vendredi: 9h30-12h30 / 14h-18h30
Possibilité, en fonction de l'activité, de travailler le week-end ou en soirée
• Lieu de travail :
à l'Espace Jean Legendre, au Théâtre Impérial et déplacements possibles
• Préparation, rédaction de courriers, de mails et de dossiers pour suivi des demandes via le logiciel de gestion de courrier MAARCH
• Gestion, suivi et bilan des demandes de mises à disposition des salles : réunions, courriers, conventions, devis, plannings...
• Gestion, suivi et bilan des crédits de fonctionnement et d'investissement via ASTRE GFI
• Gestion, suivi et bilan des absences, congés, récupérations, RTT, heures supplémentaires...
• Gestion, suivi et bilan des formations professionnelles
• Gestion, suivi et bilan des aptitudes médicales
• Gestion, suivi et bilan des entretiens professionnels
• Gestion, suivi et bilan via WEBDELIB
• Assurer diverses missions de secrétariat et assistanat administratif (téléphone...)
Pour la Direction du CACCV
• Renseigner et conseiller les publics sur le projet artistique et la programmation
• Assurer diverses missions de secrétariat administratif des Théâtres et notamment courriers, compostage du courrier, mise sous plis, édition de listes et d'étiquettes, photocopies, téléphone, mails, classement, archivage, accueil physique, réservation de places pour le directeur auprès des théâtres, ...
• Gestion et suivi du courrier et des mails de la Direction (environ 250 mails par jour à traiter et suivre), planning de rendez-vous
• Organiser, suivre et enrichir le fichier EXCEL des contacts partenaires de l'association pour les invitations de la Direction
• Classement des brochures des Théâtres en France
• Saisie des plannings des Théâtres via REGIESPECTACLE : spectacles, évènements culturels, expositions... et suivi quotidien
• Gestion, suivi et bilan des absences, congés, récupérations, RTT, heures supplémentaires...
Pour l'Administration du CACCV
• Préparation et suivi du Rapport d'activité annuel (recherche, graphique, texte...) et des orientations annuelles
• Saisie et élaboration des statistiques liées au public (fréquentation, provenance géographique ...)
• Préparation et suivi de la revue de presse
• Préparation des réunions de la vie associative de l'Association des théâtres (convocation, liste, documents... )
• Préparation et suivi du plan de formation
• Préparation et suivi de contrats de cession
• Préparation de dossiers spécifiques (RSE, RGPD, Licences d'entrepreneur de spectacles...)
• Suivi de différents tableaux de bord (VHSS, DUPP...)
• Préparation et suivi des recrutements
• Suivi et gestion de plannings spécifiques: SNU, service civique.stage...
• Assurer diverses missions de secrétariat et assistanat administratif
Conditions travail :
• Horaires de travail :
du lundi au vendredi: 9h30-12h30 / 14h-18h30
Possibilité, en fonction de l'activité, de travailler le week-end ou en soirée
• Lieu de travail :
à l'Espace Jean Legendre, au Théâtre Impérial et déplacements possibles
Profils recherchés
•Sensibilité indispensable pour le spectacle vivant
•Expérience souhaité sur un poste d'assistant administratif polyvalent
• Bonnes compétences bureautiques, maitrise de la grammaire et de l'orthographe
• Connaissances comptables et financières
• Connaissance d'outils PAO souhaitée
• Connaissance des logiciels de billetterie et gestion des relations publiques (L@billetterie - 4D), Régispectacle, logiciels de gestion comptable et de gestion du temps...)
• Autonomie, rapidité
• Rigueur
• Polyvalence, sens de l'organisation
• Qualités relationnelles
• Permis B
Poste ouvert aux titulaires.
•Expérience souhaité sur un poste d'assistant administratif polyvalent
• Bonnes compétences bureautiques, maitrise de la grammaire et de l'orthographe
• Connaissances comptables et financières
• Connaissance d'outils PAO souhaitée
• Connaissance des logiciels de billetterie et gestion des relations publiques (L@billetterie - 4D), Régispectacle, logiciels de gestion comptable et de gestion du temps...)
• Autonomie, rapidité
• Rigueur
• Polyvalence, sens de l'organisation
• Qualités relationnelles
• Permis B
Poste ouvert aux titulaires.
Contact et modalités de candidature
Contact
0344407200
Informations complémentaires
Merci d'envoyer CV et lettre de motivation via le lien de candidature.
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.