Sous l’autorité hiérarchique du Directeur des Services à la Population, le responsable du service de l’état civil, a en charge toutes les formalités administratives liées à l’état civil, aux élections, recensements, le cimetière, les pièces d’identités ainsi que toutes les formalités administratives.
L’objectif est de faciliter l’accueil et l’accompagnement des usagers dans la mise en œuvre de ses formalités administratives au sein de la mairie, en mettant à leur disposition un service personnalisé et efficace.

Contrôle et suivi des différents secteurs
- État civil
Organiser l’accueil et développer les formulaires et les supports de communication auprès du public
Suivre les dossiers sensibles : statuer sur les demandes, interpellation de la section civile…
Auditionner les futurs conjoints : assister l’élu du secteur, rédiger le compte-rendu d’audition et les transmettre aux autorités compétentes
Apporter une aide aux administrés pour toute situation « sortant de l’ordinaire ».
Instruire et délivrer les demandes des CNI / Passeport

- Élections
Préparer et organiser les scrutins (gérer la liste électorale, traiter les notifications du REU…)
Contrôler et suivre les opérations de révision de la liste électorale
Proposer la modification des limites territoriales des bureaux de vote et élaborer des simulations
Établir la commission de contrôle des élections et les tableaux obligatoires et la gestion des cartes

- Cimetières
Gérer, suivre et contrôler
Veiller à la mise à jour des informations sur le site internet
Préparer les tarifs et règlement des cimetières
Faire respecter la réglementation sur les convois, statuer sur les cas particuliers, les situations sensibles relatives aux inhumations et exhumations
Gérer les opérations de reprise de concessions funéraires et notamment celles en état d’abandon

- CNI / Passeports
Superviser la gestion des activités relatives aux Cartes Nationales d'Identité - Passeports (instruction des dossiers de demandes de Cartes Nationales d'Identité et de passeports biométriques, organisation du service, suivi des demandes, délivrance des titres, accueil et renseignement du public, gestion des rendez-vous…)

- Recensement de la population :
Gérer et suivre le recensement de la population
Mettre à jour le logiciel de suivi
Recruter et gérer les agents recenseurs

- Affaires générales
Contrôler et suivre la bonne application des textes, le respect des procédures : licences pour les débits de boissons et restaurants, recensement citoyen
Contrôler les dossiers d’attestation d’accueil

- Veille juridique pour l’ensemble des secteurs
Analyser et s’assurer de la bonne mise en application des nouveaux textes réglementaires
Développer et entretenir des réseaux professionnels d’information
Rédiger des notes d’informations aux élus

- Management :
Organiser et répartir l’activité des agents sous sa responsabilité
Assurer un encadrement d’équipe
Animer des réunions d’équipe
Evaluer, accompagner les agents
Planifier puis valider les congés et les entretiens professionnels annuels.


CONDITIONS D’EXERCICE

- Poste éligible au télétravail
- Travail le samedi, certains dimanche (jours d’élection)
- Travail dans un environnement sonore pouvant être important

- Travail en équipe
- Travail en contact direct avec le public
- Travail en relation direct avec les élus

Partenaire(s) interne(s) :
- Le cabinet
- Les élus
- La police municipale
- Les gardiens de cimetière

Partenaire(s) externe(s) :
- Les usagers
- Les services de l’état
- Les notaires
- la Trésorerie

Diplôme(s)/concours : niveau bac /bac + 3 (une expérience dans un poste similaire est exigée / des études juridiques seraient appréciées)
Connaissances en droit civil et culture territoriale
Connaissances du cadre réglementaire des communes

Formations, qualifications et habilitations obligatoires :
Maitrise des techniques de classification
Maitrise des tableaux de bords et pilotage
Maitrise des techniques d’accueil et d’accompagnement

COMPETENCES

Savoirs
Qualités relationnelles, rédactionnelles, capacité à s’adapter, sens du service public, de l’écoute et du travail en équipe, rigueur, organisation, discrétion, et réactivité.

Savoir-faire
Maîtriser la réglementation en matière d’état-civil, de droit électoral et de droit funéraire
Connaitre les règles du recensement de la population
Maîtriser le cadre juridique et réglementaire des collectivités territoriales
Avoir de réelles capacités managériales transversales
Être à l’aise avec les outils bureautiques et les logiciels métiers
Avoir le sens de l’organisation, rigueur et conscience professionnelle
Être en capacité de prendre des décisions, être force de proposition
Savoir gérer les situations de crise et les conflits

Savoir-être
Faire preuve de patience, discrétion et diplomatie.