Assistant de direction DGA Solidarité (h/f)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O060240417000362
Publiée le 07/05/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
BEAUVAIS
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
07/06/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Rédacteur
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Au sein de la direction générale adjointe solidarité, l’assistant de direction est placé sous l’autorité du directeur général adjoint et lui apporte une aide permanente dans la réalisation de ses missions.
Il assiste le DGA en matière d’organisation, d’information, d’accueil, de travaux bureautiques, de suivi de l’activité de la DGA, de la planification et de l’organisation de réunions et est en contact régulier avec les cadres de la Direction Générale Adjointe, les élus ainsi que les différents partenaires.
Il assiste le DGA en matière d’organisation, d’information, d’accueil, de travaux bureautiques, de suivi de l’activité de la DGA, de la planification et de l’organisation de réunions et est en contact régulier avec les cadres de la Direction Générale Adjointe, les élus ainsi que les différents partenaires.
Missions / conditions d'exercice
A ce titre, il vous sera confié :
Accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d’importance, d’urgence), filtrer, rediriger, transmettre
Secrétariat de direction :
- Frappe et mise en forme de courriers
- Prise de notes, rédaction et suivi de compte-rendu
- Gestion des flux de documents entrant et sortant
- Préparation et organisation de rendez-vous et réunions
- Remise en forme de documents sous une forme appropriée (tableau, graphique, présentation PowerPoint, …)
- Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers
- Organisation du traitement et la diffusion des informations : Recueillir et assurer la coordination des éléments (de la demande à l’envoi de la réponse) en lien avec les directions et le secrétariat général afin de traiter les interventions et sollicitations de la direction générale et du PCD en respectant les délais
- Assurer le circuit et la centralisation des parapheurs
- Organisation et mise à jour des dossiers, du classement de manière adéquate (électroniquement ou papier) et de l’archivage
Gestion des interventions Sous-préfecture et cabinet
Suivi de l’activité de la DGA en lien avec le secrétariat général
- Mise à jour et suivi de tableaux de bords de pilotage, assurer le retour aux personnes concernées à propos de dossiers ou actions
- Mettre en forme des statistiques.
- Gérer et suivre les congés des cadres et des agents rattachés hiérarchiquement au DGA ou au directeur
- Gérer et suivre les commandes de fournitures de bureau et de consommables
Gestion de l’agenda et des priorités
- Organisation des déplacements, des réunions et des rendez-vous
Accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d’importance, d’urgence), filtrer, rediriger, transmettre
Secrétariat de direction :
- Frappe et mise en forme de courriers
- Prise de notes, rédaction et suivi de compte-rendu
- Gestion des flux de documents entrant et sortant
- Préparation et organisation de rendez-vous et réunions
- Remise en forme de documents sous une forme appropriée (tableau, graphique, présentation PowerPoint, …)
- Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers
- Organisation du traitement et la diffusion des informations : Recueillir et assurer la coordination des éléments (de la demande à l’envoi de la réponse) en lien avec les directions et le secrétariat général afin de traiter les interventions et sollicitations de la direction générale et du PCD en respectant les délais
- Assurer le circuit et la centralisation des parapheurs
- Organisation et mise à jour des dossiers, du classement de manière adéquate (électroniquement ou papier) et de l’archivage
Gestion des interventions Sous-préfecture et cabinet
Suivi de l’activité de la DGA en lien avec le secrétariat général
- Mise à jour et suivi de tableaux de bords de pilotage, assurer le retour aux personnes concernées à propos de dossiers ou actions
- Mettre en forme des statistiques.
- Gérer et suivre les congés des cadres et des agents rattachés hiérarchiquement au DGA ou au directeur
- Gérer et suivre les commandes de fournitures de bureau et de consommables
Gestion de l’agenda et des priorités
- Organisation des déplacements, des réunions et des rendez-vous
Profils recherchés
Vous détenez un diplôme de BTS secrétariat de direction ou équivalent.
Vous maitrisez les méthodes de prise de notes et de rédaction de documents.
Vous avez bonne connaissance de l'institution, de son fonctionnement et des règles et usages protocolaires.
Vous êtes reconnu pour votre sens de l’organisation, votre gestion des priorités et votre prise d’initiative.
Vous êtes polyvalent, autonome, organisé et rigoureux.
Rejoignez-nous !
Vous maitrisez les méthodes de prise de notes et de rédaction de documents.
Vous avez bonne connaissance de l'institution, de son fonctionnement et des règles et usages protocolaires.
Vous êtes reconnu pour votre sens de l’organisation, votre gestion des priorités et votre prise d’initiative.
Vous êtes polyvalent, autonome, organisé et rigoureux.
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Contact
Contact
0344066060
Informations complémentaires
Ce poste est ouvert aux agents fonctionnaires titulaires de catégorie B ou C, filière administrative, par voie de mutation, de détachement ou sur liste d’aptitude et aux non titulaires de la fonction publique en contrat à durée déterminée, renouvelable.
Poste permanent avec rémunération statutaire selon profil + régime indemnitaire sur 12 mois.
Temps de travail : 35h00 hebdomadaire
Aménagement des temps de travail : Télétravail (60 jours/an pour un temps complet), compte épargne temps, possibilité de générer des RTT
Conformément aux valeurs de la collectivité, tous les postes sont ouverts à compétences égales, aux candidatures de personnes reconnues en qualité de travailleurs handicapés.
Poste permanent avec rémunération statutaire selon profil + régime indemnitaire sur 12 mois.
Temps de travail : 35h00 hebdomadaire
Aménagement des temps de travail : Télétravail (60 jours/an pour un temps complet), compte épargne temps, possibilité de générer des RTT
Conformément aux valeurs de la collectivité, tous les postes sont ouverts à compétences égales, aux candidatures de personnes reconnues en qualité de travailleurs handicapés.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.