Au sein du service Communication, placé sous l’autorité directe du responsable de service, l’assistant de communication (f/h) apporte une aide quotidienne et permanente aux membres de l’équipe en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil et de suivi des dossiers. Il peut être amené à mettre directement en œuvre des actions de communication. Il contribue à l’élaboration de la stratégie de communication en participant aux réunions d’équipe, aux brainstormings, à la réflexion/conception de produits et de campagnes de communication.

Vous savez :

Communication :
❱ Produire des contenus écrits, adaptés aux différents supports de la Ville (magazines, webzine, site web, RS, plaquettes), selon les besoins et les urgences
❱ Assister la rédactrice en chef du magazine RoubaiXXL : récolte et recensement des sujets en amont, mise en page et envoi du chemin de fer, préparation et suivi du rétroplanning annuel, relances (informations des services, demandes de rendez-vous, tribunes et éditos)
❱ Assister le/la chargé(e) de communication en charge du planning d’affichage : réponses et relances auprès des annonceurs partenaires, réponses au prestataire afficheur, vérification des livraisons et retraits des affiches
❱ Gérer la diffusion (hors prestataires) du magazine RoubaiXXL (suivi des réclamations suite aux oublis du distributeur, non-réception récurrente, réponse aux particuliers, relance du distributeur) et apporter un soutien à la diffusion du magazine Alternatif (suivi des points de dépôt, réponses aux partenaires, demandes de réapprovisionnement)


Presse :
❱ Assister l’attaché(e) de presse, selon ses besoins, dans la gestion quotidienne des relations avec la presse et les médias : prise d’appels, relais et/ou redirection des sollicitations, relances des services, réponses « automatiques », envoi de photos et/ou vidéos, etc.
❱ Envoyer les informations presse préparées par les chargé(e)s de communication, après les avoir vérifiées et mises en forme, rédiger et envoyer des informations presse
❱ Contribuer à l’organisation du voyage de presse annuel et des accueils presse ponctuels : déplacement, hébergement et restauration des journalistes, réservation des salles communales et collations avec le service intérieur, préparation des badges, chevalets, tote bags etc.
❱ Alimenter l’espace presse sur le site Internet Roubaix.fr en lien avec le pôle multimédia


Assistance de direction :
❱ Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique (courriers, powerpoints, compte-rendus, bilans, dossiers de présentation, etc.)
❱ Suivre les projets et les activités du service (relances, recherche et relais d’informations, prises de messages)
❱ Tenir l’accueil physique et téléphonique du service en l’absence de la secrétaire gestionnaire
❱ Faire l’interface entre l’équipe et les prestataires pour les demandes de devis, le suivi de circuit des devis, les relances, les livraisons et la vérification des services faits


Logistique :
❱ Organiser et planifier les réunions, séminaires, revues de projets, participations à des colloques des membres du service (réservations, inscriptions)
❱ Organiser les déplacements des agents du service en lien avec la secrétaire gestionnaire : ordres de mission, réservation des billets de transport et des hébergements auprès de l’agence de « voyage »
❱ Gérer les sorties du matériel de signalétique (roll-up et plumes essentiellement, rouleaux d’intissés) : inventaire et gestion du stock, registre des sorties et retours
❱ Suivre le stock des objets publicitaires : réponse aux demandes, facturation, inventaire et gestion du stock, commandes et réapprovisionnement

Relations fonctionnelles :

❱ Echanges quotidiens avec le responsable de la communication et les membres de l’équipe du service communication
❱ Relations constantes avec l’ensemble des services et des partenaires économiques, sociaux et culturels de la collectivité
❱ Echanges fréquents avec les prestataires de services (graphistes, imprimeurs, diffuseurs, etc.)
❱ Echanges ponctuels avec les élu(e)s, le Cabinet du maire et la Direction générale des services