Assistant de direction
Offre n° O059240924000266
Publiée le 24/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
- Pertuis de la Marine, Dunkerque (Nord)
Poste à pourvoir le
27/10/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La Direction démocratie locale et éducation populaire a pour vocation d'embarquer les habitants de l'agglomération dunkerquoise dans une ère de transformation positive, renforcer la fierté d'un territoire qui construit le monde de demain de ses habitants, connecter les projets développés par les grands équipements communautaires, mettre en synergie les équipes municipales et communautaires œuvrant en faveur de la démocratie locale et de l'éducation populaire.
Si vous êtes motivé(e) pour contribuer à ces projets, votre appui en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil et de suivi de dossiers et d’activité sera un atout pour la direction. Vous exercerez également le rôle d’interface entre les différents interlocuteurs internes et externes.
Si vous êtes motivé(e) pour contribuer à ces projets, votre appui en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil et de suivi de dossiers et d’activité sera un atout pour la direction. Vous exercerez également le rôle d’interface entre les différents interlocuteurs internes et externes.
Missions / conditions d'exercice
Vos missions
ORGANISATION DE LA VIE PROFESSIONNELLE DE LA DIRECTION ET SUIVI DES PROJETS
Organiser l’agenda, les rendez-vous et les déplacements.
Transmettre les messages, alerter et rappeler les informations importantes.
Renseigner les tableaux de suivi des activités de la direction.
Suivre l’exécution budgétaire.
GESTION ADMINISTRATIVE DES DOSSIERS ET DE L’ACCUEIL
Rédiger les comptes rendus, procès-verbaux, courriers, etc.
Assurer la gestion du courrier de la direction.
Organiser le classement et l’archivage des dossiers.
Assurer l’accueil physique et téléphonique du public (interne et externe).
Renseigner les interlocuteurs, filtrer et transmettre les informations.
Recevoir, filtrer, et transmettre les messages téléphoniques et courrier informatiques.
Participer à la préparation logistique des dispositifs de démocratie participative.
PARTICIPER A DES REUNIONS, CONSEIL ET ASSEMBLEES DELIBERANTES
Organiser et planifier les réunions (date, lieu, ordre du jour, logistique, invitations).
Préparer les dossiers et supports de communication.
Prendre des notes, rédiger des comptes-rendus et procès-verbaux.
Etablir les calendriers des commissions et suivre ces dernières par le biais d’outils de suivi.
Saisir et suivre les délibérations et décisions.
ORGANISATION DE LA VIE PROFESSIONNELLE DE LA DIRECTION ET SUIVI DES PROJETS
Organiser l’agenda, les rendez-vous et les déplacements.
Transmettre les messages, alerter et rappeler les informations importantes.
Renseigner les tableaux de suivi des activités de la direction.
Suivre l’exécution budgétaire.
GESTION ADMINISTRATIVE DES DOSSIERS ET DE L’ACCUEIL
Rédiger les comptes rendus, procès-verbaux, courriers, etc.
Assurer la gestion du courrier de la direction.
Organiser le classement et l’archivage des dossiers.
Assurer l’accueil physique et téléphonique du public (interne et externe).
Renseigner les interlocuteurs, filtrer et transmettre les informations.
Recevoir, filtrer, et transmettre les messages téléphoniques et courrier informatiques.
Participer à la préparation logistique des dispositifs de démocratie participative.
PARTICIPER A DES REUNIONS, CONSEIL ET ASSEMBLEES DELIBERANTES
Organiser et planifier les réunions (date, lieu, ordre du jour, logistique, invitations).
Préparer les dossiers et supports de communication.
Prendre des notes, rédiger des comptes-rendus et procès-verbaux.
Etablir les calendriers des commissions et suivre ces dernières par le biais d’outils de suivi.
Saisir et suivre les délibérations et décisions.
Profils recherchés
Profil recherché
Savoir-Faire
Accueil téléphonique et physique
Qualités rédactionnelles et communication écrite
Prise de notes
Logiciels bureautiques
Tableau de bord
Classement et archivage
Sens de la planification
Travail en transversalité
Savoir-Être
Qualités relationnelles
Sens de l’organisation et rigueur
Réactivité
Autonomie et disponibilité
Confidentialité et discrétion
Disponibilité
Savoir-Faire
Accueil téléphonique et physique
Qualités rédactionnelles et communication écrite
Prise de notes
Logiciels bureautiques
Tableau de bord
Classement et archivage
Sens de la planification
Travail en transversalité
Savoir-Être
Qualités relationnelles
Sens de l’organisation et rigueur
Réactivité
Autonomie et disponibilité
Confidentialité et discrétion
Disponibilité
Contact et modalités de candidature
Contact
0328627000
Informations complémentaires
Environnement du poste :
Lieu : Halle aux sucres
Temps de travail : 38h45/semaine – 21 jours de RTT
Lieu : Halle aux sucres
Temps de travail : 38h45/semaine – 21 jours de RTT
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.