Missions:

- Management et coordination
Assurer la coordination et l’encadrement de l’équipe administrative ; technique et d’animation / lien permanent avec l’Equipe de soins via l’IDE -co et le (les) médecin (s) coordonateurs-rices
Organiser le planning en lien avec les différents secteurs
Animer et motiver les collaborateurs autour du projet de service général, et plus particulièrement du projet d’établissement de l’EHPAD
Accompagner individuellement et collectivement les agents dans l’exercice de leurs missions
Définir les missions en fonction des priorités validées, impulser une réflexion permanente et conduire le changement

- Gestion administrative et financière :
Coordonner la réalisation des tâches et des documents réglementaires
Elaborer les budgets (budget annexe de l’EHPAD) en lien avec la Direction du CCAS d’Hellemmes
Elaborer le PPI et en suivre l’exécution
Assurer la gestion des recettes et mettre en œuvre les démarches nécessaires en cas d’impayés en lien étroit avec la trésorerie municipale et la Direction du CCAS
Assurer le suivi des tableaux de bord d’activité
Assurer le suivi des dépenses de fonctionnement dans le cadre d’une démarche collective d’optimisation des ressources
Développer la recherche de financements externes (appels à projets, etc…)
Rédiger le rapport d’activité de l’EHPAD et le bilan d’activité du service
Préparer les projets de délibération en lien avec l’activité pour le Comité de Gestion du CCAS d’Hellemmes
Organiser, préparer et assurer le suivi du Conseil de Vie Sociale de l’EHPAD

- Gestion des ressources humaines :
Planifier l’évolution des emplois et des compétences de chacun des secteurs
Elaborer le plan de formation du service
Garantir la permanence du service,
Assurer le suivi du tableau des effectifs permanents et de remplacement/gestion des plannings

- Organisation – projets :
Améliorer ou mettre en place les procédures dans chacun des domaines d’activité du service
Préparation, élaboration et mise en œuvre du projet de service et du projet d’établissement
Elaborer, en lien étroit avec la Directrice du CCAS, les propositions visant à l’évolution de l’EHPAD,
Définir, sur un mode participatif, le projet de service, le projet d’établissement et ses modalités d’évaluation
Actualiser régulièrement les procédures en fonction de l’évolution de la réglementation (protocoles de soins, registre de sécurité, plan bleu…)
Organiser la démarche qualité et de gestion des risques en EHPAD
Organiser le suivi des travaux et de la maintenance des équipements

- Travail en réseau :
développer les liens avec les hôpitaux et les services d’hospitalisation à domicile
développer les liens avec les EHPAD du territoire
travail en lien avec l’Espace seniors d’Hellemmes, le CCAS sur les situations sociales pouvant amener à une admission en EHPAD
participation aux grandes réflexions transversales de la direction et du C.C.A.S. d’Hellemmes.
organiser le dialogue social en lien avec la direction du CCAS.
Travailler en lien avec les institutions de tutelle ARS, Département

Conditions d'exercice :
Dans un contexte post COVID, assurer la gestion d’un établissement conçu et construit à la fin des années 80 pour accueillir 78 résidents et le faire évoluer en lien avec l’accroissement de l’âge des résidents et les pathologies notamment dégénératives, avec les transformations de la réglementation sanitaire, des règles de financement des ESMS au travers des CPOM et des politiques liées au Grand âge ainsi que des changements liés au statut des personnels et agents.
Contrat Pluriannuel d’Objectifs de Moyens de l’EHPAD
Pérennisation de la démarche qualité
Projet de l’établissement à repenser en lien avec la réflexion relative au devenir du Bâtiment actuel
Evolution induite des métiers et des compétences en gérontologie
Les objectifs généraux de l’Etablissement sont de promouvoir un lieu de vie où l’on soigne et non un lieu de soins où on vit. Maintien de l’autonomie, participation active à une vie sociale et citoyenne restent nos priorités au côté des missions de base d’hébergement, de soins et de dépendance.
La prise en charge relationnelle de proximité est basée sur une organisation en quatre secteurs référents. Dans chaque secteur, une équipe pluridisciplinaire composée d’une infirmière référente, accompagnée de 2 aides-soignantes, d’une animatrice et d’un agent de service prend en charge une vingtaine de résidents.

­ 1 Etablissement accueillant 78 résidents sur un seul site
­ 1 service administratif, 1 service soin avec un 1 secteur dédié permettant de maintenir l’autonomie, 1 service entretien, 1 service maintenance, 1 service animation
­ Au total, environ 50 agents (personnel permanent et temporaire)

­ Budget de fonctionnement (EHPAD: 3.7M€ )

Interlocuteurs :
Internes : Directrice du CCAS et service comptabilité, et Espaces seniors / élus thématiques et vice Président du CCAS /Administrateurs du C.C.A.S., Cabinet du Maire

Externes : Conseil Départemental, ARS, CPAM, CRAM, hôpitaux, HAD, associations, fournisseurs et prestataires de services intervenant en EHPAD, organismes de tutelles, …