Assistant(e) GFPP
Offre n° O059240719000875
Publiée le 19/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
LILLE
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
19/08/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Oui
Descriptif de l'emploi
Apporte une aide permanente au chef de groupement ainsi qu' à l' adjoint ou adjointe désigné en termes de gestion des affaires courantes, de coordination, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
Missions / conditions d'exercice
Gérer la planification collective, les agendas, déplacements, réunions
Gestion des agendas. Planification des rendez-vous, déplacements, réunions du chef de groupement et de son adjoint. Organiser la planification et les convocations pour les entretiens professionnels au niveau chef de groupement et de son adjoint.
Assurer l'interface et la coordination avec les interlocuteurs concernés du domaine
Assurer le lien entre les services du groupement. Coordonner l'action des services en central et l'action territoriale des services déconcentrés. Participer aux réunions des services internes au GFPP, aux réunions avec les services de la coordination territoriale et aux réunions fonctionnelles interservices.
Assurer la transversalités des informations. Faire des points réguliers des actions suivies avec le chef de groupement. Gestion du parapheur électronique. Gestion et coordination des formations de tronc commun des sapeurs pompiers professionnels. Préparer et suivre les dossiers de demande de dispense de formation via l' applicatif GEEF ( de la réception à l'édition du diplôme). Rédiger et mettre en ligne des questionnaires de satisfaction.
Assurer l'accueil physique et téléphonique et par courriel
Organiser la réception des sollicitations internes et externes liées au groupement. Apporter d'une réponse formalisée et validée par le chef de groupement. Orienter, si besoin vers les services ou interlocuteurs concernés.
Mettre en forme et valoriser des supports écrits
Mise en forme et transmission des courriers. Rédaction de comptes rendus de réunion. Mise en forme des projets de délibération et des documents à destination des instances représentatives du personnel en relation avec le GAJI. Elaboration de tout support écrit à la demande de la Direction.
Gestion des agendas. Planification des rendez-vous, déplacements, réunions du chef de groupement et de son adjoint. Organiser la planification et les convocations pour les entretiens professionnels au niveau chef de groupement et de son adjoint.
Assurer l'interface et la coordination avec les interlocuteurs concernés du domaine
Assurer le lien entre les services du groupement. Coordonner l'action des services en central et l'action territoriale des services déconcentrés. Participer aux réunions des services internes au GFPP, aux réunions avec les services de la coordination territoriale et aux réunions fonctionnelles interservices.
Assurer la transversalités des informations. Faire des points réguliers des actions suivies avec le chef de groupement. Gestion du parapheur électronique. Gestion et coordination des formations de tronc commun des sapeurs pompiers professionnels. Préparer et suivre les dossiers de demande de dispense de formation via l' applicatif GEEF ( de la réception à l'édition du diplôme). Rédiger et mettre en ligne des questionnaires de satisfaction.
Assurer l'accueil physique et téléphonique et par courriel
Organiser la réception des sollicitations internes et externes liées au groupement. Apporter d'une réponse formalisée et validée par le chef de groupement. Orienter, si besoin vers les services ou interlocuteurs concernés.
Mettre en forme et valoriser des supports écrits
Mise en forme et transmission des courriers. Rédaction de comptes rendus de réunion. Mise en forme des projets de délibération et des documents à destination des instances représentatives du personnel en relation avec le GAJI. Elaboration de tout support écrit à la demande de la Direction.
Profils recherchés
SF-Anticiper les dysfonctionnements et réagir rapidement aux situations imprévues
SE-Etre force de proposition et prendre des initiatives
CO-Outils bureautiques
SF-Classer et ordonner les dossiers et documents de manière simple et accessible à tous
SE-Loyauté
CO-Organisation du service
SF-Prendre des rendez vous et gérer l'agenda du cadre ou du service
SE-Réserve et discrétion
CO-Compte-rendu, rédaction de documents et utilisation des outils informatiques et logiciels du SIS
SF-Préparer et suivre les dossiers spécifiques en concertation avec le/les cadre(s)
SE-Réactivité
CO-Documents de suivi d'activité et mise à jour des bases de données
SF-Saisir et mettre en forme des documents de formes et contenus divers
SE-Rigueur et organisation
CO-Standard téléphonique
SE-Etre force de proposition et prendre des initiatives
CO-Outils bureautiques
SF-Classer et ordonner les dossiers et documents de manière simple et accessible à tous
SE-Loyauté
CO-Organisation du service
SF-Prendre des rendez vous et gérer l'agenda du cadre ou du service
SE-Réserve et discrétion
CO-Compte-rendu, rédaction de documents et utilisation des outils informatiques et logiciels du SIS
SF-Préparer et suivre les dossiers spécifiques en concertation avec le/les cadre(s)
SE-Réactivité
CO-Documents de suivi d'activité et mise à jour des bases de données
SF-Saisir et mettre en forme des documents de formes et contenus divers
SE-Rigueur et organisation
CO-Standard téléphonique
Contact
Contact
0328822679
Informations complémentaires
Adresser votre candidature UNIQUEMENT par mail en précisant l'intitulé du poste en objet "ASSISTANT GFPP" et votre grade actuel à l'adresse suivante : recrutement@sdis59.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.