Finalité du poste :
Le service financier, administratif et juridique contribue à l’activité globale du musée de l’Hospice Comtesse en participant à la mise en œuvre des expositions temporaires et permanentes ainsi que le projet scientifique et culturel et de l’activité récurrente du musée d’histoire de la ville de Lille.
Il organise, met en œuvre et garantit le bon fonctionnement et les projets du musée sur le plan administratif, juridique (délibérations, marchés publics, conventions) et budgétaire (préparation, exécution et suivi budgétaire, gestion des ressources).
Le/a gestionnaire comptable, administratif.ve et juridique (dont le poste à pourvoir) assure la gestion in extenso des dépenses et des recettes du musée de l’Hospice Comtesse (MHC) en veillant à l’efficacité dans le traitement des demandes et la mise en œuvre des procédures. Il/elle assiste également la rédaction et la mise en œuvre des actes administratifs et juridiques produit par la structure.

Fonction(s) de rattachement : Administrateur du Musée
Fonction(s) encadrées : Aucune

Mission(s) :
Domaines d’intervention :
Engagements comptables en dépenses et en recettes, en section de fonctionnement et en section d’investissement
Liquidation de factures et constitution des dossiers de liquidation
Suivi budgétaire et comptable
Achats publics (marchés de travaux, de fournitures courantes et de services, prestations intellectuelles)
Titrage recettes
Production d’actes juridiques et administratif

Responsabilité(s) et résultat(s) attendu(s) :
Préparation et traitement des engagements comptables en dépenses et en recettes :
· En collaboration avec les services opérationnels, réaliser les démarches préparatoires au traitement des engagements (création et mise à jour des fiches tiers, création des fiches marchés dans le logiciel comptable Coriolis, réalisation des virements de crédits…)
· Réaliser les engagements comptables en dépenses et en recettes dans le logiciel comptable Coriolis et porter les informations comptables sur les bons de commande /lettre de commande
· Renseigner quotidiennement les tableaux de suivi des recettes et des dépenses
· Suivre l’exécution des marchés publics
· Suivre la mise en œuvre des contrats de prestations artistiques, conventions et actes administratifs

Pilotage et réalisation des démarches préparatoires aux achats :
· Travailler avec les services opérationnels les commandes (vérifier si le besoin est couvert par un marché public, accompagner la rédaction et traiter les procédures de demande d’achat et les bilans de consultation, vérifier les bons de commandes/lettres de commande et assurer leur suivi dans le parapheur électronique avant de les retourner visés au service demandeur)

Traitement des factures et des titres de recettes :
· Traiter comptablement les factures (obtention de l’attestation du « service fait », préparation des pièces justificatives, liquidation de la dépense dans le logiciel comptable Coriolis, transmission au service dépenses de la Ville) en collaboration avec les services du musée, les services centraux de la Ville ou les prestataires pour garantir le paiement ou le recouvrement du titre et le cas échéant, trouver des solutions aux difficultés et lever les obstacles aux paiements
· Renseigner les prestataires sur l’état d’avancement des paiements
· Organiser et classer les pièces justificatives des dépenses et recettes pour assurer leur bon archivage et faciliter leur recherche
· Traiter comptablement les recettes (préparations des pièces justificatives selon la nature de la recette, calculer et rédiger les appels de fonds, enregistrement des pré-titres de recettes, transmission au service recettes de la Ville…)
· Renseigner quotidiennement les tableaux de suivi des recettes et des dépenses pour y porter les informations relatives aux paiements et aux encaissements

Participation au suivi du budget et aux démarches de bonne gestion :
· Saisir le budget dans le logiciel comptable Coriolis
· Assurer un suivi comptable du budget par opération (M57) afin de permettre un suivi régulier du niveau de consommation du budget et préparer les décisions modificatives
· Croiser le suivi budgétaire avec la comptabilité analytique ou par destination du musée pour délivrer une information pertinente à la direction
· Préparer les demandes de rattachement des dépenses et recettes
· Assurer le suivi de l’exécution des marchés sur le plan comptable
· Favoriser et mettre en œuvre les démarches et les outils de dématérialisation
· Promouvoir une culture de gestion au sein des services du musée

Préparation et mise en œuvre des actes juridiques et administratifs nécessaires à la conduite des activités :
· En collaboration avec les services, accompagner la rédaction des actes juridiques et administratifs (arrêtés, décisions du Maire, délibération, convention, contrats), création et suivi des fiches dans le logiciel air délib, suivi des signatures et notifications
· Constitution des dossiers de demande de subvention et de bilan (rédaction des arrêtés de demande de subvention, mise en signature des pièces administratives, constitution des bilans administratifs et comptables)

Contribution à la gestion administrative de l’établissement :
· Secrétariat de l’administrateur (rédaction et suivi des courriers et notes, préparation et organisation des rendez-vous...)
· Gestion du courrier général et diffusion de l’information (postale, courriels, notes...) en interne (services du musée et autres services municipaux) et en externe (services publics partenaires, entreprises, associations...)

Participation au bon fonctionnement du musée :
· Suivre les projets de la formulation du besoin à la réalisation
· Etre force de proposition face à des cas particuliers ou des problèmes
· S’inscrire dans une démarche d’efficience et d’atteinte des objectifs, de transparence et de partage de l’information ;
· Rendre compte à l’administrateur de l’état d’avancement des dossiers et réorienter l’activité selon les priorités
· Assurer la mise à jour permanente des outils de suivi budgétaire, comptable et juridique
· Intégrer les démarches de dématérialisation pour gagner en fluidité
· Echanger et faire preuve de pédagogie et d’écoute avec les services du musée

Tenue comptable d’une régie d’avances du musée (non-existant et à confirmer selon le développement du musée) :
· Assurer la gestion de la régie en tant que titulaire
· Utiliser ce mode de paiement conformément aux termes de l’arrêté constitutif et y recourir à bon escient

Conditions d'exercice :
Cette création de poste s’inscrit dans le contexte de développement de l’offre du MHC (rénovation d’une partie des collections permanentes, présentation de nouvelles œuvres, affirmation de la politique de communication, développement de l’offre de médiation, intensification de la programmation…) et réinstalle un service financier, administratif et juridique au sein du musée. Il travaille en coordination et transversalité avec l’ensemble de l’équipe du MHC (une trentaine de personnes dont une dizaine d’interlocuteurs directs) ainsi qu’en lien étroit avec les services centraux et supports de la Ville (Direction générale de la Culture, Pôle Finance et Moyens dont Direction de la Commande publique, La Direction des services juridiques et les Instances).

Le/a gestionnaire comptable, administratif.ve et juridique (dont le poste à pourvoir) constitue à lui/elle seul/e le service, placé sous l’autorité de l’administrateur du musée.

Travail en bureau du lundi au vendredi
Horaires fixes au sein de la plage horaire de 8h00-18h00
Lieu de travail : musée de l’Hospice Comtesse (32 rue de la Monnaie – 59000 Lille)
Collaboration ouverte avec les autres services du musée
Pics d’activité liés aux impératifs du calendrier budgétaire (octobre à décembre, janvier et juin/juillet)
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

Compétences(s) métier :
Savoir-faire:
Maîtrise des règles de la comptabilité publique (M57)
Notions de comptabilité analytique et de comptabilité par destination
Notions sur les règles régissant la commande publique
Maîtrise des règles de l’expression orale et écrite et capacités rédactionnelles
Connaissance des circuits et des procédures financières et juridiques
Organisation et gestion du temps

Connaissances :
Connaissances en droit administratif général, finances publiques locales, règlementation en matière de commande publique
Bonne culture territoriale
Maîtrise du logiciel de gestion financière et comptable Coriolis, du logiciel air délib
Savoir utiliser les outils bureautiques en particulier de bonnes connaissances dans l’utilisation d’Excel (utilisation des filtres, formules simples, mise en forme…)
Savoir utiliser les outils de ressources internes et externes (Internet, Intranet, gestion électroniques de documents (GED)…)
Capacité à intégrer les démarches nouvelles de modernisation notamment au travers de la dématérialisation des pièces administratives et comptables
Connaissances et pratiques avérées dans les domaines d’intervention cités

Compétences(s) comportementale(s) :
Sens relationnel (capacités d’écoute, pédagogie)
Capacité à travailler en autonomie
Rigueur
Discrétion
Capacité d’adaptation et sens des priorités
Capacité à prendre en compte les contraintes dans l’organisation du travail
Grande réactivité et dynamisme
Capacité à travailler en équipe et à rendre compte
Capacité à prendre des initiatives
Capacité à une certaine souplesse dans ses horaires lors des temps forts de la vie de la collectivité (préparation et clôture
budgétaire, conseils municipaux...) et du musée (production d’expositions...)
Sens du service public et conscience du rôle des fonctions ressources