Conditions d'exercice /
-L'emploi implique une étroite collaboration avec les élu-e-s
-Travail en équipe : assure une continuité de présence, y compris en cas de congés ou d'absences des autres secrétariats d'élu-e-s
-Nombreux contacts en interne, en externe et avec d’autres collectivités
-Horaires ou amplitude horaire : travail en semaine, horaires en fonction des contraintes des élu-e-s, dans le cadre réglementaire de la Ville
-Parfaite connaissance de l'organisation interne de la Collectivité, des partenaires, des correspondants extérieurs, des procédures et des modes de saisine (contacts avec la presse, réservation de salles, reprographie, déplacements, fournitures, archives …)
-S’assurer la gestion centralisée du secrétariat pour les autres mandats (Adjoint au Maire et Conseiller métropolitain)

Fonction de rattachement :
-Lien hiérarchique : la Directrice Relations sociales et du travail

-Lien fonctionnel : les Elu-e-s dont l’agent-e assure l'assistance et le secrétariat

Missions :
-Assister l’élu : assistance générale dans les délégations (qualité du cadre de vie, Présidence de la commission de l’urbanisme, de l’habitat, des espaces publics et du développement durable, aménagement des espaces publics, autorisation de mobilier urbain, gestion et aménagement de la voirie, plan de déplacement, plan de circulation et de voirie, politique et police du stationnement, Présidence de la commission des taxis, fêtes et animations, illuminations de fin d’année, occupation temporaire du domaine public et occupation commerciale du domaine public, Présidence de la commission des emprises commerciales du domaine public, publicités et enseignes, risques urbains et sanitaires, présidence de la commission communale de sécurité, Commission des Forains)
-Travail de collaboration étroit sur les dossiers : participation, suivi, lien entre l’élu et les services municipaux, conseil et aide à la décision
-Accompagnement des services à la prise de décisions
-Conception et présentation de propositions d’actions
-Accompagnement aux réunions en lien avec les délégations
-Gestion de projet : identification des acteurs, des impératifs, des sujets, délégation de missions, suivi
-Faire des choix et prise de décisions
-Rédaction de notes sur des sujets spécifiques et de comptes rendus
-Identification des situations à enjeux : alerte du cabinet et des services
-Représentation de l’élu dans des réunions techniques
-Participation à la coordination entre les services concernés par les délégations
-Veille juridique et veille sur l’actualité en rapport avec les délégations de l’élu
-Connaissances et constitution de réseaux
-Gestion des urgences et des priorités : rôle d’alerte auprès d l’élu, traitement et suivi
-Organisation ponctuelle d’évènements
-Prise en charge des demandes des administrés, des services, des élus et déclinaison de manière opérationnelle les orientations stratégiques et politiques
-Gestion de l’agenda et organisation du temps de l’élu, préparation et organisation matérielle des réunions, des rendez-vous et des déplacements, constitution de dossiers et suivi de leur mise en œuvre, élaboration de supports, rédaction de documents administratifs et de correspondances
-Interaction avec les élu-e-s, le cabinet du maire, les services de la Ville et les organismes extérieurs (M.E.L., Lille Grand Palais, Institut Pasteur de Lille, Mairie de Quartier de Lille Sud, Office de Tourisme)
-Gestion de la messagerie Outlook de l’élu
-Accueille, informe et oriente physiquement et téléphoniquement les usagers, les services internes de la Ville, les autres collectivités, les associations …
-Assure des fonctions de secrétariat : analyse rapide, gestion et traitement du courrier papier et du courrier dématérialisé, des courriels et des parapheurs (vérification de la conformité des documents), saisie informatique des courriers, documents, constitution de bases de données et de fichier d’adresses, classement, archivage
-Participe à la continuité du service par la suppléance d’autres assistant-e-s d’élu-e-s

Compétences métier :
-Documentation et recherche d’informations
-Organisation
-Travailler de manière transversale
-Négociation avec les services
-Maîtrise de l’outil, des techniques et des logiciels informatiques et de communication : Word, Excel, Powerpoint, Publipostage, Hermès/Elise, Internet, Agendas électroniques (Outlook, Doodle, Gmail …), Airs délib, Zedoc, Conférence téléphonique, Vidéoconférence, Skype …
-Maîtrise des techniques d’accueil téléphonique et physique
-Aisance rédactionnelle (capacité à mener un entretien, à participer à une réunion et d’en faire un compte-rendu écrit à l’élu ou aux services, rédaction de notes ; esprit de synthèse, rigueur et clarté)
-Maîtrise des principes généraux de la correspondance, les règles de rédaction et les niveaux de langage (courrier / note / courriel)
-Très bon niveau lexical orthographique et syntaxique
-Aisance relationnelle
-Capacité d’adaptation aux délégations de l’élu et à l’organisation qu’ils ont définie
-Orientation des interlocuteurs
-Traduction des souhaits de l’élu en organisation administrative

Compétences comportementales :
-Compréhension des enjeux stratégiques, politiques ou sociaux
-Capacité d’analyse et d’expertise
-Anticipation sur les évènements
-Coopération, esprit d’équipe, transversalité
-Echange et communication d’informations
-Souci d’adhésion des services à la demande de l’élu
-Souci d’expliquer et de donner du sens
-Développement de la coopération et de la collaboration
-Fiabilité, confiance et loyauté
-Respect des délais fixés par l’élu
-Grande discrétion, savoir respecter la confidentialité
-Sens de l’initiative et de l’organisation, réactivité
-Savoir gérer le stress au regard d’une charge importante de travail
-Rigueur, disponibilité, patience, fermeté
-Sens du service public
-Adaptabilité aux changements : Savoir s’adapter aux différents interlocuteurs, gestion de situations sensibles, adaptation du discours
-Sens du dialogue et de l’écoute
-Autonomie, polyvalence