Finalité du poste :
- L’assistant-e de direction est chargé-e d’apporter une aide continue et adaptée au-à la Directeur-rice général-e adjoint-e en termes d’organisation, d’information et de suivi de documents et dossiers, ainsi que de relations avec les publics et partenaires internes et externes.
- Il-elle assure un accueil physique et téléphonique de qualité pour les différents interlocuteurs de la Direction générale et ponctuellement, pour les directions du « plateau Culture ».
- Il-elle travaille en lien étroit avec les secrétariats des directions thématiques et des structures du pôle afin d’assurer la bonne circulation et transmission des informations et des documents administratifs.

Conditions d'exercice :
. Positionnement central et transversal de l’agent-e au sein du pôle Culture et relations internationales
. Importante fonction d’accueil physique et téléphonique
. Horaires de bureau avec temps plein impératif (présence sur 5j) et disponibilité en fin d’après-midi.
. Travail d’équipe en plus du travail spécifique à la Direction générale, notamment pour assurer certaines permanences Accueil du « plateau Culture »
. Moyens bureautiques : ordinateur avec messagerie électronique, agenda électronique, imprimante, fax, téléphone

Mission(s) :
1) Information et communication :
- Assurer l’accueil téléphonique et physique de la Direction générale et tenir le registre des appels
- Recevoir, orienter et diffuser les informations liées à l’activité de la Direction générale auprès des directions et des structures du pôle et en externe au besoin.

2) Assistanat de direction :
- Gérer l’agenda du-de la DGA, organiser ses réunions, rendez-vous et déplacements
- Réceptionner, enregistrer, analyser et diffuser le courrier départ-arrivée ; participer au suivi et à la bonne transmission des réponses
- Réceptionner et assurer le suivi des parapheurs au visa du-de la DGA dans le respect des délais
- Rédiger tout document utile à l’activité de la Direction Générale (compte-rendus, notes, courriers)
- Organiser et suivre le classement et l’archivage « papier » et informatique des courriers et dossiers suivis par le-la DGA ; en assurer la mise à jour régulière ; s’assurer de la disponibilité de l’information
- Participer au suivi de l’activité : rédiger des rapports et bilans d’activité, élaborer et suivre des tableaux de bord

3) Missions transversales pour la Direction générale de la Culture et des relations internationales :
- Assurer les permanences Accueil du « plateau Culture » en l’absence de la personne référente
- Remplacer au besoin les autres assistant-e-s de direction pour garantir la continuité des missions de la Direction générale et des directions thématiques concernées.

Compétences(s) métier :
- Bac + 2 souhaité avec formation de type « assistant-e de direction »
- Expérience confirmée sur un poste similaire
- Bon niveau de culture générale
- Parfaite maîtrise de la langue française, de l’orthographe et de la syntaxe (rédaction de notes, courriers, rapports)
- Qualités rédactionnelles (rédaction de compte-rendus, notes de synthèse etc.)
- Maîtrise des techniques de secrétariat et de classement
- Parfaite maîtrise des outils informatiques et bureautiques : logiciels Word, Excel, messagerie électronique, Intranet et Internet
- Bonne connaissance du fonctionnement administratif et des procédures des collectivités territoriales
- Intérêt pour le secteur culturel ; connaissance appréciée des réseaux et acteurs du domaine
- Pratique de l’anglais souhaitée

Compétences(s) comportementale(s) :
- Grandes qualités relationnelles (capacité d’adaptation à des interlocuteurs variés, sens de l’écoute et courtoisie, diplomatie et fermeté)
- Sens de l’organisation et grande rigueur ; respect des délais
- Réactivité, sens de l’initiative et autonomie (capacité à aller chercher les informations, à les analyser et à les transmettre de façon pertinente)
- Grande discrétion et respect du devoir de réserve
- Capacité de gestion du stress
- Esprit d’équipe (travail en lien étroit avec les secrétariats des structures et directions du pôle)
- Capacité d’analyse et de synthèse, notamment dans le retour d’informations auprès du-de la DGA
- Disponibilité et souplesse (capacité à faire face aux imprévus et à s’adapter aux contraintes de fonctionnement du-de la DGA)
- Intérêt pour le domaine culturel et sensibilité aux thématiques de la transition écologique et de l’inclusion sociale