Assistant(e) administratif(ve)
Offre n° O059240625000916
Publiée le 25/06/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
DOUAI Cedex
Poste à pourvoir le
01/09/2024
Date limite de candidature
04/08/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Un poste d’assistant(e) administratif(ve) est disponible au service de la cohésion sociale.
Missions / conditions d'exercice
Assurer l’accueil physique et téléphonique et par courriel :
- Recevoir et filtrer les usagers,
- Renseigner et orienter les usagers,
- Assurer une information de premier niveau des interlocuteurs internes et externes,
- Tenir un tableau des suivis des demandes des usagers,
- Prendre des messages,
- Gérer la messagerie fonctionnelle du service, ainsi que le transfert et l’enregistrement des courriels.
Gérer la planification collective : les agendas, les déplacements et l’organisation des réunions du
service :
- Organiser les agendas et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du service,
- Rappeler les informations importantes,
- Organiser les déplacements des responsables, suivi des ordres de mission,
- Organiser des réunions (invitations, suivi des retours, constitution des dossiers), la logistique nécessaire (réservation de salles, création et mise en place de visioconférence),
- Tenir à jour l’annuaire des contacts.
Mettre en forme et valoriser des supports écrits :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
- Rédiger les décisions directes,
- Réaliser la rédaction et la saisie de documents de formes et contenus divers, notamment tableaux de suivi et tableaux de bord.
Participer à l’organisation et au suivi des événements liés à l’insertion professionnelle :
- Préparer et organiser les réunions d’informations collectives,
- participer à l’organisation des événements et des bilans.
Gérer le courrier du service et les parapheurs :
- Assurer la navette avec le service courrier,
- Enregistrer le courrier sur un logiciel métier,
- Assurer le suivi du courrier sur un logiciel métier,
- Préparer et assurer le suivi des parapheurs,
- Participer au réseau des assistantes.
Contrôle de la complétude des dossiers politique de la ville :
- Contrôler la complétude des dossiers au dépôt et des bilans (relance des porteurs de projets).
Participer au suivi du budget
- Elaborer les bons de commandes,
- Assurer le suivi des factures,
- Mettre à jour le tableau de suivi des engagements et des dépenses.
Clauses insertion dans les marchés publics de la ville :
- Suivi du reporting externalisé.
- Recevoir et filtrer les usagers,
- Renseigner et orienter les usagers,
- Assurer une information de premier niveau des interlocuteurs internes et externes,
- Tenir un tableau des suivis des demandes des usagers,
- Prendre des messages,
- Gérer la messagerie fonctionnelle du service, ainsi que le transfert et l’enregistrement des courriels.
Gérer la planification collective : les agendas, les déplacements et l’organisation des réunions du
service :
- Organiser les agendas et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du service,
- Rappeler les informations importantes,
- Organiser les déplacements des responsables, suivi des ordres de mission,
- Organiser des réunions (invitations, suivi des retours, constitution des dossiers), la logistique nécessaire (réservation de salles, création et mise en place de visioconférence),
- Tenir à jour l’annuaire des contacts.
Mettre en forme et valoriser des supports écrits :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
- Rédiger les décisions directes,
- Réaliser la rédaction et la saisie de documents de formes et contenus divers, notamment tableaux de suivi et tableaux de bord.
Participer à l’organisation et au suivi des événements liés à l’insertion professionnelle :
- Préparer et organiser les réunions d’informations collectives,
- participer à l’organisation des événements et des bilans.
Gérer le courrier du service et les parapheurs :
- Assurer la navette avec le service courrier,
- Enregistrer le courrier sur un logiciel métier,
- Assurer le suivi du courrier sur un logiciel métier,
- Préparer et assurer le suivi des parapheurs,
- Participer au réseau des assistantes.
Contrôle de la complétude des dossiers politique de la ville :
- Contrôler la complétude des dossiers au dépôt et des bilans (relance des porteurs de projets).
Participer au suivi du budget
- Elaborer les bons de commandes,
- Assurer le suivi des factures,
- Mettre à jour le tableau de suivi des engagements et des dépenses.
Clauses insertion dans les marchés publics de la ville :
- Suivi du reporting externalisé.
Profils recherchés
SAVOIRS
- Formation de type bac+2 dans le domaine du secrétariat,
- Word, Excel, outils collaboratifs
- classement, archivage,
- environnement administratif, institutionnel,
- Technique de secrétariat.
SAVOIR-FAIRE
- Diffuser une information, une publication,
- Maîtriser les outils de bureautique: créer des outils de suivi
- Organiser des réunions
- Archiver.
SAVOIR-ÊTRE
- Sens des relations humaines,
- Faire preuve de discrétion,
- Sens de l'organisation,
- Réactivité, adaptabilité
- Formation de type bac+2 dans le domaine du secrétariat,
- Word, Excel, outils collaboratifs
- classement, archivage,
- environnement administratif, institutionnel,
- Technique de secrétariat.
SAVOIR-FAIRE
- Diffuser une information, une publication,
- Maîtriser les outils de bureautique: créer des outils de suivi
- Organiser des réunions
- Archiver.
SAVOIR-ÊTRE
- Sens des relations humaines,
- Faire preuve de discrétion,
- Sens de l'organisation,
- Réactivité, adaptabilité
Contact
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Léa BERNARD
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Informations complémentaires
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Déposez votre candidature avec lettre de motivation et curriculum vitæ en ligne sur www.douai.fr dans l’onglet :
Pratique / Offre d’emploi / Postuler / Choisir la référence de l’annonce / COHESO_AssAdmin_000512_0408
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Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.