Assistant(e) de direction du Président
Offre n° O058241213001572
Publiée le 13/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Hôtel du Département - Rue de la Préfecture, Nevers (Nièvre)
Poste à pourvoir le
01/03/2025
Date limite de candidature
13/01/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
L’assistant(e) du Président assure
- la gestion de l'agenda du Président ainsi que l'accueil des rendez-vous,
- l'assistance administrative et de la coordination des informations au sein du Cabinet,
- l'interface entre le Cabinet, l'assemblée départementale, l'ensemble des directions et services de la collectivité, les partenaires extérieurs et les usagers.
- la gestion de l'agenda du Président ainsi que l'accueil des rendez-vous,
- l'assistance administrative et de la coordination des informations au sein du Cabinet,
- l'interface entre le Cabinet, l'assemblée départementale, l'ensemble des directions et services de la collectivité, les partenaires extérieurs et les usagers.
Missions / conditions d'exercice
Gestion de l'agenda
• gérer les demandes de rendez-vous et les interventions
• mobiliser les élus en cas d'absence ou impossibilité du Président
• planifier les réunions, et assurer de l'organisation logistique
• inscrire les rendez-vous et les invitations sur l'agenda
• assurer le lien avec les partenaires dans le cadre des invitations officielles
• informer le Président du contenu de son agenda
• assurer, dans le cadre de la préparation des entretiens du Président avec les usagers ou les partenaires, la collecte, auprès des directions et services, des dossiers et des notes d'information nécessaires à la connaissance de la situation
Gestion administrative
• assurer l'accueil téléphonique et physique
• analyser les demandes, conseiller les usagers, les partenaires et les orienter vers les services et directions le cas échéant
• filtrer les appels et transmettre les messages
• alerter le Président ou le directeur de cabinet sur les situations sensibles
• suivre et partager de l'information avec la Direction Générale des Services
• enregistrer le courrier dans le logiciel
• trier, distribuer et traiter le courrier
• assurer la bonne circulation du courrier et des dossiers au sein du cabinet
• assurer le tri et l'organisation des parapheurs
• transmettre aux directions et services les questions techniques formulées par le Président sur des dossiers relevant de leur domaine de compétence
• garantir la transmission et la circulation des informations au sein du Cabinet, vers les services et directions et vers les partenaires extérieurs
• rédiger des courriers à destination des élus et autres documents administratifs
• assurer la frappe de courriers et de discours
• assurer le classement et l'archivage des dossiers
• assurer, en lien avec le secrétariat des élus, la gestion des dossiers de demande d'intervention auprès du Président
• assurer la gestion des fournitures
• gérer les demandes de rendez-vous et les interventions
• mobiliser les élus en cas d'absence ou impossibilité du Président
• planifier les réunions, et assurer de l'organisation logistique
• inscrire les rendez-vous et les invitations sur l'agenda
• assurer le lien avec les partenaires dans le cadre des invitations officielles
• informer le Président du contenu de son agenda
• assurer, dans le cadre de la préparation des entretiens du Président avec les usagers ou les partenaires, la collecte, auprès des directions et services, des dossiers et des notes d'information nécessaires à la connaissance de la situation
Gestion administrative
• assurer l'accueil téléphonique et physique
• analyser les demandes, conseiller les usagers, les partenaires et les orienter vers les services et directions le cas échéant
• filtrer les appels et transmettre les messages
• alerter le Président ou le directeur de cabinet sur les situations sensibles
• suivre et partager de l'information avec la Direction Générale des Services
• enregistrer le courrier dans le logiciel
• trier, distribuer et traiter le courrier
• assurer la bonne circulation du courrier et des dossiers au sein du cabinet
• assurer le tri et l'organisation des parapheurs
• transmettre aux directions et services les questions techniques formulées par le Président sur des dossiers relevant de leur domaine de compétence
• garantir la transmission et la circulation des informations au sein du Cabinet, vers les services et directions et vers les partenaires extérieurs
• rédiger des courriers à destination des élus et autres documents administratifs
• assurer la frappe de courriers et de discours
• assurer le classement et l'archivage des dossiers
• assurer, en lien avec le secrétariat des élus, la gestion des dossiers de demande d'intervention auprès du Président
• assurer la gestion des fournitures
Profils recherchés
• connaissance de l'administration départementale et de son environnement institutionnel
• connaissance du fonctionnement de l'Assemblée départementale
• maîtrise de l'expression orale et écrite
• maîtrise de l'orthographe et de la syntaxe de la langue française
• maîtrise de l'outil informatique
• aptitude à l'organisation et à la coordination
• capacité d'anticipation et de prévision
• capacité à hiérarchiser les priorités et à identifier les urgences
• capacité à travailler dans l'urgence
• excellent relationnel
• rigueur et méthode
• disponibilité
• discrétion
• réactivité
• loyauté institutionnelle
**
NBI de 10 points - Secrétariat a titre exclusif et avec des obligations spéciales, notamment en matière d'horaires
Supérieur hiérarchique : Directeur du Cabinet
Liaisons : tous les services de la collectivité, tous les élus, Maires et Président(e)s d'EPCI, responsables de structures, potentiellement tout(e) nivernais(e)
Logiciels utilisés : pack LibreOffice, intranet, internet, messagerie zimbra
Pointage de l'agent : oui
Pas de possibilité de temps partiel
Pas de télétravail
• connaissance du fonctionnement de l'Assemblée départementale
• maîtrise de l'expression orale et écrite
• maîtrise de l'orthographe et de la syntaxe de la langue française
• maîtrise de l'outil informatique
• aptitude à l'organisation et à la coordination
• capacité d'anticipation et de prévision
• capacité à hiérarchiser les priorités et à identifier les urgences
• capacité à travailler dans l'urgence
• excellent relationnel
• rigueur et méthode
• disponibilité
• discrétion
• réactivité
• loyauté institutionnelle
**
NBI de 10 points - Secrétariat a titre exclusif et avec des obligations spéciales, notamment en matière d'horaires
Supérieur hiérarchique : Directeur du Cabinet
Liaisons : tous les services de la collectivité, tous les élus, Maires et Président(e)s d'EPCI, responsables de structures, potentiellement tout(e) nivernais(e)
Logiciels utilisés : pack LibreOffice, intranet, internet, messagerie zimbra
Pointage de l'agent : oui
Pas de possibilité de temps partiel
Pas de télétravail
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
-
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.