Instructeur administratif / Officier d'état civil (formalités - gare)

Offre n° O057251224000699
Publiée le 24/12/2025

Synthèse de l'offre

Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
1 place d'armes - service du personnel, Metz (Moselle (57))
Poste à pourvoir le
01/03/2026
Date limite de candidature
23/01/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Débutant
Descriptif de l'emploi
A seulement 1h20 de Paris et au cœur d'un espace de coopération regroupant des partenaires européens historiques (France, Allemagne, Luxembourg, Belgique), la Ville de Metz bénéficie d'une situation géographique offrant un rayonnement exceptionnel dont témoignent les nombreuses marques de reconnaissance obtenues en termes de qualité de vie et compétitivité. Capitale de l’écologie urbaine et ville jardin, cité créative UNESCO, territoire de 3 000 ans d’histoire, la Ville de Metz est également tournée vers l’innovation numérique et bénéficie de nombreuses formations d’excellence (innovation, recherche photonique). Elle est aussi un lieu de nombreux rendez-vous culturels et sportifs avec Constellations de Metz, Metz Handball, FC Metz, Moselle Open, le Centre-Pompidou-Metz...

Au cœur de son action municipale, la Direction Déléguée Proximité incarne l’engagement de la Ville de Metz en faveur d’un service public de proximité, d’écoute et de réactivité.
En lien direct avec les élus de proximité, les services municipaux et les partenaires institutionnels, la DDP œuvre à une administration accessible, humaine et efficace, ancrée dans les territoires et à l’écoute des besoins réels des habitants. Elle contribue activement à la modernisation de l'action publique, à la simplification des démarches administratives, à la valorisation de l’action citoyenne et à la promotion du vivre ensemble.
Au-delà des fonctions administratives qui la caractérisent, la DDP est un acteur central de la démocratie locale : elle encourage la participation citoyenne, soutient les dispositifs de concertation (Conseils de quartier, Conseil municipal des enfants, Conseil communal consultatif) et accompagne les projets de territoire portés par les Messins.

Au sein du service Formalités – Élections et affecté à l’annexe gare, vous jouez un rôle essentiel d’accueil, d’information et d’accompagnement des usagers dans leurs démarches administratives. Interlocuteur privilégié du public, vous instruisez et délivrez des formalités relevant notamment de l’État civil et des titres d’identité, dans le respect des procédures et des règles de confidentialité. Garant de la qualité du service rendu, vous veillez également au bon fonctionnement et à l’organisation générale de l’annexe gare, en contribuant à la continuité du service public, à la gestion des flux et à la sécurité des lieux et des documents. Par votre sens du contact, votre rigueur et votre engagement, vous participez pleinement à la mission de proximité portée par la Ville de Metz.
Missions / conditions d'exercice
Accueil, information et accompagnement des usagers
- Accueillir, orienter et renseigner le public sur les démarches d’état civil, les prestations de l’annexe gare et la Maison du Luxembourg (QR code, les dates des ateliers, etc)
- Apporter un niveau précis de renseignements aux différents interlocuteurs ; apaiser les tensions éventuelles et solutionner les réclamations des usagers
- Garantir une qualité d’accueil physique et téléphonique, dans le respect de la confidentialité et des délais réglementaires
- Enregistrer et transmettre les messages en récoltant les informations essentielles ; orienter vos interlocuteurs vers les services compétents le cas échéant
- Veiller à la gestion de l’affluence et du planning des rendez-vous 
- Actualiser la documentation mise à disposition du public et l’affichage d’informations 

Instruction des demandes aux diverses formalités administratives
- Remettre les dossiers / formulaires à compléter s’inscrivant dans la compétence recherchée
- Instruire les demandes : analyse des pièces à fournir, vérification des éléments du dossier, enregistrement
- Délivrer les titres (CNI, passeports et identités numériques) et les actes d'état civil
- Accompagner le Référent Dispositif de Recueil Mobile en démarches à domicile sur les communes du territoire de l’Eurométropole de Metz le cas échéant

Organisation générale de l’annexe gare
- Gérer la boîte mail générique (transférer les demandes aux agents en charge des dossiers le cas échéant)
- Veiller au bon fonctionnement matériel et logistique : gérer le matériel et les stocks de consommables et engager les commandes nécessaires
- Alerter le cadre de gestion en cas de disfonctionnement
- Veiller à la sécurité des lieux et des titres (coffre-fort, alarme, etc) .
- Intervenir en renfort sur les mairies de quartiers lorsque l'activité l'exige
Profils recherchés
- Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales ainsi que des partenaires institutionnels, des usages et procédures administratives
- Bonne connaissance de la réglementation générale relative aux différentes missions (droit civil, droit électoral)
- Bonne connaissance de l’organisation et des procédures afférentes à l’instruction générale relative aux CNI/Passeports/Identité numérique, à l’Etat-Civil et aux formalités administratives
- Maîtrise des outils bureautiques et capacité à utiliser des logiciels métiers
- Qualités relationnelles avérées et sens du service public
- Courtoisie, politesse et bienveillance
- Diplomatie et discrétion 
- Aptitude au travail en équipe
- Rigueur, organisation

Contact et modalités de candidature

Informations complémentaires
Temps de travail
- 36h09 hebdomadaires du lundi au vendredi | horaires atypiques :
▻ du lundi au jeudi : en continu de 11h30 à 19h00 
▻ le vendredi : de 08h00 à 12h00
- 27 CA + 2 RTT libres / an + 1 RTT fixe / quinzaine (le vendredi après-midi) 
- Disponibilité occasionnelle en soirée ou les week-ends en période électorale

Rémunération
- Statutaire et régime indemnitaire (RIFSEEP)
- Primes annuelles : 13ème mois, CIA

Avantages
- Participation de la collectivité aux frais liés :
▻ aux transports en commun (75%)
▻ à la couverture mutuelle et prévoyance (suivant le contrat choisi)
- Amicale du personnel
- Adhésion PLURÉLYA : accès à une offre de prestations d'actions sociales et culturelles de qualité (vacances, loisirs, grands événements, scolarité, aides financières, …)


La Ville de Metz encourage la diversité et l'égalité des chances ! Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.