ASSISTANT DE DIRECTION H/F
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O057241101389103
Publiée le 14/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Place de la Préfecture, Metz (Moselle)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
14/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint technique principal de 1ère classe
Adjoint technique principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint technique principal de 1ère classe
Adjoint technique principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Collectivité de proximité par excellence, le Département est un acteur local incontournable, garant de la solidarité des personnes et des territoires sur l'ensemble de la Moselle. Entre les missions qui lui sont dévolues par la loi, les politiques volontaires mises en place pour favoriser le bien-être des Mosellans et l'attractivité du territoire, le Département influe sur le quotidien de centaines de milliers de personnes, hommes, femmes, enfants, nourrissons, seniors ou personnes handicapées, collégiens, acteurs associatifs, sportifs,... . Les services départementaux assurent la mise oeuvre des politiques publiques départementales ; près de 3200 agents mettent en oeuvre au quotidien ces politiques départementales pour apporter le meilleur service public à la population, sur l'ensemble du territoire mosellan.
Au sein de la DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES ET DU LIEN SOCIAL, vous assistez le Directeur Général Adjoint et le Directeur des Ressources Humaines dans leur organisation quotidienne et avez un rôle de coordination administrative pour la Direction Générale Adjointe.
A ce titre, vous assurez :
- la gestion de l'agenda du Directeur Général Adjoint (DGA)
- la préparation des dossiers de rendez-vous du DGA
- l'accueil physique et téléphonique
- la transmission et le suivi des demandes du personnel
- la circulation des informations
Au sein de la DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES ET DU LIEN SOCIAL, vous assistez le Directeur Général Adjoint et le Directeur des Ressources Humaines dans leur organisation quotidienne et avez un rôle de coordination administrative pour la Direction Générale Adjointe.
A ce titre, vous assurez :
- la gestion de l'agenda du Directeur Général Adjoint (DGA)
- la préparation des dossiers de rendez-vous du DGA
- l'accueil physique et téléphonique
- la transmission et le suivi des demandes du personnel
- la circulation des informations
Missions / conditions d'exercice
1/ Assurer l'accueil physique et téléphonique : accueillir, renseigner, orienter
2/ Assurer l'assistance administrative du DGA :
- Assurer le bon déroulement des rendez-vous par l'organisation et la gestion de l'agenda
- Préparer les dossiers pour les rendez-vous du DGA
- Suivre l'évolution et les échéances des dossiers
3/ Assurer la coordination administrative de la Direction Générale Adjointe :
- Assurer et coordonner la circulation des informations (être le relais entre les services et le DGA)
- Garantir la transmission et le suivi des mails au quotidien
- Traiter le courrier entrant papier
- Traiter les parapheurs (vérification sur le fond et la forme, enregistrement et suivi du circuit de signature)
- Rédiger des notes et courriers courants
- Assurer la transmission et le suivi de toutes les demandes ayant trait au personnel de la DRHLS
4/ Autres activités :
- Valider les demandes de réservation des salles de réunion
- Préparer, gérer et ranger les commandes de fournitures, consommables informatiques
- Faire les demandes de travaux ou toute autre intervention matériel ou bureautique (C2S)
- Résidence administrative du poste : METZ (Préfecture)
- Temps de travail : 39h par semaine (7h50 par jour)
2/ Assurer l'assistance administrative du DGA :
- Assurer le bon déroulement des rendez-vous par l'organisation et la gestion de l'agenda
- Préparer les dossiers pour les rendez-vous du DGA
- Suivre l'évolution et les échéances des dossiers
3/ Assurer la coordination administrative de la Direction Générale Adjointe :
- Assurer et coordonner la circulation des informations (être le relais entre les services et le DGA)
- Garantir la transmission et le suivi des mails au quotidien
- Traiter le courrier entrant papier
- Traiter les parapheurs (vérification sur le fond et la forme, enregistrement et suivi du circuit de signature)
- Rédiger des notes et courriers courants
- Assurer la transmission et le suivi de toutes les demandes ayant trait au personnel de la DRHLS
4/ Autres activités :
- Valider les demandes de réservation des salles de réunion
- Préparer, gérer et ranger les commandes de fournitures, consommables informatiques
- Faire les demandes de travaux ou toute autre intervention matériel ou bureautique (C2S)
- Résidence administrative du poste : METZ (Préfecture)
- Temps de travail : 39h par semaine (7h50 par jour)
Profils recherchés
- BAC +2 (diplôme secrétariat / BTS assistant manager) avec expérience sur poste similaire
- Maîtriser les techniques de secrétariat et d'utilisation des outils bureautiques (word, excel, powerpoint)
- Posséder des qualités relationnelles
- Savoir organiser et prioriser son travail
- Posséder des connaissances générales du fonctionnement et des compétences des services de la collectivité
- Posséder des qualités rédactionnelles
- Maîtriser les techniques de secrétariat et d'utilisation des outils bureautiques (word, excel, powerpoint)
- Posséder des qualités relationnelles
- Savoir organiser et prioriser son travail
- Posséder des connaissances générales du fonctionnement et des compétences des services de la collectivité
- Posséder des qualités rédactionnelles
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Rémunération statutaire selon statut, profil et expérience professionnelle
Régime indemnitaire (RIFSEEP + CIA)
25 jours de congés (+ 2 jours fractionnement, sous conditions) + 23 jours de RTT
Prise en charge des frais de transport en commun domicile - lieu de travail, à hauteur de 75 % ou parking gratuit à disposition
Possibilité de restauration collective
Participation à la mutuelle (santé et prévoyance) si contrat labellisé
Formation continue tout au long de la vie professionnelle
Accompagnement à la préparation aux concours / examens de la Fonction Publique Territoriale
Possibilité d'ouvrir un Compte Épargne Temps, sous conditions - portabilité possible
Adhésion gratuite au CNAS (www.cnas.fr) - Possibilité d'adhésion à l'Amicale du Personnel (www.amicale-moselle.fr)
Salle de sport à disposition à METZ
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.