ASSISTANTE DE DIRECTION
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Offre n° O057241023000025
Publiée le 23/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
RUE DES ROSES, Behren-lès-Forbach (Moselle)
Poste à pourvoir le
17/12/2024
Date limite de candidature
22/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
La Ville de BEHREN-lès-FORBACH recherche un Assistant ou une Assistante de Direction, à temps complet à compter du 17 novembre 2024, en CDD, pour une durée de 12 mois.
Missions / conditions d'exercice
Organisation et gestion
- tenue des agendas (Maire, DGS)
- gestion du courrier : réception, enregistrement numérique, diffusion et circulation d’informations auprès des personnes concernées ;
- contrôle des courriers des services avant présentation à la signature du Maire, du DGS, et du Président ;
- mise en forme de documents administratifs ;
- rédaction de documents administratifs relevant de la DGS et du Maire (courriers, notes, comptes rendus, discours, emails…) ;
- organisation de réunions de travail et préparation des documents nécessaires aux réunions ;
Communication/Information
- suivi des documents à communiquer ;
- recueil et transmission des informations des chefs de services (congés, dossiers..) pour la DGS ;
- recherche, mise en forme, synthèse et diffusion d’informations ;
Accueil
- accueil téléphonique de la Direction Générale et du cabinet du Maire : recevoir, filtrer, renseigner, transcrire, réorienter les appels ;
- accueil physique des rendez-vous du Maire et de la DGS ;
Classement
- classement ;
- archivage ;
Gestion des instances municipales
- préparation, suivi et conclusion du conseil municipal et des décisions ;
- vérification de la mise en forme des délibérations avec mise en conformité ;
- envoi des convocations et pièces annexes ;
- rédaction du compte-rendu et affichage ;
- vérification et mise en forme des délibérations après conseil municipal ;
- enregistrement des délibérations et des décisions sur le logiciel dématérialisé pour le contrôle de légalité ;
- réception et enregistrement des délibérations en interne ;
- préparation des registres des délibérations et des décisions;
- tenue des agendas (Maire, DGS)
- gestion du courrier : réception, enregistrement numérique, diffusion et circulation d’informations auprès des personnes concernées ;
- contrôle des courriers des services avant présentation à la signature du Maire, du DGS, et du Président ;
- mise en forme de documents administratifs ;
- rédaction de documents administratifs relevant de la DGS et du Maire (courriers, notes, comptes rendus, discours, emails…) ;
- organisation de réunions de travail et préparation des documents nécessaires aux réunions ;
Communication/Information
- suivi des documents à communiquer ;
- recueil et transmission des informations des chefs de services (congés, dossiers..) pour la DGS ;
- recherche, mise en forme, synthèse et diffusion d’informations ;
Accueil
- accueil téléphonique de la Direction Générale et du cabinet du Maire : recevoir, filtrer, renseigner, transcrire, réorienter les appels ;
- accueil physique des rendez-vous du Maire et de la DGS ;
Classement
- classement ;
- archivage ;
Gestion des instances municipales
- préparation, suivi et conclusion du conseil municipal et des décisions ;
- vérification de la mise en forme des délibérations avec mise en conformité ;
- envoi des convocations et pièces annexes ;
- rédaction du compte-rendu et affichage ;
- vérification et mise en forme des délibérations après conseil municipal ;
- enregistrement des délibérations et des décisions sur le logiciel dématérialisé pour le contrôle de légalité ;
- réception et enregistrement des délibérations en interne ;
- préparation des registres des délibérations et des décisions;
Profils recherchés
LES SAVOIRS
Connaissances du fonctionnement d’une collectivité ;
Connaissance dans le domaine du secrétariat ;
Savoir utiliser les techniques rédactionnelles ;
Maîtrise de l’outil bureautique et des outils informatiques liés à la bureautique ;
Connaître le fonctionnement des conseils municipaux
LE SAVOIR FAIRE
Sens de l’organisation ;
Savoir gérer les urgences ;
Savoir écouter et communiquer ;
Faire preuve d’initiative ;
Sens de l’analyse et aptitudes rédactionnelles ;
Faire preuve de polyvalence et savoir assurer des activités diverses et variées ;
LE SAVOIR ÊTRE
Disponibilité ;
Haute discrétion ;
Rigueur ;
Qualités relationnelles ;
Esprit d’équipe ;
Sens du service public ;
Autonomie ;
Profil recherché
* Expérience similaire en collectivité souhaitée
* Discrétion exigée
* Disponibilité : présence lors des conseils municipaux (heures supplémentaires)
* Niveau BTS (type assistant de manager, assistant de direction ou assistant juridique ou équivalent)
Connaissances du fonctionnement d’une collectivité ;
Connaissance dans le domaine du secrétariat ;
Savoir utiliser les techniques rédactionnelles ;
Maîtrise de l’outil bureautique et des outils informatiques liés à la bureautique ;
Connaître le fonctionnement des conseils municipaux
LE SAVOIR FAIRE
Sens de l’organisation ;
Savoir gérer les urgences ;
Savoir écouter et communiquer ;
Faire preuve d’initiative ;
Sens de l’analyse et aptitudes rédactionnelles ;
Faire preuve de polyvalence et savoir assurer des activités diverses et variées ;
LE SAVOIR ÊTRE
Disponibilité ;
Haute discrétion ;
Rigueur ;
Qualités relationnelles ;
Esprit d’équipe ;
Sens du service public ;
Autonomie ;
Profil recherché
* Expérience similaire en collectivité souhaitée
* Discrétion exigée
* Disponibilité : présence lors des conseils municipaux (heures supplémentaires)
* Niveau BTS (type assistant de manager, assistant de direction ou assistant juridique ou équivalent)
Contact et modalités de candidature
Contact
0387876751
Informations complémentaires
REMUNERATION STATUTAIRE + 13ème mois + titres restaurant + participation à la complémentaire santé + participation à la prévoyance santé,
Adresse de l'employeur
MAIRIE DE BEHREN LES FORBACH
>RUE DES ROSES
57460 BEHREN LES FORBACH
>RUE DES ROSES
57460 BEHREN LES FORBACH
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.