Assistant de Direction du Pole Petite Enfance
Offre n° O057241001001610
Publiée le 01/10/2024
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
HOTEL DE COMMUNAUTE - ESPACE CORMONTAIGNE - 4 AVENUE GABRIEL LIPPMANN - CS 30054, Yutz (Moselle)
Poste à pourvoir le
04/11/2024
Date limite de candidature
31/10/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité de la Directrice du Pôle Petite Enfance :
Assurer le secrétariat du Pôle Petite Enfance et le suivi administratif des établissements.
Assister de manière permanente la Directrice en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil et de suivi des dossiers
Lien direct avec les services petite enfance :13 établissements (environ 100 agents) : Multi-accueils, Relais Petite Enfance, Lieu d’Accueil Enfants Parents
Assurer le secrétariat du Pôle Petite Enfance et le suivi administratif des établissements.
Assister de manière permanente la Directrice en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil et de suivi des dossiers
Lien direct avec les services petite enfance :13 établissements (environ 100 agents) : Multi-accueils, Relais Petite Enfance, Lieu d’Accueil Enfants Parents
Missions / conditions d'exercice
Secrétariat, Assistante de direction :
• Accueil téléphonique et physique, filtrage et orientation
• Réception, traitement, diffusion et classement d’informations (courriers, mails, documents institutionnels)
• Prise de note, rédaction de documents divers (dont rapports, compte rendu de réunion, courriers, conventions …) et suivi des décisions
• Gestion, suivi de l’agenda, planification des réunions, salles
• Tri, classement, archivage des dossiers
Lié à l’activité Petite Enfance :
• Centralisation des dossiers des partenaires institutionnels (CAF, PMI…), mise à jour des tableaux de bord, suivi des dossiers et des conventions, préparation des rendez-vous.
• Centralisation des données de gestion des établissements (activité, budget, subventions, …)
• Mise à jour des tableaux de suivi des effectifs Petite Enfance et suivi des dossiers (courriers des agents, …)
• Suivi des demandes de formation du personnel, de l’accueil des stagiaires dans les établissements
• Supervision RH du Pôle Petite Enfance : mise à jour de l’organigramme, suivi du renouvellement des contrats des agents
Autres
• Référente de stage : accueil, encadrement et évaluation des stagiaires secteur administratif
• Accueil téléphonique et physique, filtrage et orientation
• Réception, traitement, diffusion et classement d’informations (courriers, mails, documents institutionnels)
• Prise de note, rédaction de documents divers (dont rapports, compte rendu de réunion, courriers, conventions …) et suivi des décisions
• Gestion, suivi de l’agenda, planification des réunions, salles
• Tri, classement, archivage des dossiers
Lié à l’activité Petite Enfance :
• Centralisation des dossiers des partenaires institutionnels (CAF, PMI…), mise à jour des tableaux de bord, suivi des dossiers et des conventions, préparation des rendez-vous.
• Centralisation des données de gestion des établissements (activité, budget, subventions, …)
• Mise à jour des tableaux de suivi des effectifs Petite Enfance et suivi des dossiers (courriers des agents, …)
• Suivi des demandes de formation du personnel, de l’accueil des stagiaires dans les établissements
• Supervision RH du Pôle Petite Enfance : mise à jour de l’organigramme, suivi du renouvellement des contrats des agents
Autres
• Référente de stage : accueil, encadrement et évaluation des stagiaires secteur administratif
Profils recherchés
• Qualification/Diplôme de niveau Bac+2/+3
(Assistant Manager)
• Expérience sur un poste similaire appréciée
Compétences appréciées :
Bonne connaissance de l’organisation et du fonctionnement des structures Petite Enfance, de la CAF, de la PMI et de la Fonction Publique Territoriale
Savoir faire / savoir être :
Maitrise des outils :
• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (messagerie, Word, Excel, PowerPoint, logiciels courrier)
Qualités rédactionnelles :
• Capacité à rédiger des documents de formes et de contenus divers
Compétences :
• Appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre
• Discrétion professionnelle : respect de la confidentialité
• Organisation : Savoir organiser son temps de travail et gérer les priorités. Faire preuve de rigueur. Respecter les délais
• Proactivité : en capacité de proposer des améliorations
• Autonomie et Polyvalence : en capacité d’assurer plusieurs tâches simultanément et de s’adapter à des situations variées.
• Communication : maitrise des compétences interpersonnelles à l’oral et à l’écrit.
• Adaptation : Maitrise de soi, capacité à s’adapter, gestion du stress.
• Sens du travail en équipe
(Assistant Manager)
• Expérience sur un poste similaire appréciée
Compétences appréciées :
Bonne connaissance de l’organisation et du fonctionnement des structures Petite Enfance, de la CAF, de la PMI et de la Fonction Publique Territoriale
Savoir faire / savoir être :
Maitrise des outils :
• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (messagerie, Word, Excel, PowerPoint, logiciels courrier)
Qualités rédactionnelles :
• Capacité à rédiger des documents de formes et de contenus divers
Compétences :
• Appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre
• Discrétion professionnelle : respect de la confidentialité
• Organisation : Savoir organiser son temps de travail et gérer les priorités. Faire preuve de rigueur. Respecter les délais
• Proactivité : en capacité de proposer des améliorations
• Autonomie et Polyvalence : en capacité d’assurer plusieurs tâches simultanément et de s’adapter à des situations variées.
• Communication : maitrise des compétences interpersonnelles à l’oral et à l’écrit.
• Adaptation : Maitrise de soi, capacité à s’adapter, gestion du stress.
• Sens du travail en équipe
Contact et modalités de candidature
Contact
0382526526
Informations complémentaires
Merci de nous transmettre un CV accompagné d'une lettre de motivation.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.