GÉNÉRALITÉ :

- Information des prestataires, des services et des communes membres
Expliciter la demande des services ou des communes membres (groupements de commandes), expliquer les démarches et orienter le cas échéant vers les services compétents ;
Accompagner les services dans la définition des besoins, dans le choix des procédures adéquates et les informer sur les délais ;
Remettre ou transmettre les formulaires et les notices explicatives nécessaires à l'instruction de la demande ;
Enregistrer les dossiers.

- Instruction administrative et technique des dossiers
Conduire des recherches techniques, juridiques et des vérifications administratives ;
Consulter les services et recueillir leurs avis ;
Rédaction des pièces contractuelles des dossiers de consultation des entreprises ;
Rédaction de procès-verbaux, de rapports d'analyse, des rapports de présentation en collaboration avec les services compétents ;
Rédiger et envoyer les courriers (demandes de pièces complémentaires, rejets, attributions, motifs de rejets, etc.) ;
Conduire une analyse du dossier en adéquation avec les besoins exprimés et synthétiser les avis recueillis ;
Récupérer les documents techniques et formaliser les documents administratifs en vue de la présentation du dossier devant des autorités consultatives ou décisionnelles ;
Rédiger des décisions et des délibérations ;
Mettre à jour les fichiers et registres d'instruction ;
Représenter occasionnellement l'administration dans les réunions en lien avec la commande publique ;
Contribuer à l’établissement des panneaux de chantier ;
Etablir des mentions de nantissement aux entreprises ;
Contribuer à la mise en œuvre d’une politique d’achats durables.

- Suivi et gestion des dossiers
Mettre à jour des échéanciers, des tableaux de bord, des statistiques et des indicateurs de suivi ;
Tableau de veille sur les échéances des marchés et accords-cadres reconductibles ;
Anticiper par rétroplanning des échéances des appels d’offres ouvert et partager l’information avec Chef(fe) de Service, Directeur du Pôle et autres ressources internes ;
Signaler et rendre compte des difficultés liées à une procédure ou à un dossier d'instruction ;
Transmettre des données pour établir des rapports annuels d'activités

FOCUS MÉTIER :

- Gestion des offres, contrôle de légalité et notification des marchés, accords-cadres, avenants et sous-traitance
Télécharger les offres ;
Ouvrir les offres ;
Vérifier les pièces constitutives d’un dossier (éligibilité, conformité, etc) ;
Analyser les propositions tarifaires unitaires et globales et favoriser l’optimisation de la qualité et des coûts des besoins ;
Etablir la matrice de pondération des offres ;
Préparer les documents pour la signature de la personne responsable ;
Effectuer un précontrôle de légalité, préparer et suivre l’envoi au contrôle de légalité ;
Notifier les marchés, accords-cadres, avenants et sous-traitance aux entreprises
Superviser le PES (protocole d’échange standard) marchés

- Constitution des dossiers de souscription et de clôture des polices d’assurance Dommages-Ouvrage et Tous Risques Chantier
Constituer le dossier de souscription (envoyer les pièces initiales (AE + CDPGF + Assurances entreprises et autres prestataires, questionnaire procédés de construction spécifique …) ;
Suivre l’évolution des conditions financières et contractuelles de la police d’assurance Dommages-Ouvrage et Tous Risques Chantier et instruire les régularisations (échéances, procès-verbaux de réception, décomptes finaux, tableaux de clôture de chantier avec montants définitifs par lots et autres prestataires).

- Contribuer à la mise en œuvre d’une politique d’achats durables
Intégrer dans les marchés et accords-cadres les Clauses environnementales et sociales ;
Recenser marchés et Accords-cadres à renouveler favorables à des clauses de développement durable.

- Mise à jour des bases fiscales
Etablir des formulaires de mise à jour des bases fiscales consécutifs à des autorisations de construire.

- Centraliser les dossiers et préparer les dossiers des commissions d’appels d’offres :
Planifier, définir les ordres du jour et rédiger les procès-verbaux ;
Convoquer les membres de la CAO – assurer le quorum - fiche de présence - Mise à jour des fichiers relatifs à la composition d’une CAO ;
Classer et archiver les dossiers.

- Gestion de la plateforme de dématérialisation des achats publics
Publier les avis d’appel public à la concurrence et les avis d’attribution ;
Mettre en ligne les dossiers de consultation
Publier les données essentielles.

Conditions de travail :

Temps de travail 36 h sur 4,5 jours par semaine avec 22.5 CP/an et 6 jours de ARTT/an ;
Plage variable, temps décompté : entre 7h00 et 9h00 et entre 16h00 et 18h30 ;
Plage fixe, présence obligatoire : entre 9h00 et 11h30 et entre 14h00 et 16h00 ;
Pause méridienne : 45 minutes minimum ;

Possibilité télétravail 1,5 jour par semaine, à terme et selon les nécessités de service (ordinateur portable et téléphone portable) ;

Devoir de réserve et sens du service public
Autonomie attendue dans l’exécution des tâches.
Responsabilité dans la réalisation des missions confiées.
Gestion simultanée de différents dossiers.
Travail en bureau et sur écran.
Fréquente station assise prolongée.

Rémunération :

Rémunération statutaire selon statut, profil et expérience professionnelle de l'agent;
Régime indemnitaire mensuel ;
Complément indemnitaire annuel ;
Participation aux frais de santé (Mutuelle et Prévoyance) ;
Indemnité forfaitaire télétravail 2,88 euros par jour de télétravail ;
Prise en charge des frais de transport en commun domicile-lieu de travail, à hauteur de 75% ;
Forfait mobilités durables ;
CNAS ( chèque culture, chèque vacances...)