Assistant de direction
Offre n° O056241021001506
Publiée le 21/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place de l'Hôtel de Ville - B.P. 40020, Saint-Avé (Morbihan)
Poste à pourvoir le
16/12/2024
Date limite de candidature
25/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Placé directement sous son autorité, l’assistant(e) de direction assiste la directrice générale adjointe en charge du pôle aménagement urbain (PAU) et les directrices du pôle (direction Urbanisme, foncier et attractivité du territoire, direction Transitions et direction des services techniques et conduite d’opérations).
En tant que responsable du service Assistance administrative et technique nouvellement créé, il-elle assure avec les trois agents qu’il encadre, l’accompagnement efficient des directions du pôle.
A l’interface entre les citoyens, les élus, les services ressources et opérationnels, il est garant de la fluidité des informations, et contribue à la qualité du service rendu et à la bonne l’image de la collectivité.
En tant que responsable du service Assistance administrative et technique nouvellement créé, il-elle assure avec les trois agents qu’il encadre, l’accompagnement efficient des directions du pôle.
A l’interface entre les citoyens, les élus, les services ressources et opérationnels, il est garant de la fluidité des informations, et contribue à la qualité du service rendu et à la bonne l’image de la collectivité.
Missions / conditions d'exercice
Participation à la mise en place du nouveau service Assistance administrative et technique :
Proposer des modalités d’organisation du service et formaliser des process
Moderniser les outils existants et/ou mettre en place de nouveaux outils de suivi de l’activité, en lien avec les directions du pôle
Cadrer, coordonner et superviser l’activité du service
Manager les deux agents administratifs et l’agent technique en répartissant les différentes missions du service
Superviser l’accueil physique et téléphonique
Assistance administrative et technique des directions du PAU :
Veiller à la fluidité des informations, au circuit des demandes et courriers, en garantir le traitement, le suivi, le classement, l’archivage
Préparer les réunions de travail et des instances (organisation et gestion des agendas, convocations, notes, présentations, compte rendus …)
Préparer et suivre administrativement les délibérations récurrentes
Rédiger des documents (arrêtés, décisions, courriers, conventions, cahier des charges, dossiers de subventions…), en assurant un premier niveau de conformité juridique et réglementaire
Participer au suivi de l’exécution budgétaire, des marchés
Assister les directions sur certains dossiers spécifiques (Plan communal de sauvegarde, Schéma directeur Immobilier et énergétique, …)
Renseigner les tableaux de bord de suivi des projets, des demandes et des interventions
Gestion relations usagers
Veiller au traitement des demandes et des réclamations des usagers, en collaboration avec les équipes du PAU
Alerter, traiter les demandes les plus sensibles avec la direction et le cabinet du maire
Rédiger des courriers de réponse, préparer les rendez-vous avec les élus et/ou services
Proposer des modalités d’organisation du service et formaliser des process
Moderniser les outils existants et/ou mettre en place de nouveaux outils de suivi de l’activité, en lien avec les directions du pôle
Cadrer, coordonner et superviser l’activité du service
Manager les deux agents administratifs et l’agent technique en répartissant les différentes missions du service
Superviser l’accueil physique et téléphonique
Assistance administrative et technique des directions du PAU :
Veiller à la fluidité des informations, au circuit des demandes et courriers, en garantir le traitement, le suivi, le classement, l’archivage
Préparer les réunions de travail et des instances (organisation et gestion des agendas, convocations, notes, présentations, compte rendus …)
Préparer et suivre administrativement les délibérations récurrentes
Rédiger des documents (arrêtés, décisions, courriers, conventions, cahier des charges, dossiers de subventions…), en assurant un premier niveau de conformité juridique et réglementaire
Participer au suivi de l’exécution budgétaire, des marchés
Assister les directions sur certains dossiers spécifiques (Plan communal de sauvegarde, Schéma directeur Immobilier et énergétique, …)
Renseigner les tableaux de bord de suivi des projets, des demandes et des interventions
Gestion relations usagers
Veiller au traitement des demandes et des réclamations des usagers, en collaboration avec les équipes du PAU
Alerter, traiter les demandes les plus sensibles avec la direction et le cabinet du maire
Rédiger des courriers de réponse, préparer les rendez-vous avec les élus et/ou services
Profils recherchés
Formation de niveau Bac +2 Assistance de direction ou équivalent
Vocabulaire professionnel du service
Rigueur, aptitudes rédactionnelles et orthographiques avérées
Capacités organisationnelles, gestion autonome des priorités
Excellente maîtrise des outils bureautiques et numériques, de tableaux de bord et reporting
Connaissance des procédures administratives
Sens du service public et du travail en équipe
Réactivité, prise d'initiatives
Polyvalence, adaptabilité, discrétion, diplomatie
Expérience similaire souhaitée
Vocabulaire professionnel du service
Rigueur, aptitudes rédactionnelles et orthographiques avérées
Capacités organisationnelles, gestion autonome des priorités
Excellente maîtrise des outils bureautiques et numériques, de tableaux de bord et reporting
Connaissance des procédures administratives
Sens du service public et du travail en équipe
Réactivité, prise d'initiatives
Polyvalence, adaptabilité, discrétion, diplomatie
Expérience similaire souhaitée
Contact et modalités de candidature
Contact
0297607010
Informations complémentaires
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + 13ème mois + CNAS + titres restaurant + prévoyance.
Poste à pourvoir le 16 décembre 2024 (les entretiens auront lieu semaine 49).
Lettre de motivation et curriculum-vitae sont à adresser pour le 25 novembre (date de réception en mairie) à Madame le Maire – Mairie - Place de l’Hôtel de Ville - BP 40020 - 56891 SAINT-AVE CEDEX – ou personnel@saint-ave.fr .
Renseignements auprès d’Edith Lamarque (Directrice générale adjointe – Pôle aménagement urbain)
Poste à pourvoir le 16 décembre 2024 (les entretiens auront lieu semaine 49).
Lettre de motivation et curriculum-vitae sont à adresser pour le 25 novembre (date de réception en mairie) à Madame le Maire – Mairie - Place de l’Hôtel de Ville - BP 40020 - 56891 SAINT-AVE CEDEX – ou personnel@saint-ave.fr .
Renseignements auprès d’Edith Lamarque (Directrice générale adjointe – Pôle aménagement urbain)
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.