ASSISTANT SECRETARIAT GENERAL, SECRETARIAT DES ELUS ET REFERENT DEMOCRATIE PARTICIPATIVE
Offre n° O056240812000533
Publiée le 12/08/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place du Général de Gaulle, Theix-Noyalo (Morbihan)
Poste à pourvoir le
01/10/2024
Date limite de candidature
04/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
statutaire + primes et avantages sociaux
Descriptif de l'emploi
Temps complet : 37 h 30 (14 RTT)
Theix-Noyalo, commune de 8 604 habitants est située dans le Morbihan et fait partie de l’intercommunalité GMVA, qui regroupe 34 communes et totalise 180 000 habitants.
Sous la direction du Directeur Général des Services, vous serez principalement chargé des missions de secrétariat général, de secrétariat en direction des élus, ainsi que des actions mises en œuvre au titre de la démocratie participative.
Theix-Noyalo, commune de 8 604 habitants est située dans le Morbihan et fait partie de l’intercommunalité GMVA, qui regroupe 34 communes et totalise 180 000 habitants.
Sous la direction du Directeur Général des Services, vous serez principalement chargé des missions de secrétariat général, de secrétariat en direction des élus, ainsi que des actions mises en œuvre au titre de la démocratie participative.
Missions / conditions d'exercice
• Réaliser des travaux de secrétariat
o Accueillir le public (physique et téléphone)
o Prendre les rendez-vous
o Rédiger les courriers, les ordres du jour et comptes rendus
o Traiter et diffuser les informations en fonction des demandes
o Gestion du courrier « arrivé » de la mairie et diffusion auprès des services
o Relation externe avec les partenaires et collectivités : prise de contact avec les administrations et tous les partenaires à la demande du Maire,
o Convocation et réservation des salles pour les réunions
• Assister les élus dans l'organisation administrative
o Gestion et suivi des agendas
• Démocratie participative en lien avec le DGS et l’adjoint référent
o Suivi du dispositif demande citoyenne
- Enregistrement des demandes et suivi auprès des services pour les réponses
- Organisation des RDV
- Statistiques mensuelles
o Organisation et suivi des déambulations citoyennes
• Gestion des instances municipales (Conseil, BM, commissions) sur IDELIBRE
o Organiser les différentes phases de préparation et de suivi des instances et assurer le déroulement régulier de celles-ci
o Assurer le suivi des décisions prises par les instances et veiller au bon fonctionnement de la dématérialisation des actes
o Contrôler le respect des procédures de transmission et d’affichage des actes (arrêtés, convention, délibérations) au contrôle de légalité.
o Préparer la salle du conseil municipal pour les réunions.
• Gestion du recueil des actes administratifs
• Fêtes et cérémonies/ Protocoles
o Préparer des invitations : listings, envois
o Organiser la logistique des cérémonies
• Administrateur de l’extranet élu
Missions secondaires confiées :
Vous assurerez le doublon de la personne en charge de la Vie Associative et à ce titre, vous assumerez la gestion des relations avec le tissu associatif et la liaison avec les services municipaux.
o Accueillir le public (physique et téléphone)
o Prendre les rendez-vous
o Rédiger les courriers, les ordres du jour et comptes rendus
o Traiter et diffuser les informations en fonction des demandes
o Gestion du courrier « arrivé » de la mairie et diffusion auprès des services
o Relation externe avec les partenaires et collectivités : prise de contact avec les administrations et tous les partenaires à la demande du Maire,
o Convocation et réservation des salles pour les réunions
• Assister les élus dans l'organisation administrative
o Gestion et suivi des agendas
• Démocratie participative en lien avec le DGS et l’adjoint référent
o Suivi du dispositif demande citoyenne
- Enregistrement des demandes et suivi auprès des services pour les réponses
- Organisation des RDV
- Statistiques mensuelles
o Organisation et suivi des déambulations citoyennes
• Gestion des instances municipales (Conseil, BM, commissions) sur IDELIBRE
o Organiser les différentes phases de préparation et de suivi des instances et assurer le déroulement régulier de celles-ci
o Assurer le suivi des décisions prises par les instances et veiller au bon fonctionnement de la dématérialisation des actes
o Contrôler le respect des procédures de transmission et d’affichage des actes (arrêtés, convention, délibérations) au contrôle de légalité.
o Préparer la salle du conseil municipal pour les réunions.
• Gestion du recueil des actes administratifs
• Fêtes et cérémonies/ Protocoles
o Préparer des invitations : listings, envois
o Organiser la logistique des cérémonies
• Administrateur de l’extranet élu
Missions secondaires confiées :
Vous assurerez le doublon de la personne en charge de la Vie Associative et à ce titre, vous assumerez la gestion des relations avec le tissu associatif et la liaison avec les services municipaux.
Profils recherchés
Connaître l’environnement territorial et les acteurs publics,
Maîtrise de l’outil informatique (traitement de texte, utilisation de logiciels métiers)
Aptitude aux tâches polyvalentes de secrétariat
S’adapter aux divers interlocuteurs,
Superviser un agenda et les prises de rendez-vous,
Être rigoureux, réactif et autonome,
Disposer d’une bonne expression orale et écrite,
Avoir un sens pointu de l’organisation,
Définir des priorités et gérer des urgences,
Maîtrise de l’outil informatique (traitement de texte, utilisation de logiciels métiers)
Aptitude aux tâches polyvalentes de secrétariat
S’adapter aux divers interlocuteurs,
Superviser un agenda et les prises de rendez-vous,
Être rigoureux, réactif et autonome,
Disposer d’une bonne expression orale et écrite,
Avoir un sens pointu de l’organisation,
Définir des priorités et gérer des urgences,
Contact et modalités de candidature
Contact
0297432915
Informations complémentaires
Auprès du service Ressources Humaines (Mme Marie LERAT) au 02 97 43 29 15
Pour postuler : envoyer votre candidature (CV et lettre de motivation)
A l’attention de Monsieur Le Maire de Theix-Noyalo,
Direction des Ressources Humaines par mail :
m.lerat@theix-noyalo.fr et m.richeux@theix-noyalo.fr
Pour postuler : envoyer votre candidature (CV et lettre de motivation)
A l’attention de Monsieur Le Maire de Theix-Noyalo,
Direction des Ressources Humaines par mail :
m.lerat@theix-noyalo.fr et m.richeux@theix-noyalo.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.