SECRETAIRE ADMINISTRATIVE / ADMINISTRATIF ET COMPTABLE
Offre n° O056240716000919
Publiée le 16/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Lorient cedex
Poste à pourvoir le
15/10/2024
Date limite de candidature
04/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Équipe de 9 personnes titulaires + les guides conférenciers et contractuels saisonniers.
Le musée de la Compagnie des Indes est le musée d'art et d'histoire de la Ville de Lorient, bénéficiant de l'appellation Musée de France. Situé dans la citadelle de Port-Louis, il évoque l'histoire des grandes compagnies de commerce maritime des XVIIe et XVIIIe siècles.
Dans ce cadre, vous apportez un soutien permanent à votre responsable en termes d’accueil, de circulation d’informations, d’organisation du travail au quotidien, de gestion administrative et de préparation des dossiers. Vous devrez également gérer la comptabilité du Musée.
Le musée de la Compagnie des Indes est le musée d'art et d'histoire de la Ville de Lorient, bénéficiant de l'appellation Musée de France. Situé dans la citadelle de Port-Louis, il évoque l'histoire des grandes compagnies de commerce maritime des XVIIe et XVIIIe siècles.
Dans ce cadre, vous apportez un soutien permanent à votre responsable en termes d’accueil, de circulation d’informations, d’organisation du travail au quotidien, de gestion administrative et de préparation des dossiers. Vous devrez également gérer la comptabilité du Musée.
Missions / conditions d'exercice
Assistance à la direction
Accueil physique et téléphonique (réception, filtrage et orientation des appels)
Élaborer, remettre en forme et/ou relire des documents (courriers, notes, comptes rendus de réunions de service, lettres de commande, formulaires d’acquisitions et de restaurations, délibérations, rapports au conseil municipal, etc.)
Participer à l’organisation de déplacements de la responsable
Suivi et contrôle de l’exécution budgétaire et comptable
Participer à l’élaboration du budget et des marchés
Gérer des commandes et des fichiers de tiers : fournitures de bureau, publications, articles boutique, etc.
Saisir des factures : réalisation des engagements comptables, suivie de l’exécution des émissions et liquidation des factures
Élaborer des factures et titres de recettes de la photothèque et de la boutique
Gérer et suivre des demandes de subventions d’investissement et de fonctionnement auprès du ministère de la culture, de la DRAC, de la Région et du Conseil général du Morbihan
Effectuer la tenue et mise à jour de tableaux de bord : analyse et suivi des dépenses, des subventions
Suivi des dossiers et activités du musée
Tenir et mettre à jour les différentes conventions de dépôts et de partenariats et suivi de l’AOT (autorisation d’occupation temporaire)
Tenir et mettre à jour des statistiques : nombre d’entrées, assurance des œuvres, etc.
Tenir et mettre à jour de tableaux de bord (conférences, prêts d’œuvres, expositions, bilans annuels acquisitions et restaurations, etc.)
Enregistrer et gérer des ouvrages destinés à la bibliothèque du musée
Participer à l’organisation administrative et matérielle d’évènements (conférences, expositions, spectacles, soirées, repas, etc.)
Ponctuellement, en cas de nécessité, participer à toutes activités administratives et comptables rendues nécessaires pour les besoins du service
Accueil physique et téléphonique (réception, filtrage et orientation des appels)
Élaborer, remettre en forme et/ou relire des documents (courriers, notes, comptes rendus de réunions de service, lettres de commande, formulaires d’acquisitions et de restaurations, délibérations, rapports au conseil municipal, etc.)
Participer à l’organisation de déplacements de la responsable
Suivi et contrôle de l’exécution budgétaire et comptable
Participer à l’élaboration du budget et des marchés
Gérer des commandes et des fichiers de tiers : fournitures de bureau, publications, articles boutique, etc.
Saisir des factures : réalisation des engagements comptables, suivie de l’exécution des émissions et liquidation des factures
Élaborer des factures et titres de recettes de la photothèque et de la boutique
Gérer et suivre des demandes de subventions d’investissement et de fonctionnement auprès du ministère de la culture, de la DRAC, de la Région et du Conseil général du Morbihan
Effectuer la tenue et mise à jour de tableaux de bord : analyse et suivi des dépenses, des subventions
Suivi des dossiers et activités du musée
Tenir et mettre à jour les différentes conventions de dépôts et de partenariats et suivi de l’AOT (autorisation d’occupation temporaire)
Tenir et mettre à jour des statistiques : nombre d’entrées, assurance des œuvres, etc.
Tenir et mettre à jour de tableaux de bord (conférences, prêts d’œuvres, expositions, bilans annuels acquisitions et restaurations, etc.)
Enregistrer et gérer des ouvrages destinés à la bibliothèque du musée
Participer à l’organisation administrative et matérielle d’évènements (conférences, expositions, spectacles, soirées, repas, etc.)
Ponctuellement, en cas de nécessité, participer à toutes activités administratives et comptables rendues nécessaires pour les besoins du service
Profils recherchés
Connaissance souhaitée des règles comptables et budgétaires / du code des marchés publics – Maîtrise indispensable des outils bureautiques et connaissance de logiciels métiers appréciée (Sedit, AIRS) - Sens de l’organisation, des priorités – Autonomie et rigueur - Capacité à respecter des délais - Sens du travail en équipe et du service public
Contact
Contact
0297022338
Lien de candidature
Informations complémentaires
• Aide ponctuelle à l’occasion des moments évènementiels (aide au montage d’expositions, vernissage, colloque, …)
• Temps complet – cycle 37H30 avec jours RTT • Régime indemnitaire afférent au poste, prime annuelle versée en deux fois (juin et novembre) • Participation à la mutuelle, possibilité d’adhérer au contrat collectif de prévoyance, Comité des œuvres sociales du Pays de Lorient • Restaurant municipal avec tarif préférentiel (approvisionnement en partie local et produits bio favorisés) • Prise en charge à 75% frais de transport public de voyageur (domicile-travail) • Certains postes sont éligibles au télétravail selon les conditions prévues par la collectivité et en lien avec l’organisation du service
• Temps complet – cycle 37H30 avec jours RTT • Régime indemnitaire afférent au poste, prime annuelle versée en deux fois (juin et novembre) • Participation à la mutuelle, possibilité d’adhérer au contrat collectif de prévoyance, Comité des œuvres sociales du Pays de Lorient • Restaurant municipal avec tarif préférentiel (approvisionnement en partie local et produits bio favorisés) • Prise en charge à 75% frais de transport public de voyageur (domicile-travail) • Certains postes sont éligibles au télétravail selon les conditions prévues par la collectivité et en lien avec l’organisation du service
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.