1527 - Assistant.e de direction
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O054240920000481
Publiée le 23/09/2024
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
D.r.h - 48 esplanade j. baudot - rue du sergent blandan - co 900 - 19, Nancy (Meurthe-et-Moselle)
Poste à pourvoir le
01/11/2024
Date limite de candidature
23/10/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité hiérarchique du directeur des Systèmes d’Information, il, elle assure une aide permanente au directeur en termes d’organisation de gestion et d’animation de l’activité de la direction, d’accueil, d’information de communication, de préparation, suivi et classement des dossiers. Il, elle assure le suivi et la gestion des différents contrats de la direction, ainsi que l’intérim de la gestionnaire comptable en son absence.
Missions / conditions d'exercice
Appui à l’organisation et gestion de l’activité de la direction
• Gère l’activité professionnelle de la direction, en planifiant réunions, rendez-vous et déplacements de manière rationnelle et en fonction des priorités
• Suit les plannings prévisionnels de la direction et responsables de service rattachés à la direction au moyen de l’agenda électronique
• Prépare les dossiers en vue des réunions
• Assure la gestion du courrier entrant et sortant et gère les mails de la direction
• Tient à jour les plannings administratifs des différentes instances de la DSI (CODIR, COPIL, tableaux de bord…) et rappelle les délais concernant les documents préparatoires
• Rédige des courriers de réponse et saisit des notes, rapports et courriers relatifs aux dossiers traités par la direction
• Organise et effectue le classement de la direction
• Prend en charge et supervise la logistique nécessaire à l’activité de la direction
• Gère les contrats liés à l’activité de la DSI (maintenance, achat de logiciels, achat de prestation, …)
• Assure un support sur la fonction comptable en l’absence de la gestionnaire comptable
Appui à l’animation de la direction
• Suit certains courriels et les courriers signalés, sollicite les services et effectue les relances pour les réponses
• Vérifie et valide, en lien avec la direction
• Organise (réservation de salle, proposition d’ordre du jour, invitation, …) et participe à certaines réunions (CODIR, ou autres), rédige les comptes-rendus et effectue le suivi des décisions prises (tableaux de bord)
Accueil, information et communication
• Traite les appels téléphoniques (internes/externes) et accueille les visiteurs et rendez-vous en hiérarchisant les priorités
• Organise la transmission des informations à la direction
• Travaille en réseau avec les assistantes de direction de l’ensemble des directions de la collectivité.
• Gère l’activité professionnelle de la direction, en planifiant réunions, rendez-vous et déplacements de manière rationnelle et en fonction des priorités
• Suit les plannings prévisionnels de la direction et responsables de service rattachés à la direction au moyen de l’agenda électronique
• Prépare les dossiers en vue des réunions
• Assure la gestion du courrier entrant et sortant et gère les mails de la direction
• Tient à jour les plannings administratifs des différentes instances de la DSI (CODIR, COPIL, tableaux de bord…) et rappelle les délais concernant les documents préparatoires
• Rédige des courriers de réponse et saisit des notes, rapports et courriers relatifs aux dossiers traités par la direction
• Organise et effectue le classement de la direction
• Prend en charge et supervise la logistique nécessaire à l’activité de la direction
• Gère les contrats liés à l’activité de la DSI (maintenance, achat de logiciels, achat de prestation, …)
• Assure un support sur la fonction comptable en l’absence de la gestionnaire comptable
Appui à l’animation de la direction
• Suit certains courriels et les courriers signalés, sollicite les services et effectue les relances pour les réponses
• Vérifie et valide, en lien avec la direction
• Organise (réservation de salle, proposition d’ordre du jour, invitation, …) et participe à certaines réunions (CODIR, ou autres), rédige les comptes-rendus et effectue le suivi des décisions prises (tableaux de bord)
Accueil, information et communication
• Traite les appels téléphoniques (internes/externes) et accueille les visiteurs et rendez-vous en hiérarchisant les priorités
• Organise la transmission des informations à la direction
• Travaille en réseau avec les assistantes de direction de l’ensemble des directions de la collectivité.
Profils recherchés
Compétences techniques :
• Maîtriser l'organisation et les circuits de décision de la collectivité
• Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d’activité
• Rédiger des courriers, des notes et des comptes rendus de réunions
• Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage,…)
• Mettre en forme les documents selon la charte graphique
• Savoir élaborer et exploiter des tableaux de bord
• Instituer des règles de classement et d’archivage et les faire respecter
• Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
• Maîtriser les logiciels spécifiques du service/de l’activité
Compétences relationnelles :
• Savoir gérer des interlocuteurs difficiles avec courtoisie et fermeté
• Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physique
• Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers
• Faire preuve de diplomatie
• Savoir se rendre disponible
• Coopérer avec les autres services de la direction
• Promouvoir l’image de la direction/du service auprès des interlocuteurs
Compétences stratégiques :
• Intégrer les priorités de la direction dans la planification et la gestion du secrétariat
• Savoir anticiper
• Etre capable de prendre des initiatives
• Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers par degré d’importance ou d’urgence
• Filtrer à bon escient les appels téléphoniques
• Transmettre fidèlement les messages et attirer l'attention sur un problème éventuel
• Alerter sur des dysfonctionnements ou des urgences à traiter
• Maîtriser l'organisation et les circuits de décision de la collectivité
• Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d’activité
• Rédiger des courriers, des notes et des comptes rendus de réunions
• Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage,…)
• Mettre en forme les documents selon la charte graphique
• Savoir élaborer et exploiter des tableaux de bord
• Instituer des règles de classement et d’archivage et les faire respecter
• Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
• Maîtriser les logiciels spécifiques du service/de l’activité
Compétences relationnelles :
• Savoir gérer des interlocuteurs difficiles avec courtoisie et fermeté
• Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique et physique
• Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers
• Faire preuve de diplomatie
• Savoir se rendre disponible
• Coopérer avec les autres services de la direction
• Promouvoir l’image de la direction/du service auprès des interlocuteurs
Compétences stratégiques :
• Intégrer les priorités de la direction dans la planification et la gestion du secrétariat
• Savoir anticiper
• Etre capable de prendre des initiatives
• Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers par degré d’importance ou d’urgence
• Filtrer à bon escient les appels téléphoniques
• Transmettre fidèlement les messages et attirer l'attention sur un problème éventuel
• Alerter sur des dysfonctionnements ou des urgences à traiter
Contact et modalités de candidature
Contact
0383945454
Informations complémentaires
-
Adresse de l'employeur
CONSEIL DEPARTEMENTAL DE MEURTHE ET MOSELLE
>D.r.h - 48 esplanade j. baudot - rue du sergent blandan - co 900 - 19
54035 Nancy
>D.r.h - 48 esplanade j. baudot - rue du sergent blandan - co 900 - 19
54035 Nancy
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.