Chef de service Etat Civil (h/f)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O054240710001354
Publiée le 10/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Hôtel de Ville, 1 place Stanislas, Nancy (Meurthe-et-Moselle)
Poste à pourvoir le
02/09/2024
Date limite de candidature
10/08/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Attaché principal
Attaché hors classe
Attaché principal
Attaché hors classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Dans une démarche d’amélioration continue du service à l’usager, le.la responsable du Service Etat civil assure un rôle clé du service public municipal. Garant-e du respect des lois et règlements dans la préparation et la délivrance des actes, le.la chef de service Etat Civil assure la bonne organisation de son équipe et développe avec elle des propositions d’évolution en matière d’accueil et de qualité de service. Son activité s’articule également avec les autres missions de la direction (accueil, département de la population et mairies de quartier) et les chantiers conduits par la collectivité en matière d’évolution de la relation à l’usager.
Missions / conditions d'exercice
Animation et pilotage des équipes
- Répartir et planifier les activités en fonction des contraintes du service
- Anticiper et réguler les situations difficiles et conflits
- Expliquer les consignes, les faire respecter et suivre leur mise en œuvre
- Veiller à la réactivité et à la qualité du travail des agents
- Evaluer les agents
- Identifier les besoins de formation
- Gérer les relations avec les administrations, entreprises ou partenaires en liaison avec les activités du service (Procureur de la République)
- Poursuivre le développement de la polyvalence des missions au sein du service
Sécurisation administrative et juridique
- Suivre la mise en œuvre des procédures liées aux activités du service
- Organiser une procédure de contrôle des activités du service afin de minorer les risques d’erreur
- Assurer une veille juridique et la formation des agents à la réglementation
- Gérer les relations avec le Parquet
- Assurer le suivi statistique des activités du service
- Gestion des diverses demandes de statistiques aux autres services (CCAS…service communication…)
Correspondant Gestor
- Vérifier et enregistrer les données liées aux états de présence et d’absence
- Vérifier et enregistrer les heures supplémentaires
- En fonction des évolutions, proposer la mise à jour du règlement de service
- Vérifier et actualiser le solde des congés et des RTT
- Etre garant des données enregistrées
- Alerter et informer la Direction des Ressources Humaines de tous dysfonctionnements et faire remonter les informations utiles
- Comprendre, informer et expliquer la réglementation, procédures… liées à la gestion du temps
Mission ponctuelle :
- Accueil et information des usagers
- Participation aux auditions de mariages et reconnaissances
- Contribuer à l’organisation des élections en cas de besoin
- Contribuer aux évolutions organisationnelles de la direction
- Répartir et planifier les activités en fonction des contraintes du service
- Anticiper et réguler les situations difficiles et conflits
- Expliquer les consignes, les faire respecter et suivre leur mise en œuvre
- Veiller à la réactivité et à la qualité du travail des agents
- Evaluer les agents
- Identifier les besoins de formation
- Gérer les relations avec les administrations, entreprises ou partenaires en liaison avec les activités du service (Procureur de la République)
- Poursuivre le développement de la polyvalence des missions au sein du service
Sécurisation administrative et juridique
- Suivre la mise en œuvre des procédures liées aux activités du service
- Organiser une procédure de contrôle des activités du service afin de minorer les risques d’erreur
- Assurer une veille juridique et la formation des agents à la réglementation
- Gérer les relations avec le Parquet
- Assurer le suivi statistique des activités du service
- Gestion des diverses demandes de statistiques aux autres services (CCAS…service communication…)
Correspondant Gestor
- Vérifier et enregistrer les données liées aux états de présence et d’absence
- Vérifier et enregistrer les heures supplémentaires
- En fonction des évolutions, proposer la mise à jour du règlement de service
- Vérifier et actualiser le solde des congés et des RTT
- Etre garant des données enregistrées
- Alerter et informer la Direction des Ressources Humaines de tous dysfonctionnements et faire remonter les informations utiles
- Comprendre, informer et expliquer la réglementation, procédures… liées à la gestion du temps
Mission ponctuelle :
- Accueil et information des usagers
- Participation aux auditions de mariages et reconnaissances
- Contribuer à l’organisation des élections en cas de besoin
- Contribuer aux évolutions organisationnelles de la direction
Profils recherchés
Savoir-être :
Écoute et diplomatie, sens du service et implication, autonomie, esprit d’initiative, dynamisme, réactivité et créativité. Le sens du contact et du travail en équipe est absolument essentiel.
Compétences :
Maîtriser les techniques d’encadrement, appétences à la bonne compréhension du droit civil, attachement aux principes de confidentialité et aux règles régissant la sécurisation des données personnelles, aptitude à la gestion des urgences, solides connaissances du fonctionnement d’une collectivité, bonne maîtrise de l’outil bureautique.
Écoute et diplomatie, sens du service et implication, autonomie, esprit d’initiative, dynamisme, réactivité et créativité. Le sens du contact et du travail en équipe est absolument essentiel.
Compétences :
Maîtriser les techniques d’encadrement, appétences à la bonne compréhension du droit civil, attachement aux principes de confidentialité et aux règles régissant la sécurisation des données personnelles, aptitude à la gestion des urgences, solides connaissances du fonctionnement d’une collectivité, bonne maîtrise de l’outil bureautique.
Contact et modalités de candidature
Contact
0383853000
Informations complémentaires
Les candidatures (CV et lettre de motivation) doivent être adressées à Monsieur le Maire de Nancy, Hôtel de Ville de Nancy 1 place Stanislas
En rappelant la référence de l’offre VDN 24-86
- Horaires de travail avec des plages fixes et variables suivant le règlement particulier du service et le règlement général sur la gestion du temps de travail de la Ville de Nancy
- Poste situé au Siège de l’Hôtel de Ville de Nancy
- Potentiellement éligible au télétravail (suivant le règlement interne de la collectivité)
- Participation de l’employeur à la protection sociale complémentaire « prévoyance -maintien de salaire », Comité d’Action Sociale et Amicale du personnel.
- Chèques vacances
- 39h/ semaine - RTT
- Prime de vacances et prime de fin d’année (sous conditions d’ancienneté)
- Participation au remboursement des frais de transport en commun ou forfait mobilité durable
- Subvention de l’employeur pour les repas pris au restaurant municipal ou tickets restaurants
- Animations sportives proposées sur la pause méridienne (hors vacances scolaires) animées par des professionnels du sport, avec la Fédération française du sport en entreprise (FFSE).
En rappelant la référence de l’offre VDN 24-86
- Horaires de travail avec des plages fixes et variables suivant le règlement particulier du service et le règlement général sur la gestion du temps de travail de la Ville de Nancy
- Poste situé au Siège de l’Hôtel de Ville de Nancy
- Potentiellement éligible au télétravail (suivant le règlement interne de la collectivité)
- Participation de l’employeur à la protection sociale complémentaire « prévoyance -maintien de salaire », Comité d’Action Sociale et Amicale du personnel.
- Chèques vacances
- 39h/ semaine - RTT
- Prime de vacances et prime de fin d’année (sous conditions d’ancienneté)
- Participation au remboursement des frais de transport en commun ou forfait mobilité durable
- Subvention de l’employeur pour les repas pris au restaurant municipal ou tickets restaurants
- Animations sportives proposées sur la pause méridienne (hors vacances scolaires) animées par des professionnels du sport, avec la Fédération française du sport en entreprise (FFSE).
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.